Arbeitszeiterfassung im Bau: Was 2026 Pflicht ist und was nicht

Stand: 02.09.2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage nach den zitierten Gesetzestexten. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Kaum ein Thema sorgt in Baubetrieben für so viel Unsicherheit wie die Arbeitszeiterfassung. Ein Bundesarbeitsgericht, das 2022 eine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ableitet, ein Mindestlohngesetz mit eigenen Fristen für das Baugewerbe, ein Arbeitszeitgesetz mit Aufzeichnungspflicht für Mehrarbeit und ein Gesetzentwurf, der seit Jahren durch die Presse geistert: Wer soll da noch wissen, was tatsächlich gilt? Dieser Leitfaden ordnet die drei Rechtsgrundlagen, nennt die konkreten Fristen und trennt sauber zwischen geltendem Recht und Plänen.

Kurzfassung für eilige Leser

• Die Arbeitszeit aller Beschäftigten muss erfasst werden. Das folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21).
• Im Baugewerbe kommt § 17 MiLoG hinzu: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen, die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• Eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es nicht. Der Referentenentwurf zur Änderung des ArbZG aus dem Jahr 2023 ist geplant, aber nicht in Kraft.
• Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht des MiLoG sind Ordnungswidrigkeiten, die mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden können (§ 21 MiLoG).

Drei Rechtsgrundlagen, drei Pflichten

Die Verwirrung entsteht, weil drei Gesetze dieselbe Sache aus unterschiedlichen Richtungen regeln. Wer sie auseinanderhält, weiß am Ende genau, was zu tun ist.

1. ArbSchG und der BAG-Beschluss vom 13.09.2022

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Das Gericht folgte damit der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (C-55/18).

Wichtig für die Praxis:

• Die Pflicht gilt für alle Arbeitnehmer, nicht nur für bestimmte Branchen.
• Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Der Arbeitgeber bleibt aber dafür verantwortlich, dass das System genutzt wird.
• Das Gericht schreibt keine bestimmte Form vor. Papier ist nicht verboten, solange das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist.
• Vertrauensarbeitszeit ohne jede Aufzeichnung ist mit dieser Rechtsprechung nicht vereinbar.

2. § 17 MiLoG: die Aufzeichnungspflicht im Baugewerbe

Für das Baugewerbe ist § 17 MiLoG die schärfste Vorschrift, weil sie konkrete Fristen und Inhalte nennt. Nach § 17 Abs. 1 MiLoG muss ein Arbeitgeber, der geringfügig Beschäftigte oder Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG beschäftigt, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Das Baugewerbe steht in § 2a SchwarzArbG an erster Stelle.

Die Sieben-Tage-Frist ist der Punkt, an dem Papierlösungen regelmäßig scheitern: Ein Stundenzettel, den der Polier am Monatsende gesammelt abgibt, ist für die ersten drei Wochen des Monats zu spät. Die Zollverwaltung (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) prüft genau diese Fristen bei Baustellenkontrollen.

Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung sieht Ausnahmen für Beschäftigte mit einem hohen verstetigten Monatsentgelt vor. Für die gewerblichen Mitarbeiter einer Baufirma greifen diese Ausnahmen in aller Regel nicht.

3. § 16 Abs. 2 ArbZG: Mehrarbeit über acht Stunden

Unabhängig von Branche und Mindestlohn verpflichtet § 16 Abs. 2 ArbZG jeden Arbeitgeber, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Auf Baustellen mit langen Tagen im Sommer ist das der Normalfall, nicht die Ausnahme. Wer ohnehin die gesamte Arbeitszeit erfasst, erfüllt diese Pflicht automatisch mit.

Dazu kommen die materiellen Grenzen des ArbZG: höchstens acht Stunden werktäglich, bis zu zehn Stunden bei Ausgleich innerhalb von sechs Monaten (§ 3 ArbZG), Ruhepausen von 30 Minuten ab sechs Stunden und 45 Minuten ab neun Stunden (§ 4 ArbZG) sowie elf Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG). Eine Zeiterfassung, die diese Grenzen nicht prüft, erfüllt zwar die Aufzeichnungspflicht, warnt aber nicht vor dem Verstoß. Mehr dazu im Glossar unter ArbZG.

Was 2026 nicht gilt: der ArbZG-Referentenentwurf

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im Jahr 2023 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er sah vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen sind, mit Öffnungsklauseln für Tarifverträge und Übergangsfristen nach Betriebsgröße.

