Abschlagsrechnung nach VOB/B: Aufbau, Muster und typische Fehler

Stand: 02.09.2026. Fachbeitrag zu § 16 VOB/B und zur Praxis der Abschlagsrechnung. Muster und Erläuterungen ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Die Abschlagsrechnung ist das wichtigste Liquiditätsinstrument am Bau. Sie ist auch die Rechnung, die am häufigsten zurückkommt. Meistens nicht, weil zu viel berechnet wurde, sondern weil die Aufstellung nicht prüfbar ist. Dieser Beitrag zeigt den Aufbau nach VOB/B, die kumulierte Darstellung, die Rolle des Sicherheitseinbehalts und die Fehler, die eine Zahlung um Wochen verzögern.

Das Wichtigste in Kürze

• Nach § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B sind Abschlagszahlungen auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen in Höhe des Wertes der nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen zu gewähren.
• Der Nachweis erfolgt über eine prüfbare Aufstellung, die die Leistungen nachvollziehbar macht. In der Praxis ist das die Mengenermittlung je LV-Position.
• Üblich und praktisch ist die kumulierte Darstellung: Gesamtleistung bis heute, abzüglich der bisher gestellten Abschläge.
• Die Zahlungsfrist für Abschlagszahlungen beträgt nach § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B 21 Tage nach Zugang der Aufstellung.
• Ein Sicherheitseinbehalt darf nur abgezogen werden, wenn er vertraglich vereinbart ist.
• Beim BGB-Bauvertrag gilt statt § 16 VOB/B der § 632a BGB. Die Systematik ist ähnlich, die Fristen sind es nicht.

Rechtsgrundlage: § 16 VOB/B oder § 632a BGB

Welche Regel gilt, hängt vom Vertrag ab. Ist die VOB/B wirksam einbezogen, gilt § 16 VOB/B. Ist sie es nicht, greift beim Bauvertrag § 632a BGB, der ebenfalls Abschlagszahlungen für erbrachte, vertragsgemäße Leistungen vorsieht.

Der praktische Unterschied liegt in den Fristen und in der Systematik der Nachweise. Prüfen Sie deshalb vor der ersten Abschlagsrechnung, was im Vertrag steht. Steht dort "Zahlung nach Baufortschritt gemäß Zahlungsplan", gilt zusätzlich dieser Plan. Grundlagen dazu im Glossar unter Bauvertrag VOB und Bauvertrag BGB.

Kumuliert oder einzeln?

Es gibt zwei Denkweisen, und die Verwechslung sorgt regelmäßig für Ärger.

Einzelne Abschlagsrechnung: Jede Rechnung enthält nur die Leistungen der jeweiligen Periode. Klingt einfach, hat aber einen Nachteil: Wird in einer früheren Rechnung eine Menge korrigiert, muss die Korrektur irgendwo untergebracht werden, und niemand sieht auf einen Blick den Gesamtstand.

Kumulierte Abschlagsrechnung: Jede Rechnung zeigt die gesamte bis dahin erbrachte Leistung je Position und zieht am Ende die Summe der bisherigen Abschlagszahlungen ab. Das ist die am Bau übliche Form und die, die Prüfstellen erwarten.

Der große Vorteil der kumulierten Form: Die Schlussrechnung ist am Ende nur die letzte kumulierte Rechnung mit dem vollständigen Leistungsstand. Es entsteht kein Systemwechsel. Mehr dazu unter Abschlagsrechnung und Schlussrechnung.

Wie sich die kumulierte Fortschreibung über mehrere Abschläge hinweg rechnerisch verhält, zeigt der ältere Beitrag Abschlagsrechnung VOB/B kumulativ abrechnen mit Rechenbeispiel. Der vorliegende Beitrag konzentriert sich auf den Aufbau des Dokuments und die Gründe, aus denen es zurückkommt.

