GAEB DA XML erklärt: X81, X83, X84 und X89

GAEB DA XML ist das Standardformat für den elektronischen Austausch von Leistungsverzeichnissen und Angebotsdaten im deutschen Baugewerbe. Die Kennungen X81, X83, X84 und X89 stehen dabei für unterschiedliche Projektphasen: X81 für das auszuschreibende LV, X83 für das Angebot, X84 für den Auftrag und X89 für die Rechnung. Wer die Phasen kennt, vermeidet Fehler beim Import und stellt sicher, dass Auftraggeber und Auftragnehmer mit denselben Daten arbeiten.

GAEB steht für "Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen". Der Standard existiert seit den 1980er Jahren und hat sich über mehrere Formate entwickelt. Heute ist GAEB DA XML in der Version 3.3 der aktuelle und verbreitete Stand. Er hat die älteren ASCII-Formate (DA 81, DA 83, usw.) weitgehend abgelöst, auch wenn die Nummernsystematik erhalten blieb.

Was ist GAEB und warum ist es Standard?

GAEB ist keine einzelne Datei, sondern eine Sammlung von Regeln, wie Leistungsverzeichnisse, Angebote und Aufträge strukturiert und ausgetauscht werden. Der Standard definiert:

• die XML-Struktur mit festen Elementen
• die Kennungen für die Projektphasen (Austauschphasen)
• die Regeln für Positionsaufbau, Mengenermittlung und Preisangaben
• Kompatibilitätsregeln zur VOB/C und DIN 276

Die Idee: Wenn jede Baufirma ein anderes Format verwenden würde, wäre der Austausch kaum möglich. GAEB sorgt dafür, dass ein LV aus einem Ausschreibungsprogramm in jedem AVA-System weiterverarbeitet werden kann.

Abgrenzung zu PDF und Excel

PDF und Excel sind menschenlesbar, aber strukturell uneinheitlich. Preise, Mengen und Ordnungszahlen lassen sich nicht zuverlässig automatisch weiterverarbeiten. GAEB dagegen ist maschinenlesbar: Jede Position hat eine Ordnungszahl, jedes Feld eine feste Bedeutung. Das spart Tipparbeit und verhindert Übertragungsfehler.

Die GAEB-Phasen im Überblick

In der täglichen Praxis sind X81, X83, X84 und X89 am wichtigsten. Sie decken den kompletten Lebenszyklus eines Auftrags ab.

X81: Die Ausschreibung

X81 ist das ausgeschriebene Leistungsverzeichnis. Der Auftraggeber erstellt es, fügt Mengen und Positionen ein, lässt die Preisfelder aber leer. Bieter erhalten diese Datei, um ihr Angebot kalkulieren zu können.

Typische Inhalte:

• Projektstammdaten
• Gliederung in Titel und Untertitel
• Positionen mit Kurztext, Langtext, Menge, Einheit
• keine Preise
• optional: Hinweise zu STLB-Bau, DIN-Normen, Besonderheiten

X83: Das Angebot

X83 ist die Antwort des Bieters auf X81. Die Struktur bleibt identisch, allerdings mit Angebotspreisen. Der Bieter darf in der Regel Positionen nicht ergänzen oder streichen, sondern nur Preise eintragen. Änderungen am LV sind in der Regel nur über Nebenangebote (X85) möglich.

Wichtige Punkte:

• Jede Position muss einen Preis haben, sonst ist das Angebot unvollständig.
• Bedarfspositionen und Grundpositionen werden unterschiedlich behandelt.
• Auf- und Abschläge können als Zuschlagsposition abgebildet werden.

X84: Der Auftrag

X84 ist das beauftragte Leistungsverzeichnis. Es basiert typischerweise auf dem gewählten Angebot (X83) und enthält die endgültigen Preise. Es dient als verbindliche Grundlage für die Abrechnung.

In der Praxis wird X84 oft unterschätzt. Wer den Auftrag nicht sauber einliest, baut die Abrechnung später auf abweichenden Daten auf. Das führt zu Konflikten, wenn Positionen anders nummeriert oder Einzelpreise geändert wurden.

X89: Die Abrechnung

X89 ist das Abrechnungs-LV. Es enthält dieselbe Struktur wie X84, ergänzt um die tatsächlich erbrachten Mengen. Die Abrechnungsmengen können größer oder kleiner sein als die Vertragsmengen, je nach tatsächlicher Ausführung.

Für Auftraggeber ist X89 das entscheidende Datenformat für die Rechnungsprüfung. Die Ordnungszahlen aus X84 werden übernommen, daneben stehen die neuen Abrechnungsmengen. Abweichungen lassen sich positionsweise prüfen.

GAEB DA XML 3.3: Was ist neu?

