XRechnung

Die XRechnung ist ein rein strukturierter XML-Standard für Rechnungen. Sie enthält keine bildliche Darstellung, sondern ausschließlich maschinenlesbare Datenfelder, die vollständig automatisch verarbeitet werden können. Damit unterscheidet sie sich von hybriden Formaten wie ZUGFeRD, die zusätzlich eine PDF-Ansicht enthalten.

Rechtsgrundlage und Versionen

Der Standard wurde durch Beschluss des IT-Planungsrats vom 22. Juni 2017 eingeführt und wird seither von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) der Freien Hansestadt Bremen weiterentwickelt. Die aktuelle Fassung ist XRechnung 3.0.2. Eine Version 4.0 ist angekündigt und setzt die überarbeitete europäische Norm EN 16931 um; sie ist für Mitte bis Ende 2026 geplant.

Pflicht

Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes Rechnungen grundsätzlich als XRechnung einreichen; die meisten Länder und Kommunen haben nachgezogen. Mit dem Wachstumschancengesetz gilt seit dem 1. Januar 2025 zusätzlich eine B2B-Empfangspflicht für E-Rechnungen in Deutschland; für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen.

Aufbau

Eine XRechnung kennt zwei Syntaxen gemäß EN 16931: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Beide sind semantisch gleichwertig. Kernbestandteile sind Rechnungsheader, Positionen, Summen, Zahlungsbedingungen und Angaben zum Empfänger, ergänzt um verpflichtende Pflichtfelder für den öffentlichen Sektor wie die Leitweg-ID.

Praxis

Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, benötigt eine gültige Leitweg-ID des Empfängers. Unternehmen sollten prüfen, ob ihr ERP oder Rechnungsprogramm XRechnung in der geforderten Version ausgibt und empfangen kann. Eine Übersicht mit Pflichten für Bauunternehmen gibt der Beitrag XRechnung 2025 für Bauunternehmen.

Häufige Fehler

• PDF statt XML: Eine eingescannte PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht.
• Fehlende oder falsche Leitweg-ID beim öffentlichen Empfänger.
• Verwechslung mit ZUGFeRD: XRechnung ist rein XML, ZUGFeRD ist hybrid.
• Alte Profilversion, die vom Empfangssystem nicht mehr akzeptiert wird.

Verwandte Begriffe

Siehe ZUGFeRD, EN 16931, Leitweg-ID und Peppol.