Aufbau einer prüfbaren Abschlagsrechnung

Ein bewährter Aufbau, von oben nach unten:

1. Kopf: Auftragnehmer, Auftraggeber, Bauvorhaben, Auftragsnummer und Auftragsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Abrechnungszeitraum, laufende Nummer des Abschlags.
2. Bezeichnung: eindeutig als "3. Abschlagsrechnung" benennen, nicht nur als "Rechnung".
3. Leistungsaufstellung je Position: OZ, Kurztext, Einheit, Einheitspreis, kumulierte Menge, kumulierter Gesamtbetrag. Nachträge stehen in einem eigenen Block, getrennt vom Hauptauftrag.
4. Zwischensumme der kumulierten Leistung netto.
5. Nachlass oder vereinbarte Abzüge, falls vertraglich vereinbart.
6. Abzug der bisherigen Abschlagszahlungen netto, einzeln aufgeführt mit Nummer und Datum.
7. Umsatzsteuer oder Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG bei Bauleistungen an andere Bauleistende.
8. Sicherheitseinbehalt, falls vereinbart, mit Angabe der Grundlage und des Prozentsatzes.
9. Zahlbetrag, Zahlungsziel, Bankverbindung, gegebenenfalls Skontoangabe.
10. Anlagen: Mengenermittlung je Position, Aufmaßblätter, Stundenlohnzettel, Lieferscheine, Fotos.

Der entscheidende Punkt ist Nummer 10. Die Rechnung selbst ist nur die Summenseite. Prüfbar wird sie durch die Anlage, aus der hervorgeht, wie die Mengen zustande kommen. Bei öffentlichen Auftraggebern ist das die Mengenberechnung nach REB 23.003.

Sicherheitseinbehalt richtig behandeln

Ein Sicherheitseinbehalt ist kein Selbstläufer. Er darf nur einbehalten werden, wenn er vertraglich vereinbart ist. Üblich sind Vereinbarungen über einen Prozentsatz der Abrechnungssumme als Sicherheit für die Vertragserfüllung während der Bauzeit und als Sicherheit für Mängelansprüche nach der Abnahme.

Drei Punkte, die in der Praxis oft untergehen:

• Ausweisen, nicht verstecken. Der Einbehalt gehört als eigene Zeile auf die Rechnung, mit Prozentsatz und Bemessungsgrundlage.
• Ablösung durch Bürgschaft. Häufig kann der Einbehalt durch eine Vertragserfüllungsbürgschaft oder eine Gewährleistungsbürgschaft abgelöst werden. Das schont die Liquidität erheblich.
• Fristen im Blick behalten. Einbehalte, die nach Ablauf der Gewährleistung nicht zurückgefordert werden, bleiben liegen. Eine Fristenliste je Projekt ist bares Geld wert.

Details dazu im Glossar unter Sicherheitseinbehalt.

Fristen und was passiert, wenn nicht gezahlt wird

Nach § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B sind Abschlagszahlungen binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung zu leisten. Zahlt der Auftraggeber nicht, sieht § 16 Abs. 5 VOB/B ein Nachfristsetzungs- und Verzugsregime vor; Verzugszinsen richten sich nach dem Gesetz.

Zwei weitere Instrumente sollten Baubetriebe kennen:

• Leistungsverweigerung. § 16 Abs. 5 Nr. 4 VOB/B erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen, die Arbeiten bis zur Zahlung einzustellen. Der Schritt will gut überlegt sein, weil er bei falscher Anwendung selbst zur Vertragsverletzung wird.
• [Bauhandwerkersicherung](/glossar/bauhandwerkersicherung) nach § 650f BGB. Der Unternehmer kann Sicherheit für die noch nicht bezahlte Vergütung verlangen. Das gilt unabhängig davon, ob die VOB/B vereinbart ist.

Eine Abschlagszahlung bedeutet übrigens keine Anerkennung der Leistung. § 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B stellt das ausdrücklich klar. Die Prüfung der Leistung bleibt der Abnahme und der Schlussrechnung vorbehalten.

