EN 16931

EN 16931 schafft eine einheitliche europäische Grundlage für elektronische Rechnungen. Sie beschreibt nicht das Aussehen einer Rechnung, sondern die Bedeutung und Struktur der Daten, die übertragen werden müssen. Auf dieser Basis können verschiedene technische Syntaxen denselben Rechnungsinhalt austauschen.

Herkunft

Die Norm entstand als Reaktion auf die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Ziel war es, eine gemeinsame semantische Grundlage zu schaffen, damit Behörden in der gesamten EU Rechnungen ohne individuelle Formatabsprache verarbeiten können.

Aufbau

EN 16931-1 definiert das Kernrechnungsmodell: Identifikatoren, Parteien, Beträge, Steuern, Zahlungsbedingungen, Positionen. EN 16931-2 listet die zulässigen Syntaxen, in der Praxis vor allem UBL 2.1 und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Nationale Profile legen fest, welche Pflichtfelder zusätzlich zu erfüllen sind.

Umsetzungen

• XRechnung: deutsches CIUS (Core Invoice Usage Specification) auf Basis EN 16931, rein XML.
• ZUGFeRD / Factur-X ab Version 2: hybride PDF/A-3 mit eingebettetem XML, EN-16931-konform.
• Peppol BIS Billing 3.0: internationale Ausprägung für den Peppol-Rechnungstransport.

Praxis

Für Anwender ist EN 16931 selten direkt sichtbar. Wichtiger ist die Konformität der gewählten Ausprägung. Wer XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) verwendet, erfüllt automatisch die Norm. Das ist zugleich die Grundlage dafür, dass Rechnungen zwischen Behörden verschiedener EU-Länder verarbeitet werden können.

Häufige Fehler

• Annahme, dass EN 16931 selbst ein Format sei. Sie ist ein semantisches Modell, das Formate füllt.
• Verwendung reduzierter Profile (z. B. MINIMUM bei ZUGFeRD), die nicht EN-16931-konform sind.
• Übersehen nationaler Pflichtfelder, z. B. Leitweg-ID in Deutschland.
• Missachtung von Versionssprüngen der Norm, die sich in XRechnung 4.0 bzw. künftigen ZUGFeRD-Versionen niederschlagen werden.

Verwandte Begriffe

Siehe XRechnung, ZUGFeRD, Peppol und Leitweg-ID.