Bauabrechnung nach VOB: vom Aufmaß zur Abschlagsrechnung.

Ausgang (Ausgangsrechnungen, Abschläge, Schlussrechnung), Eingang (Eingangsrechnungen mit KI-OCR), Zahlungen (Zahlungsverfolgung und offener Saldo) und ein Finanz-Cockpit mit Umsatz, offenen Posten und Fälligkeiten über alle Projekte.

Ja - das ist eine der wichtigsten Funktionen. Eine Rechnung lässt sich anteilig auf mehrere Unterfirmen (Sub-Organisationen) und auf Abteilungen beziehungsweise Kostenstellen verteilen. So landet jeder Anteil in der richtigen Buchhaltung, ohne die Rechnung mehrfach anlegen zu müssen.

Jede Aufmaßzeile trägt die Nummer des Abschlags (01.AZ, 02.AZ, ...) und die LV-Position. Die Abschlagsrechnung übernimmt daraus Menge, Einheitspreis und Gesamtpreis je Position, das Mengenblatt mit den Rechenansätzen geht als Anlage mit - als PDF, Excel, DA11 oder X31.

Ja. Eingehende E-Rechnungen werden strukturiert eingelesen, gescannte oder klassische PDF-Rechnungen erkennt eine KI-OCR und füllt Kopfdaten und - bei überschaubaren Rechnungen - die Hauptpositionen automatisch vor. Die Werte lassen sich vor dem Buchen prüfen und korrigieren.

Jede Rechnung trägt einen Prüf-Code. Ein Scan öffnet die Verify-Seite unter dash.baugrid.de/verify und bestätigt Aussteller, Betrag und Datum - so lassen sich gefälschte oder untergeschobene Rechnungen mit getauschter Bankverbindung sofort erkennen. Die Prüfung funktioniert ohne Login.

Abschlags- und Schlussrechnungen bauen kumulativ aufeinander auf: Die n-te Abschlagsrechnung rechnet alle Leistungen bis zum n-ten Abschlag ab. Die bereits gestellten Abschlagsrechnungen des Projekts erkennt BauGrid automatisch und zieht sie als eigene Zeilen ab, sodass Schlussrechnung und Zahlbetrag stimmen.

Ja. Sie tragen den Prozentsatz auf der Rechnung ein, BauGrid rechnet den Betrag auf die Rechnungssumme, alternativ geben Sie einen festen Betrag vor. Bauabzugsteuer, Nachlass und Skonto stehen als getrennte Zeilen auf dem Rechnungsblatt. Ob die Sicherheit beim Nachunternehmer als Einbehalt oder Bürgschaft geleistet wird, legen Sie im NU-Vertrag fest.

Ja. Ausgangs- und Eingangsrechnungen lassen sich als DATEV-Buchungsstapel (EXTF) exportieren, mit Konto, Gegenkonto, Belegnummer, Kostenstelle und Kostenträger. Die Konten sind mit SKR03 vorbelegt und je Firma auf die Vorgaben des Steuerberaters einstellbar.

Ja. Fortlaufende Nummern, unveränderbare Belege und nachvollziehbare Änderungen sorgen für eine revisionssichere Ablage nach GoBD. Gehostet wird in Deutschland.

Ja. Die Rechnung geht als PDF per E-Mail direkt aus dem Projekt an den Kunden, die Leistungsaufstellung und angehakte Anlagen wie das Mengenblatt gehen mit. Wer eine E-Rechnung nach EN 16931 braucht, findet alles dazu auf der Seite E-Rechnung.

Ja. BauGrid verbindet sich per IMAP mit Ihrem Rechnungs-Postfach und holt eingehende Rechnungen automatisch ab. Jede Mail mit Rechnungsanhang landet direkt im Eingang - inklusive KI-OCR-Auslesung, ohne manuelles Hochladen. Bereits importierte Mails werden erkannt und nicht doppelt angelegt.

Ja. Freigegebene Eingangsrechnungen lassen sich als SEPA-Zahldatei (pain.001) exportieren und im Online-Banking als Sammelüberweisung einlesen. Skonto-Fristen werden dabei berücksichtigt, damit kein Skonto verfällt.

Ja. Der Kontoauszug wird als camt.053-Datei importiert und BauGrid ordnet die Zahlungen den offenen Rechnungen automatisch zu - Zahlungseingänge wie -ausgänge. So ist der offene Saldo je Rechnung ohne manuelles Abhaken aktuell.

Ja. Der Prüfung-Tab checkt jede Rechnung auf die Pflichtangaben nach §14 UStG (z. B. Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Steuerausweis) und weist auf fehlende Angaben hin. Der Check ist bewusst nur ein Hinweis und blockiert nie.

Ja. Ausgangsrechnungen lassen sich als wiederkehrend anlegen - etwa für Wartungsverträge, Mieten oder Pauschalen. BauGrid erstellt die Folgerechnungen automatisch im gewählten Rhythmus.

Ja. Der Suche-Tab durchsucht alle Rechnungen im Volltext - auch den per KI-OCR erkannten Text gescannter PDFs, den Inhalt von E-Rechnungs-XML und einzelne Positionszeilen. So findet sich ein Beleg auch über einen Artikelnamen oder eine Textstelle wieder.