Gegenüber älteren Versionen bringt GAEB DA XML 3.3 unter anderem:

• verbesserte Struktur für Hinweis- und Ausführungstexte
• erweiterte Unterstützung für Preisanteile (Lohn, Material, Gerät, Fremd, Sonstiges)
• bessere Abbildung von Bedarfs- und Alternativpositionen
• klarere Regeln für Zuschlagsberechnung und Umlagen
• optionale Einbindung von Anhängen (Pläne, Bilder)

In der Praxis sind viele Systeme noch mit älteren Versionen (3.2 oder 3.1) unterwegs. Beim Import ist es daher wichtig, dass die Software alle gängigen Versionen versteht und das Ergebnis validiert.

Der typische Workflow

1. Ausschreibung (X81): Der Planer oder die AVA-Abteilung erstellt das LV und verschickt es als X81-Datei per E-Mail oder über eine Vergabeplattform.
2. Kalkulation (Bieter): Der Bieter importiert die X81, kalkuliert seine Einheitspreise und exportiert das Ergebnis als X83.
3. Angebotsprüfung (AG): Der AG importiert die X83-Dateien aller Bieter und vergleicht sie. Der Preisspiegel basiert auf diesen Dateien.
4. Zuschlag (X84 / X86): Nach der Vergabe wird das gewählte Angebot als X84 (Auftrag) verbindlich. Eine Zuschlagserteilung kann separat als X86 erfolgen.
5. Ausführung und Abrechnung (X89): Während der Ausführung werden Aufmaße aufgenommen. Für Abschlags- und Schlussrechnungen werden die kumulativen Mengen im X89-Format zurückgegeben.

Dieser Workflow ist durchgängig digital möglich, wenn alle Beteiligten GAEB-fähige Systeme einsetzen.

Typische Import- und Export-Fehler

• Falsche Version: Ein System kann nur 3.1 lesen, die Datei ist in 3.3. Meist hilft ein Umwandeln durch ein Drittsystem.
• Unvollständige Preisanteile: Wenn der AG Lohnanteil verlangt, aber der Bieter alles als Gesamtpreis liefert, fehlen Werte.
• Positionsarten falsch gesetzt: Bedarfspositionen werden wie Normalpositionen behandelt, die Auftragssumme stimmt nicht.
• Ordnungszahlen geändert: Bei Abrechnung (X89) dürfen sich die OZ nicht verändern, sonst passt die Prüfung nicht.
• Umlauten-Probleme: Selten, aber vorhanden bei alten Systemen. XML ist UTF-8, ältere ASCII-Dateien nutzen andere Kodierungen.
• Zuschläge nicht übernommen: Prozentuale Zuschläge aus dem Angebot müssen beim Auftrag übernommen werden, sonst weicht die Endsumme ab.

Integration mit Aufmaß und Abrechnung

Der volle Nutzen von GAEB entsteht, wenn das Aufmaß direkt auf der LV-Struktur aufsetzt. Mengen werden nicht losgelöst erfasst, sondern jeder Teilmenge wird eine Ordnungszahl zugeordnet. Beim Export der X89-Datei stehen die Abrechnungsmengen automatisch an der richtigen Stelle.

Eine enge Verzahnung von digitalem Aufmaß mit GAEB-Import und -Export spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. Das gilt besonders für Abschlagsrechnungen, die kumulativ erstellt werden müssen.

Auch die Mängelverfolgung kann auf Ordnungszahlen referenzieren. So ist klar, welche Position nachgebessert werden muss und welche bereits abgenommen ist.

Praktische Empfehlungen

• Validieren Sie jede Datei vor dem Import mit einem GAEB-Viewer, um Formatfehler früh zu erkennen.
• Archivieren Sie X81, X83, X84 und X89 je Projekt gemeinsam. Bei Streit über Mengen oder Preise brauchen Sie die Originale.
• Nutzen Sie Nachtrags-LV als eigene X84-Datei, nicht als Änderung der Original-Datei.
• Dokumentieren Sie Abweichungen zwischen Angebot (X83) und Auftrag (X84) explizit.
• Halten Sie die Versionen synchron zwischen AG und AN, um Konvertierungsfehler zu vermeiden.

Rechtlicher Stellenwert

GAEB-Dateien sind rechtlich genauso verbindlich wie unterschriebene Papier-LVs, wenn sie vertraglich als Vertragsgrundlage vereinbart sind. Zu empfehlen ist, die maßgebliche Datei namentlich im Vertrag zu benennen und mit Hashsumme zu sichern. So lässt sich später eindeutig nachweisen, welche Version vereinbart war.

Fazit

GAEB DA XML ist der Standard für den elektronischen Austausch im Bauwesen. Die Phasen X81, X83, X84 und X89 bilden den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags ab: von der Ausschreibung über das Angebot und den Auftrag bis hin zur Abrechnung. Wer die Phasen korrekt nutzt, reduziert manuelle Arbeit, vermeidet Übertragungsfehler und schafft eine saubere Grundlage für die Rechnungsprüfung.

Entscheidend ist, dass das eingesetzte System alle Phasen versteht und die Daten vom LV bis zur Abrechnung durchgängig fortschreibt. Wie sich das in der Praxis umsetzen lässt, zeigt das LV- und Aufmaßmodul von BauGrid.