Schlussrechnung

Die Schlussrechnung ist der formelle Abschluss der Abrechnung. Sie unterscheidet sich grundlegend von einer Abschlagsrechnung: Nach ihrer Stellung ist der Weg zurück zu Abschlagsrechnungen versperrt, und sie entfaltet in Teilen Ausschlusswirkung.

Rechtsgrundlage: § 14 VOB/B

§ 14 Abs. 1 VOB/B verlangt vom Auftragnehmer, seine Leistungen prüfbar abzurechnen. Die Rechnung muss übersichtlich aufgestellt sein, die Reihenfolge der Positionen einhalten, die im Vertrag verwendeten Bezeichnungen benutzen und mit den zur Prüfung erforderlichen Unterlagen (Aufmaße, Zeichnungen, Wiegescheine, Stundenlohnzettel) versehen sein.

§ 14 Abs. 3 VOB/B setzt Einreichungsfristen: Bei Leistungen mit vereinbarter Ausführungsfrist von höchstens drei Monaten ist die Schlussrechnung binnen zwölf Werktagen nach Fertigstellung einzureichen; die Frist verlängert sich um sechs Werktage je weiterer drei Monate Ausführungsfrist, sofern nichts anderes vereinbart ist.

Schlusszahlung und Fälligkeit

Nach § 16 Abs. 3 VOB/B ist die Schlusszahlung alsbald nach Prüfung und Feststellung zu leisten, spätestens binnen 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung. Diese Frist kann in begründeten Fällen um bis zu 30 Tage verlängert werden. Die Frist läuft nur, wenn die Schlussrechnung prüfbar ist - eine nicht prüfbare Rechnung löst die Fälligkeit nicht aus.

Stellt der Auftraggeber die Unprüfbarkeit fest, kann er nach § 14 Abs. 4 VOB/B eine angemessene Frist zur Ergänzung setzen. Verstreicht diese, kann er die Rechnung auf Kosten des Auftragnehmers selbst aufstellen lassen.

Voraussetzung Abnahme

Die Abnahme ist regelmäßig die Grundlage dafür, dass die Leistung als erbracht gilt und die Schlussrechnung sinnvoll gestellt werden kann. Nicht jede Abnahmeform ist eine förmliche Abnahme - auch die fiktive oder konkludente Abnahme ist möglich und löst die Gewährleistungsfrist aus.

Anwendung in der Praxis

Die Schlussrechnung fasst alle Positionen nach Leistungsverzeichnis und genehmigten Nachträgen mit den tatsächlich erbrachten Mengen zusammen, zieht alle Abschlagszahlungen ab und weist den offenen Saldo aus. Sicherheitseinbehalt und vereinbartes Skonto werden gesondert ausgewiesen.

Seit dem verpflichtenden Einsatz der XRechnung bei öffentlichen Auftraggebern ist die elektronische Schlussrechnung in strukturiertem Format Standard. Siehe dazu auch XRechnung 2025 für Bauunternehmen.

Häufige Fehler

• Fehlende Prüfbarkeit: unklare Mengenangaben, fehlende Aufmaße oder Stundennachweise.
• Vermischung mit streitigen Nachträgen ohne klare Trennung.
• Verspätete Einreichung jenseits der Fristen des § 14 Abs. 3 VOB/B.
• Fehlerhafter Umgang mit der Schlusszahlungsmitteilung des Auftraggebers, die unter engen Voraussetzungen Einwendungen des Auftragnehmers ausschließen kann.

Verwandte Begriffe

• Abschlagsrechnung
• VOB/B
• Abnahme
• Sicherheitseinbehalt
• Skonto
• Leistungsverzeichnis
• Nachtrag
• XRechnung