Mitarbeiter mit Verträgen, Firmen-Verzeichnis, Kostenstellen, Eingangsrechnungen mit OCR und XRechnung-Parser, Freigabe-Workflow, OPOS, Skonto-Tracking, dreistufiges Mahnwesen, DATEV-Export, GoBD-konforme Aufbewahrung. Für Bau und Handwerk gleichermaßen.
Die Büro-Verwaltung bündelt sechs Bausteine, die typischerweise in vielen einzelnen Tools liegen: Personalverwaltung mit Verträgen, Firmen-Stammdaten als zentrales Verzeichnis, Kostenstellen und Kostenträger mit Projekt-Budgets, Eingangsrechnungen mit OCR und E-Rechnungs-Parsing nach EN 16931, sowie ein Mahnwesen nach §§ 286 ff. BGB. Im Hintergrund wird gemäß GoBD und § 147 AO archiviert: Freigegebene Belege sind systemseitig gesperrt, jede Änderung wird mit Benutzer und Zeitstempel protokolliert.
BauGrid Büro-Verwaltung liefert dazu: 5 Vertragsarten mit Smart-Defaults, ein Firmen-Verzeichnis mit IBAN/Skonto/ Freistellung-§-48b-EStG, Kostenstellen und Kostenträger mit Projekt-Budgets, ein Rechnungswesen mit sieben Tabs und elf Status, OCR plus XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF-Parsing, dreistufige Prüfung (sachlich, rechnerisch, final), dreistufiges Mahnwesen mit konfigurierbarer Gebühr und Verzugszins, sowie DATEV-EXTF-Buchungsstapel. Teil des Betriebssystems für Bau und Handwerk - gleiche Projekt-, Firmen- und Rollen-Struktur wie Zeiterfassung, Aufmaß und Bautagebuch.
Vom Vertrag bis zur Mahnung - eine zusammenhängende Strecke.
Mitarbeiter anlegen mit Persönliche Daten, Rolle, Organisations-Zuordnung. Vertrag mit einer der 5 Arten - Smart-Defaults für Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubstage.
Lieferanten, Bauherren, Planer im zentralen Firmen-Verzeichnis. IBAN, BIC, USt-ID, Zahlungsziel, Skonto. Freistellungsbescheinigung § 48b EStG mit Gültigkeit.
Kostenstellen und Kostenträger anlegen, Projekt-Budgets je Jahr setzen. Referenziert in Zeiterfassung, NU, Einkauf und DATEV-Export.
PDF, XML oder ZUGFeRD per Drag-and-Drop. OCR liest Nummer, Datum, Beträge, IBAN. XRechnung wird direkt aus eingebetteten Daten geparst.
Sachlich, rechnerisch, final. Freigaberegeln pro Stufe, Vertretung bei Abwesenheit. Nach Freigabe ist der Beleg gemäß GoBD gesperrt.
DATEV-EXTF-Buchungsstapel erzeugen. Skonto-Frist-Tab und OPOS überwachen. Mahnwesen läuft 3-stufig mit Gebühren und Verzugszinsen.
Personalverträge, Firmen-Stammdaten, Kostenstellen, Eingangsrechnungen mit OCR und XRechnung, Mahnwesen, DATEV-Export. Für Bau und Handwerk gleichermaßen einsetzbar - mit den gleichen Verzeichnissen wie alle anderen BauGrid-Module.
Personal, Verträge, Firmen, Kostenstellen, Rechnungen, Mahnungen. Statt sechs Tools ein zusammenhängendes Modul - mit den gleichen Stammdaten wie Zeiterfassung, Aufmaß und Bautagebuch.
Fünf Vertragsarten mit Smart-Defaults: Vollzeit (40 h/Woche, 30 Urlaubstage, Mo-Fr), Teilzeit (20 h, 20 Urlaubstage, Mo-Mi), Minijob (10 h, kein Urlaubstage-Default, Mo/Mi/Fr), Werkstudent (20 h, 20 Urlaubstage, Mo-Do) und Praktikant (40 h, kein Urlaubs-Default, Mo-Fr). Pro Mitarbeiter sind beliebig viele aufeinander folgende Verträge möglich (befristet oder unbefristet). Urlaubsübertrag lässt sich pro Vertrag individuell überschreiben (statt Org-Default).
Pro Firma: Name, Kurzname, Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land), Kontakt (Telefon, Email, Website), USt-ID, Steuernummer, IBAN, BIC, Bank, Kontoinhaber, Zahlungsziel in Tagen, Skonto-Prozent und Skonto-Tage. Klassifizierung in sieben Typen (Nachunternehmer, Bauherr, Planer, ext. Bauleitung, Prüfer, Lieferant, Sonstige) und 20 Gewerke (Rohbau bis Brandschutz). Status (aktiv, gesperrt) und Favorit-Flag.
Kostenstellen und Kostenträger werden im Einkaufs-Modul zentral verwaltet (Dialog Kostenstellen verwalten). Sie werden anschließend bei Projekt-Budgets, Zeiterfassungs-Einträgen, NU-Vergaben, Einkaufs-Bestellungen und beim DATEV-Export referenziert. Die Bewegungsdaten im DATEV-Lodas-Export tragen die Kostenstelle pro Zeile mit.