Dieser Entwurf ist bis heute nicht Gesetz geworden. Stand September 2026 gibt es keine gesetzliche Pflicht, elektronisch zu erfassen, und keine Pflicht zur taggleichen Aufzeichnung. Es gelten die drei oben genannten Grundlagen. Wer sich auf eine kommende Regelung beruft, sollte sich auf den aktuellen Gesetzestext stützen, nicht auf Entwürfe. Sobald sich die Rechtslage ändert, aktualisieren wir diesen Beitrag.

Praktisch spricht trotzdem viel für die elektronische Erfassung: Sie erfüllt die Sieben-Tage-Frist des MiLoG von selbst, sie ist bei einer Zollkontrolle sofort vorzeigbar und sie liefert die Daten, die die Lohnabrechnung ohnehin braucht.

Wer im Baubetrieb betroffen ist

• Gewerbliche Mitarbeiter auf der Baustelle: vollständige Aufzeichnung nach MiLoG und ArbSchG.
• Geringfügig Beschäftigte (Minijobber), auch im Büro: Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG.
• Kaufmännische Angestellte: Erfassung nach ArbSchG in der BAG-Auslegung, dazu § 16 Abs. 2 ArbZG für Mehrarbeit.
• Leiharbeitnehmer: Der Entleiher zeichnet auf.
• Nachunternehmer: Jeder Nachunternehmer ist für die Aufzeichnung seiner eigenen Leute verantwortlich. Der Generalunternehmer haftet aber nach dem AEntG für den Mindestlohn der Nachunternehmerkette und hat deshalb ein eigenes Interesse an sauberen Anwesenheitsdaten.

Was aufgezeichnet werden muss und was nicht

Der Gesetzestext ist knapp: Beginn, Ende, Dauer. In der Praxis empfiehlt sich mehr, weil die Dauer ohne Pausen nicht korrekt ist und weil die Lohnabrechnung mehr braucht:

• Beginn und Ende je Arbeitstag, bei mehreren Einsätzen je Einsatz
• Pausen, weil sie die Dauer der Arbeitszeit bestimmen und § 4 ArbZG geprüft werden muss
• Zuordnung zur Baustelle oder Kostenstelle für die Nachkalkulation
• Kennzeichnung von Fahrzeiten, Schlechtwetter und Zuschlagsarten nach dem Bundesrahmentarifvertrag (BRTV Bau)

Nicht vorgeschrieben ist ein Standortnachweis. GPS beim Stempeln ist zulässig, wenn Datenschutz und Mitbestimmung beachtet werden, aber es ist keine Pflicht. Reine Geofencing-Prüfungen, bei denen nur geprüft wird, ob sich der Mitarbeiter auf der zugewiesenen Baustelle befindet, ohne den Standort zu speichern, sind der datensparsame Weg.

Papier, Excel oder App?

Papier ist rechtlich nicht verboten. Es ist nur der Weg, bei dem die Sieben-Tage-Frist am häufigsten reißt. Wer bei Papier bleibt, braucht eine feste Regel: Zettel werden täglich ausgefüllt und spätestens wöchentlich ins Büro gebracht. Eine druckfertige Vorlage dafür finden Sie unter Stundenzettel-Vorlage.

Checkliste: Arbeitszeiterfassung im Baubetrieb 2026

1. System festlegen: App, Kiosk-Tablet am Bauwagen, Terminal am Bauhof oder Papier mit fester Abgaberegel. Entscheidend ist, dass jeder Mitarbeiter weiß, wo und wann er stempelt.
2. Inhalte definieren: Beginn, Ende, Pausen, Baustelle. Zusätzlich Fahrzeit und Zuschlagsarten, wenn der BRTV gilt.
3. Sieben-Tage-Frist absichern: Die Aufzeichnung muss spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag vorliegen. Bei Papier heißt das wöchentliche Abgabe, bei Apps ist es automatisch erfüllt.
4. Aufbewahrung regeln: Mindestens zwei Jahre nach MiLoG und ArbZG. Für die Lohnunterlagen gelten längere steuerliche Fristen, die die Lohnbuchhaltung kennt.
5. Kontrolle organisieren: Vorgesetzte prüfen und geben frei. Nach der Freigabe sollten Einträge nicht mehr still geändert werden können.
6. Pausen und Höchstgrenzen prüfen: Ein Verstoßprotokoll für Tage über zehn Stunden und für fehlende Pausen hilft bei Prüfungen durch Gewerbeaufsicht und SOKA-BAU.
7. Datenschutz und Betriebsrat einbeziehen: Bei GPS eine Information an die Mitarbeiter, bei bestehendem Betriebsrat die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachten.
8. Übergabe an die Lohnabrechnung festlegen: Monatsabschluss, Export an DATEV oder das Lohnbüro, Rückfragen vor dem Lohnlauf klären.

