GAEB-Workflow: vom LV über Aufmaß zur Rechnung

Stand: Mai 2026

Kurzantwort: Ein produktiver GAEB-Workflow im Bau verläuft in vier Phasen: LV-Import aus X81/X83, Angebotskalkulation und X84-Export, Aufmaß nach REB 23.003 mit Bezug zur GAEB-Position und kumulative Abrechnung mit X89-Export an den Bauherrn. In einer vernetzten Bausoftware geschieht das ohne Medienbruch, mit eindeutiger Zuordnung jeder Menge zu einer Position, automatischer Übernahme in die Rechnung und konsistentem Audit-Trail.

GAEB DA XML ist der wichtigste Datenstandard für den Austausch von Leistungsverzeichnissen, Angeboten und Abrechnungen in der deutschen Bauwirtschaft. Wer GAEB beherrscht, spart pro Projekt mehrere Tage Erfassungsaufwand und liefert dem Bauherrn maschinell prüfbare Daten. Wer GAEB ignoriert, tippt LVs ab, dupliziert Mengen und riskiert Rechenfehler.

Die GAEB-Phasen im Überblick

In der Praxis sind X83, X84 und X89 die häufigsten Phasen. X81 ist seltener, weil viele Projekte sofort mit X83 starten.

Phase 1: LV-Import (X83)

Der Bauherr schickt das LV als X83-Datei. Eine professionelle Bausoftware importiert es mit allen Eigenschaften:

• Positionsnummer und -text
• Mengen und Einheiten
• Hierarchie (Titel, Untertitel, Position)
• Vorbemerkungen je Titel
• Stichworte (z. B. "Vergabeeinheit", "Variante")
• Anlagen (Plan-Referenzen)

Wichtig: ein guter Import erhält die Original-Struktur. Spätere Diskussionen mit dem Bauherrn werden so eindeutig.

Phase 2: Kalkulation und Angebot (X84)

Nach dem Import wird das LV kalkuliert. Pro Position werden Lohn, Material, Maschine und Stoffanteile getrennt erfasst. Das Angebot wird als X84 zurück an den Bauherrn gesendet.

Typische Kalkulationsfelder:

• Einheitspreis (Pflicht)
• Aufteilung Lohn/Material/Sonst (oft gefordert)
• Stundenansatz und Maschinenanteil
• Aufschläge für Gemeinkosten und Wagnis
• Skontofähigkeit

Nach Auftragsvergabe (X86 oder formloser Bestellung) ist das LV die verbindliche Grundlage für die Ausführung.

Phase 3: Aufmaß nach REB 23.003

Während der Ausführung wird jede erbrachte Menge mit BBBBZI-Adresse erfasst und einer LV-Position zugeordnet. Wichtig:

• Jede Aufmaßzeile kennt ihre LV-Position.
• Mehrere Aufmaßzeilen können dieselbe Position betreffen (kumulative Summe).
• Nachträge werden als neue Positionen erfasst (z. B. Nr. 99.10.010).
• Foto- und Plan-Bezug ergänzen die Beweisfähigkeit.

Die Methodik wurde im Beitrag Aufmaß REB 23.003 BBBBZI detailliert beschrieben.

Phase 4: Abrechnung mit X89

Die Abrechnung erfolgt typischerweise als Abschlagsrechnung nach § 16 VOB/B kumulativ. GAEB X89 transportiert die Abrechnungsdaten maschinell an den Bauherrn:

• Pro Position die kumulativ erbrachte Menge
• Bezug zum Aufmaß
• Nachträge separat
• Sicherheitseinbehalt
• Frühere Abschlagszahlungen

Der Bauherr kann mit X89 die Rechnung maschinell prüfen. Das beschleunigt die Freigabe und reduziert Diskussionen.

Modul-Vernetzung im GAEB-Workflow

Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn alle Phasen in einem System laufen:

• LV und Aufmaß: jede Zeile referenziert die richtige Position, Mengenabweichungen sind sofort sichtbar.
• LV und Vergabe: NU-Pakete werden direkt aus dem LV gebildet.
• Aufmaß und Rechnung: kumulative Übernahme per Knopfdruck.
• Rechnung und Bautagebuch: Stundenlohnleistungen aus dem Tagebuch landen in der Rechnung.
• Rechnung und Mängelmodul: Mängel werden bei der Schlussrechnung als Vorbehalt vermerkt.

In einer Insellandschaft müsste jeder Schritt manuell synchronisiert werden, mit hoher Fehlerquote.

Permission-Levels im GAEB-Prozess

• Kalkulator: vollständiger Zugriff auf das LV, inkl. Kalkulationsdaten.
• Bauleiter und Polier: LV ohne Kalkulation, vollständiger Aufmaß-Zugriff.
• Nachunternehmer: nur die ihm zugewiesenen Positionen, eigene Mengen, keine fremden Kalkulationsdaten.
• Bauherr: das vereinbarte LV, freigegebene Aufmaße, Rechnungen.
• Steuerberater: Lesezugriff auf gestellte Rechnungen.

DSGVO und GoBD im GAEB-Prozess

LVs, Aufmaße und Rechnungen sind GoBD-relevant. Aufbewahrungsfrist 10 Jahre nach § 147 AO. Personenbezogene Daten (Ansprechpartner, Bauleiter) müssen nach Art. 5 DSGVO zweckgebunden verarbeitet werden. Die zentrale Speicherung auf EU-Servern mit Audit-Trail ist Pflicht. Ein Aufmaß im Postfach des Bauleiters erfüllt das nicht.

Typische Fehler im GAEB-Prozess

• LV abgetippt statt importiert: Tippfehler, Mengenabweichung gegenüber dem Original.
• Aufmaß ohne LV-Bezug: Übernahme in die Rechnung mühsam.
• Nachträge im Hauptvertrag: ohne separate Nummern verschwimmen die Grenzen.
• X89 nicht genutzt: Bauherr muss manuell prüfen, Freigabe dauert länger.
• Pläne nicht versioniert: NU arbeitet nach falschem Stand, Mehrkosten entstehen.

Fazit

GAEB DA XML ist 2026 keine Kür mehr, sondern Pflicht für jeden Baubetrieb, der mit professionellen Auftraggebern arbeitet. Der durchgängige Workflow von X83 über X84 bis X89 spart pro Projekt Tage. Ein vernetztes System, das LV, Aufmaß, Rechnung und Mängel in einem Datenmodell führt, ist die Voraussetzung.

BauGrid importiert und exportiert alle gängigen GAEB-Phasen, verbindet das LV mit dem Aufmaß und der Rechnung, archiviert revisionssicher und steuert die externen Zugriffe granular. Mehr dazu im Beitrag GAEB DA XML erklärt und im LV-Modul.