Sieben Tabs: Prüfen (Eingangsrechnungen die noch auf Sie warten), Eingang (alle Eingangsrechnungen), Ausgang (Ausgangsrechnungen mit Versand), Freigabe (Approval-Workflow), OPOS (Offene-Posten-Liste), Skonto (Skonto-Frist nah) und Lieferanten. Eingangsrechnungen werden per Drag & Drop hochgeladen - XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF werden direkt aus den eingebetteten Daten ausgelesen, eingescannte PDFs durch die integrierte OCR mit Rechnungsnummer, Datum, Beträgen und IBAN/BIC. Postfach-Konfiguration für IMAP ist hinterlegt (E-Mail-Adresse, Host, Login), automatischer Abruf ist als nächster Ausbauschritt geplant.
Drei Prüfungs-Typen: sachlich, rechnerisch und final. Pro Stufe lassen sich Freigaberegeln definieren (wer prüft was unter welcher Bedingung), inklusive Vertretungsregeln für Abwesenheiten. Status-Workflow: Eingegangen, In Prüfung, Sachlich geprüft, Rechnerisch geprüft, Freigegeben, Gebucht, Bezahlt, Archiviert, Abgelehnt, Storniert.
Ja. Freigegebene Rechnungen sind systemseitig unveränderbar (Datenbank-Trigger sperrt Felder wie Beträge, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum nach Freigabe). Aufbewahrung gemäß § 147 AO mindestens 10 Jahre. GoBD-Audit-Spur protokolliert jede Statusänderung mit Benutzer und Zeitstempel.
Drei Mahnstufen mit Standardwerten: 1. Zahlungserinnerung (7 Tage nach Fälligkeit, ohne Gebühr, 5 % Verzugszins p.a.), 2. Mahnung (14 Tage, 5 EUR Gebühr, 8 %), 3. Mahnung (14 Tage, 15 EUR Gebühr, 10 %). Jede Stufe hat eine eigene Anschreiben-Vorlage mit Platzhaltern für Kundenname, offener Betrag, Fälligkeitsdatum, Gebühr, Zinssatz und Tage überfällig. Stufen und Werte sind je Organisation editierbar.
Aus dem Rechnungswesen lassen sich Buchungsstapel als DATEV-EXTF-CSV erzeugen. Aus der Zeiterfassung gibt es DATEV-Lodas-TXT, DATEV-CSV und DATEV-Excel inklusive Personalnummer, Lohnart-Mapping (REG, UE25, UE50, UE100, NACHT, SA, SO, FT) und Kostenstelle. Der DATEV-Export-Verlauf protokolliert jeden Export mit Was, Wann und Wer.
Ja. Aus dem Versand-Dialog wird ein Email mit Empfänger, Betreff und Text erzeugt. Anhänge entstehen automatisch (Rechnungsblatt-PDF plus Positionen-PDF); optional XRechnung-XML als zusätzlicher Anhang. Versand-Email läuft über die per-Firma konfigurierte SMTP-Konnektivität oder über die BauGrid-Fallback-Adresse. Status springt automatisch auf An Kunden gesendet.
Ja. Pro Lieferant lässt sich die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG mit Gültigkeit-bis-Datum hinterlegen. Pro Eingangsrechnung wird ausgewiesen, ob Bauabzugssteuer einzubehalten ist; bei fehlender oder abgelaufener Freistellung greift der gesetzliche 15-Prozent-Einbehalt. Reverse-Charge nach § 13b UStG ist per Lieferanten-Default und je Rechnung pflegbar.
Transparent. Pro Nutzer. Monatlich kündbar. Keine versteckten Kosten.
Alle Preise sind Nettopreise in Euro und verstehen sich pro Nutzer und Monat, zzgl. der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer.
Speicherplatz: Jeder Plan enthält 1 TB Speicher pro Organisation. Zusätzlicher Speicher ist auf Anfrage verfügbar - sales@baugrid.de.
* Free (Zeiterfassung): dauerhaft kostenlos - für Sie und bis zu 20 Mitarbeiter-Accounts. Ab dem 21. Nutzer 3 € pro Nutzer und Monat oder individuelles Angebot. BauGrid behält sich vor, den kostenlosen Umfang anzupassen.
* Professional: gültig bis 100 Nutzer. Für größere Teams erstellen wir ein individuelles Angebot.
* BauKI: gültig bis 100 Nutzer. Für größere Teams erstellen wir ein individuelles Angebot.
Bitte lesen Sie vor der Buchung unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und unsere Datenschutzerklärung sorgfältig durch.
Netto · zzgl. USt. · SEPA, Rechnung, Karte · 1 TB Speicher pro Org · Hosting DE · DSGVO ✓
Wenn Sie eine Email schreiben können, können Sie BauGrid bedienen. Konto anlegen und mit dem ersten Projekt loslegen - kein Onboarding-Marathon, keine Schulungstage.