Wie BauGrid die Pflicht umsetzt

Das Modul Zeiterfassung ist so gebaut, dass die drei Rechtsgrundlagen ohne Zusatzaufwand erfüllt werden:

• Kommen, Gehen und Pause per Smartphone-App oder im Kiosk-Modus am gemeinsamen Bauwagen-Tablet mit vierstelligem PIN. Mitarbeiter ohne Smartphone brauchen keinen eigenen Account.
• Pausenprüfung nach § 4 ArbZG und ein ArbZG-Verstoßprotokoll für Tage über zehn Stunden oder mit zu kurzer Pause, mit Unterschriftsfeld für HR und SOKA-BAU.
• GPS in vier Modi: aus, optional, Pflicht oder nur Geofencing. Im Geofencing-Modus wird geprüft, ob die Position im Baustellenbereich liegt, ein Standort wird nicht gespeichert.
• Mehrstufiger Freigabe-Workflow über Polier, Bauleitung und Geschäftsführung, danach ein HR-Monatsabschluss, mit dem die Einträge schreibgeschützt werden.
• Exporte für die Lohnabrechnung: DATEV-Lodas-Importdatei, DATEV CSV, PDF-Stundenzettel je Mitarbeiter, PDF-Monatsblatt. Die BRTV-Zuschlagsregeln sind vorkonfiguriert.
• Die Zeiterfassung ist dauerhaft kostenlos für bis zu 20 Mitarbeiter. Ab dem 21. Mitarbeiter kostet jeder weitere 3 Euro pro Monat. Alle weiteren Konditionen stehen auf der Preisseite.

Regiestunden sind ein eigener Vorgang und laufen nicht über die Zeiterfassung: Dafür gibt es den Stundenlohnzettel mit Arbeitern, Material und Geräten auf einem Beleg und zwei Unterschriftsfeldern für Auftraggeber und Auftragnehmer. Die Personalstammdaten und Verträge, aus denen die Auswertung ihre Sätze zieht, liegen im Büro-Modul.

Eine echte Offline-Warteschlange für Funkloch-Baustellen gibt es derzeit nicht. Dort empfehlen wir den Kiosk-Modus am Bauwagen mit Empfang als zentralen Erfassungspunkt.

Wie sich die Anforderungen konkret auf dem Stundenzettel abbilden, zeigt der Beitrag Stundenzettel im Bauhauptgewerbe. Die Grundlagen zum BAG-Beschluss vertieft der Artikel Arbeitszeiterfassung auf der Baustelle: ArbZG und BAG-Urteil.

Häufige Fragen

Muss ich elektronisch erfassen? Nein. Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Form. Die Aufzeichnung muss vollständig, fristgerecht und nachvollziehbar sein.

Reicht es, wenn der Mitarbeiter selbst aufschreibt? Ja, die Aufzeichnung darf delegiert werden. Der Arbeitgeber muss aber sicherstellen, dass sie tatsächlich erfolgt und kontrolliert wird.

Gilt die Sieben-Tage-Frist auch für Bürokräfte? Nur, wenn sie geringfügig beschäftigt sind oder in einem Wirtschaftsbereich des § 2a SchwarzArbG arbeiten. Für das Baugewerbe insgesamt gilt sie. Die Erfassungspflicht nach ArbSchG gilt für alle, ohne gesetzlich festgelegte Frist.

Wie lange muss ich aufbewahren? Mindestens zwei Jahre nach § 17 MiLoG und § 16 ArbZG. Weitere Details zum Mindestlohngesetz erklärt der Glossareintrag § 17 MiLoG.

Quellen

• § 17 MiLoG, Erstellen und Aufbewahren von Dokumenten: gesetze-im-internet.de/milog/__17.html
• § 21 MiLoG, Bußgeldvorschriften: gesetze-im-internet.de/milog/__21.html
• § 2a SchwarzArbG, Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren: gesetze-im-internet.de/schwarzarbg_2004/__2a.html
• § 16 ArbZG, Aushang und Arbeitszeitnachweise: gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html
• § 3 ArbSchG, Grundpflichten des Arbeitgebers: gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html
• BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21: bundesarbeitsgericht.de
• EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (CCOO)