Das Büro.
Alles auf einem Schreibtisch.

Fünf Vertragsarten mit Smart-Defaults: Vollzeit (40 h/Woche, 30 Urlaubstage, Mo-Fr), Teilzeit (20 h, 20 Urlaubstage, Mo-Mi), Minijob (10 h, kein Urlaubstage-Default, Mo/Mi/Fr), Werkstudent (20 h, 20 Urlaubstage, Mo-Do) und Praktikant (40 h, kein Urlaubs-Default, Mo-Fr). Pro Mitarbeiter sind beliebig viele aufeinander folgende Verträge möglich (befristet oder unbefristet). Urlaubsübertrag lässt sich pro Vertrag individuell überschreiben (statt Org-Default).

Pro Firma: Name, Kurzname, Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land), Kontakt (Telefon, Email, Website), USt-ID, Steuernummer, IBAN, BIC, Bank, Kontoinhaber, Zahlungsziel in Tagen, Skonto-Prozent und Skonto-Tage. Klassifizierung in sieben Typen (Nachunternehmer, Bauherr, Planer, ext. Bauleitung, Prüfer, Lieferant, Sonstige) und 20 Gewerke (Rohbau bis Brandschutz). Status (aktiv, gesperrt) und Favorit-Flag.

Kostenstellen und Kostenträger werden im Einkaufs-Modul zentral verwaltet (Dialog Kostenstellen verwalten). Sie werden anschließend bei Projekt-Budgets, Zeiterfassungs-Einträgen, NU-Vergaben, Einkaufs-Bestellungen und beim DATEV-Export referenziert. Die Bewegungsdaten im DATEV-Lodas-Export tragen die Kostenstelle pro Zeile mit.

Sieben Tabs: Prüfen (Eingangsrechnungen die noch auf Sie warten), Eingang (alle Eingangsrechnungen), Ausgang (Ausgangsrechnungen mit Versand), Freigabe (Approval-Workflow), OPOS (Offene-Posten-Liste), Skonto (Skonto-Frist nah) und Lieferanten. Eingangsrechnungen werden per Drag & Drop hochgeladen - XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF werden direkt aus den eingebetteten Daten ausgelesen, eingescannte PDFs durch die integrierte OCR mit Rechnungsnummer, Datum, Beträgen und IBAN/BIC. Postfach-Konfiguration für IMAP ist hinterlegt (E-Mail-Adresse, Host, Login), automatischer Abruf ist als nächster Ausbauschritt geplant.

Drei Prüfungs-Typen: sachlich, rechnerisch und final. Pro Stufe lassen sich Freigaberegeln definieren (wer prüft was unter welcher Bedingung), inklusive Vertretungsregeln für Abwesenheiten. Status-Workflow: Eingegangen, In Prüfung, Sachlich geprüft, Rechnerisch geprüft, Freigegeben, Gebucht, Bezahlt, Archiviert, Abgelehnt, Storniert.

Ja. Freigegebene Rechnungen sind systemseitig unveränderbar (Datenbank-Trigger sperrt Felder wie Beträge, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum nach Freigabe). Aufbewahrung gemäß § 147 AO mindestens 10 Jahre. GoBD-Audit-Spur protokolliert jede Statusänderung mit Benutzer und Zeitstempel.

Drei Mahnstufen mit Standardwerten: 1. Zahlungserinnerung (7 Tage nach Fälligkeit, ohne Gebühr, 5 % Verzugszins p.a.), 2. Mahnung (14 Tage, 5 EUR Gebühr, 8 %), 3. Mahnung (14 Tage, 15 EUR Gebühr, 10 %). Jede Stufe hat eine eigene Anschreiben-Vorlage mit Platzhaltern für Kundenname, offener Betrag, Fälligkeitsdatum, Gebühr, Zinssatz und Tage überfällig. Stufen und Werte sind je Organisation editierbar.

Aus dem Rechnungswesen lassen sich Buchungsstapel als DATEV-EXTF-CSV erzeugen. Aus der Zeiterfassung gibt es DATEV-Lodas-TXT, DATEV-CSV und DATEV-Excel inklusive Personalnummer, Lohnart-Mapping (REG, UE25, UE50, UE100, NACHT, SA, SO, FT) und Kostenstelle. Der DATEV-Export-Verlauf protokolliert jeden Export mit Was, Wann und Wer.

Ja. Aus dem Versand-Dialog wird ein Email mit Empfänger, Betreff und Text erzeugt. Anhänge entstehen automatisch (Rechnungsblatt-PDF plus Positionen-PDF); optional XRechnung-XML als zusätzlicher Anhang. Versand-Email läuft über die per-Firma konfigurierte SMTP-Konnektivität oder über die BauGrid-Fallback-Adresse. Status springt automatisch auf An Kunden gesendet.

Ja. Pro Lieferant lässt sich die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG mit Gültigkeit-bis-Datum hinterlegen. Pro Eingangsrechnung wird ausgewiesen, ob Bauabzugssteuer einzubehalten ist; bei fehlender oder abgelaufener Freistellung greift der gesetzliche 15-Prozent-Einbehalt. Reverse-Charge nach § 13b UStG ist per Lieferanten-Default und je Rechnung pflegbar.