XRechnung ab 2025: Was Bauunternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz. Inländische Unternehmen müssen seitdem in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen nach europäischer Norm EN 16931 zu empfangen. Die Pflicht zum Versand elektronischer Rechnungen ist mit Übergangsfristen gestaffelt. Für Bauunternehmen bedeutet das: XRechnung und ZUGFeRD werden in den kommenden Jahren Standard.

Dieser Beitrag erläutert Rechtsgrundlagen, Formate und Umstellungsschritte für Bauunternehmen.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes

Nach §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) in der Fassung des Wachstumschancengesetzes ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn gelten:

• Einfache PDFs ohne strukturierte Daten
• Eingescannte Papierrechnungen
• Rechnungen in Bildformaten

Eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei ab Profil EN 16931 sind hingegen konform.

Zeitplan der E-Rechnungspflicht

Für öffentliche Auftraggeber gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2020 nach E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) und entsprechenden Landesregelungen.

Formate: XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung

Die XRechnung ist ein XML-basierter deutscher Standard, der von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt wird. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und erfüllt die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU.

Merkmale:

• Rein strukturiert (XML), keine visuelle Darstellung
• Verbindlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes
• Geeignet für den Austausch über PEPPOL und Portale

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei.

Merkmale:

• Für Menschen lesbar (PDF) und maschinell verarbeitbar (XML)
• Ab Version 2.x und Profil EN 16931 konform zur EU-Norm
• Praktisch bei gemischtem Empfängerkreis

Beide Formate sind im B2B zulässig, wenn sie der EN 16931 entsprechen.

Was ändert sich für Bauunternehmen konkret

Eingangsseite (ab 01.01.2025)

Jedes Bauunternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Konkret:

• E-Mail-Empfang mit XML- oder ZUGFeRD-Anhang
• Archivsystem, das strukturiert ablegt
• Verarbeitung in Buchhaltung, idealerweise automatische Buchungsvorschläge

Ausgangsseite (gestaffelt ab 2027)

Rechnungen an gewerbliche Kunden müssen als E-Rechnung verschickt werden, sobald die Frist greift. Dazu gehören:

• Abschlagsrechnungen
• Schlussrechnungen
• Teilschlussrechnungen
• Gutschriften
• Rechnungskorrekturen

Spezialfälle bleiben erlaubt, zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (§33 UStDV) und Fahrausweise (§34 UStDV).

VOB-Abrechnung und E-Rechnung

Die Systematik der VOB/B §14 (prüfbare Abrechnung) und §16 (Zahlung) bleibt unverändert. Die kumulative Abschlagsrechnung nach §16 Abs. 1 VOB/B muss lediglich im strukturierten Format erstellt werden.

Wichtig: Das Aufmaß und die LV-Positionen lassen sich in XRechnung und ZUGFeRD nicht vollständig abbilden. Daher werden LV und Aufmaß weiterhin als Anhang (PDF) mitgeliefert, die Rechnungspositionen referenzieren die LV-Nummern.

Typische Struktur einer Bau-E-Rechnung:

• Kopfdaten (Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum)
• Rechnungssteller und Rechnungsempfänger mit Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
• Positionen mit Bezug zu LV oder Vertrag
• Abzug geleisteter Abschlagszahlungen
• Sicherheitseinbehalt (falls vereinbart nach VOB/B §17)
• Umsatzsteuer (oder Nettohinweis §13b UStG bei Bauleistungen)

§13b UStG und Bauleistungen

Bei Bauleistungen zwischen Bauunternehmern gilt in vielen Fällen das Reverse-Charge-Verfahren nach §13b UStG. Die Rechnung weist keine deutsche Umsatzsteuer aus, sondern einen Hinweis auf die Steuerschuldumkehr.

Auch im E-Rechnungsformat muss dieser Hinweis korrekt codiert sein. Die XRechnung unterstützt die entsprechenden Steuercodes (zum Beispiel VAT category code AE für Reverse Charge).

Leitweg-ID und Übertragungswege

Bei öffentlichen Auftraggebern ist die Leitweg-ID Pflicht. Sie adressiert den korrekten Empfänger in der Verwaltung. Im B2B ist keine Leitweg-ID erforderlich.

Übertragungswege:

• E-Mail mit XML oder PDF/ZUGFeRD als Anhang
• PEPPOL-Netzwerk (über Access Points)
• Zentrale Rechnungseingangsportale (bei großen Auftraggebern)
• De-Mail oder Portale für öffentliche Verwaltungen

Archivierung

Nach §14b UStG müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung muss:

• Unverändert (integer)
• Lesbar
• Maschinell auswertbar

sein. Bei E-Rechnungen bedeutet das: die XML-Datei muss erhalten bleiben, nicht nur der PDF-Ausdruck. GoBD-konforme Archivierung ist Pflicht.

Umstellungsschritte für Bauunternehmen

1. Empfangskanal einrichten (spezielle E-Mail-Adresse oder Portal)
2. Prüfsoftware für eingehende XRechnungen installieren (Validator gegen KoSIT-Regeln)
3. Buchhaltungssoftware auf EN-16931-Fähigkeit prüfen
4. Ausgangsprozess definieren: welches Format je Kundensegment
5. Stammdaten pflegen (Leitweg-IDs, Peppol-IDs bei Bedarf)
6. Mitarbeiter schulen, besonders Rechnungswesen und Bauleitung
7. Archivsystem GoBD-konform aufsetzen

Typische Fehler beim Umstieg

• Nur PDF ohne eingebettetes XML verschickt, keine gültige E-Rechnung
• Leitweg-ID vergessen bei öffentlichen AG
• LV-Bezug fehlt, Rechnung ist nicht prüfbar
• §13b-Hinweis fehlt oder falsch codiert
• Archivierung nur als PDF, XML-Original verloren
• Abschlagsrechnungen nicht kumuliert nach VOB/B §16 Abs. 1

Digitale Unterstützung

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