Die zehn häufigsten Ablehnungsgründe

1. Keine prüfbare Mengenermittlung. Nur Summen, kein Ansatz. Der Klassiker.
2. Positionen ohne OZ, die sich dem LV nicht zuordnen lassen.
3. Nachträge im Hauptauftrag versteckt, statt getrennt ausgewiesen.
4. Nicht beauftragte Nachträge abgerechnet. Ohne Beauftragung oder anerkannte Anordnung besteht kein Zahlungsanspruch aus der Position.
5. Kumulierte und einzelne Systematik gemischt. Der Prüfer kann die Fortschreibung nicht nachvollziehen.
6. Bisherige Abschläge falsch abgezogen, etwa brutto statt netto.
7. § 13b UStG falsch behandelt. Bei Bauleistungen an andere Bauleistende schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, ein Ausweis von Umsatzsteuer ist dann falsch.
8. Stundenlohnarbeiten ohne unterschriebenen Zettel. Ohne Gegenzeichnung der Bauleitung fehlt der Nachweis.
9. Sicherheitseinbehalt ohne vertragliche Grundlage oder mit falscher Bemessungsgrundlage.
10. Fehlende Pflichtangaben nach § 14 UStG, etwa Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer oder Leistungszeitraum.

Muster: Aufbau der Summenseite

So sieht die Summenseite einer dritten kumulierten Abschlagsrechnung im Grundsatz aus:

Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel zur Veranschaulichung der Struktur, kein Bezug zu einem realen Projekt. Eine ausfüllbare Fassung dieser Struktur mit Formeln steht unter Abschlagsrechnung-Vorlage in Excel und Word bereit. Muster, keine Rechtsberatung.

E-Rechnung: was sich formal ändert

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft empfangen können. Für Abschlagsrechnungen heißt das: Die kumulierte Darstellung und der Abzug der bisherigen Zahlungen müssen im strukturierten Format abgebildet sein, nicht nur im PDF-Layout. Eine reine Bildrechnung erfüllt die Anforderung nicht. Welche Fristen für das Senden gelten, steht im Beitrag E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe, die Formatgrundlagen im Glossar unter XRechnung und EN 16931.

Wie BauGrid Abschlagsrechnungen erstellt

Im Rechnungswesen entsteht die Abschlagsrechnung nicht in einem Textfeld, sondern aus den Daten, die ohnehin da sind:

• Abschlags- und Schlussrechnungen bauen kumulativ aufeinander auf, bereits abgerechnete Beträge werden fortgeschrieben.
• Menge, Einheitspreis und Gesamtpreis je Position kommen aus dem Mengenblatt, das aus dem Aufmaß am PDF-Plan gefüllt wird. Das Mengenblatt geht als Anlage mit, als PDF, Excel, DA11 oder X31.
• Nachlass, Skonto, Sicherheitseinbehalt und Abzüge stehen als eigene Zeilen auf dem Blatt, Nachträge getrennt vom Hauptauftrag.
• Der Versand erfolgt als PDF oder als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, mit den angehakten Anlagen.
• Zahlungseingänge und Teilzahlungen werden erfasst, der offene Saldo je Rechnung und je Projekt bleibt aktuell.

Der Starter-Tarif mit einem Projekt und fünf Nutzern ist dauerhaft kostenlos; die weiteren Konditionen stehen auf der Preisseite. Der Punkt, der im Alltag den Unterschied macht, ist unspektakulär: Die Mengen werden für die Rechnung nicht noch einmal getippt.

Häufige Fragen

Wie oft darf ich Abschlagsrechnungen stellen? § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B spricht von möglichst kurzen Zeitabständen. Monatlich ist üblich, sofern der Vertrag nichts anderes regelt.

Muss ein Aufmaß beiliegen? Es muss ein prüfbarer Nachweis der abgerechneten Leistung beiliegen. Bei Mengenpositionen ist das die Mengenermittlung.

Darf der Auftraggeber einfach kürzen? Er darf strittige Positionen zurückstellen, muss den unstrittigen Teil aber zahlen. Wichtig ist, dass die Kürzung begründet und der Position zugeordnet wird.

Was gilt bei Nachträgen, die noch nicht beauftragt sind? Ohne Beauftragung oder anerkannte Anordnung besteht kein Zahlungsanspruch aus der Position. Die Ankündigung sollte trotzdem dokumentiert sein, siehe Nachtrag nach VOB/B erstellen.

Quellen

• § 16 VOB/B, Zahlung
• § 14 VOB/B, Abrechnung
• § 632a BGB, Abschlagszahlungen: gesetze-im-internet.de/bgb/__632a.html
• § 650f BGB, Bauhandwerkersicherung: gesetze-im-internet.de/bgb/__650f.html
• § 13b UStG, Leistungsempfänger als Steuerschuldner: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html