E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe: was wann gilt

Stand: 02.09.2026. Der Beitrag gibt die Rechtslage nach dem Umsatzsteuergesetz in der Fassung des Wachstumschancengesetzes wieder. Keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall; sprechen Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Rund um die E-Rechnung kursieren mehr Fristen als es tatsächlich gibt. Ein Teil der Verwirrung entsteht, weil Empfangspflicht und Sendepflicht durcheinandergeraten, ein anderer, weil Übergangsregelungen als Dauerlösung gelesen werden. Dieser Beitrag sortiert, was für einen kleinen Handwerks- oder Baubetrieb tatsächlich gilt, und sagt deutlich, wo eine Frist am Umsatz hängt.

Zwei benachbarte Beiträge nehmen andere Fragen auf: Welches Format Sie wählen sollten, beantwortet E-Rechnung 2027: XRechnung oder ZUGFeRD. Was beim Empfang eingehender Rechnungen praktisch zu tun ist, steht unter XRechnung empfangen im Bau und Handwerk.

Das Wichtigste in Kürze

• Empfangen: seit 1. Januar 2025 Pflicht. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen entgegennehmen können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze.
• Senden: gestaffelt. Bis Ende 2026 dürfen andere Formate weiter verwendet werden. Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr von bis zu 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangszeit bis Ende 2027.
• Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft ohne Umsatzgrenze.
• Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. Eine PDF-Datei per E-Mail ist rechtlich eine "sonstige Rechnung".
• XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil mindestens EN 16931) erfüllen beide die Norm.
• Betroffen ist der Umsatz zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden bleiben davon unberührt.

Was rechtlich eine E-Rechnung ist

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwischen der E-Rechnung und der sonstigen Rechnung. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht die elektronische Verarbeitung. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931.

Praktisch heißt das:

Ein häufiges Missverständnis: Ein sauber gestaltetes PDF mit allen Pflichtangaben ist keine E-Rechnung. Es fehlt der maschinenlesbare Datensatz.

Der Zeitplan im Detail

Seit 1. Januar 2025: empfangen können

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Es genügt, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen, das die Datei annimmt. Der Empfänger kann den Empfang nicht verweigern und keine Papierrechnung verlangen.

Das gilt für alle: für den Zweipersonenbetrieb genauso wie für den Generalunternehmer, und auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Wer heute noch keinen Weg hat, eine XRechnung zu lesen, ist bereits im Rückstand.

Bis 31. Dezember 2026: Übergang beim Senden

In dieser Zeit dürfen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen weiter Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF verwendet werden.

Bis 31. Dezember 2027: verlängerter Übergang für kleine Betriebe

Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat, verlängert sich diese Übergangsregelung um ein Jahr. Hier hängt die Frist also tatsächlich am Umsatz. Zwei Punkte dazu, weil sie oft falsch wiedergegeben werden:

• Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Für das Jahr 2027 ist das der Umsatz des Jahres 2026.
• Die Grenze betrifft nur die Frage, ob Sie noch anders senden dürfen. Am Empfangen ändert sie nichts.

Unabhängig vom Umsatz bleibt außerdem die Übergangsregelung für Rechnungen, die per EDI-Verfahren übermittelt werden, bis Ende 2027 bestehen.

Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle

Ab diesem Zeitpunkt sind Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen als E-Rechnung auszustellen, ohne Umsatzgrenze und ohne Zustimmungsvorbehalt des Empfängers.

Was nicht betroffen ist

• Rechnungen an Privatkunden. Der klassische Handwerkerauftrag im Privathaushalt bleibt außen vor. Eine E-Rechnung an einen Verbraucher ist nur mit dessen Zustimmung zulässig.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
• Auslandsgeschäfte. Die Regelung betrifft Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen.

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Für die von ihnen ausgestellten Rechnungen sieht das Gesetz Erleichterungen vor. Klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung, weil hier die Details entscheiden.

Öffentliche Auftraggeber: eine eigene Baustelle

Wer an Bund, Länder oder Kommunen fakturiert, kennt die E-Rechnung länger. Dort gelten die E-Rechnungsverordnung und die Landesregelungen, und es kommt ein Feld dazu, das im B2B-Geschäft keine Rolle spielt: die Leitweg-ID. Sie adressiert die empfangende Stelle innerhalb der Verwaltung. Ohne korrekte Leitweg-ID wird die Rechnung abgewiesen, egal wie richtig alles andere ist.

Die Leitweg-ID kommt vom Auftraggeber und gehört an das Projekt, nicht an die einzelne Rechnung. Wer sie an mehreren Stellen pflegt, hat irgendwann zwei verschiedene.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Für einen Handwerksbetrieb mit gemischtem Kundenkreis ist ZUGFeRD in der Regel der bequemere Weg, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware ansehen kann. Wer regelmäßig für die öffentliche Hand arbeitet, kommt an XRechnung nicht vorbei. Am besten ist eine Lösung, die beides erzeugt und je Empfänger das passende Format wählt.

Wer eine eingegangene XRechnung nur lesen will, kann sie im XRechnung-Viewer ansehen, ohne etwas zu installieren.

Was am Bau zusätzlich zu beachten ist

Eine Baurechnung ist selten ein einzelner Betrag. Das Format muss deshalb mehr abbilden als eine Handelsrechnung:

• Abschlagsrechnungen mit kumulierter Darstellung und Abzug der bisherigen Zahlungen, siehe Abschlagsrechnung nach VOB/B.
• Schlussrechnung mit Verrechnung aller Abschläge.
• Sicherheitseinbehalt als nachvollziehbare Position.
• § 13b UStG: Bei Bauleistungen an andere Bauleistende schuldet der Leistungsempfänger die Steuer. Die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus, sondern den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft.
• Bauabzugsteuer nach § 48 EStG, siehe Bauabzugsteuer.

Eine Bürosoftware, die nur einen Rechnungsbetrag kennt, stößt hier an ihre Grenzen.

Was jetzt konkret zu tun ist

1. Empfang klären. Ein Postfach benennen, das E-Rechnungen annimmt, und intern festlegen, wer sie liest. Das ist heute Pflicht, nicht 2027.
2. Eingang verarbeiten können. XRechnung und ZUGFeRD müssen ausgelesen werden können, sonst tippt jemand ab.
3. Stammdaten prüfen. Steuernummer oder USt-IdNr., vollständige Anschriften, Bankdaten, bei Behörden die Leitweg-ID.
4. Ausgangsformat festlegen. XRechnung für die öffentliche Hand, ZUGFeRD für B2B, idealerweise beides.
5. Bau-Rechnungsarten prüfen. Kann Ihre Software Abschlag, kumuliert, Schluss, § 13b und Sicherheitseinbehalt im Format abbilden?
6. Archivierung regeln. E-Rechnungen sind im Original aufzubewahren, also der strukturierte Datensatz, nicht nur ein Ausdruck. Für Rechnungen gilt die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist; die handels- und steuerrechtlichen Fristen der AO und des HGB bleiben daneben zu beachten.
7. Umsatz prüfen. Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, endet Ihre Übergangszeit ein Jahr früher.

Wie BauGrid das abbildet

Das Modul E-Rechnung erzeugt XRechnung (UBL) nach EN 16931 und ZUGFeRD 2.3 mit Leitweg-ID, jeweils passend zum Empfänger. Eingehende E-Rechnungen werden ausgelesen, Scans über KI-OCR vorbefüllt und im Rechnungswesen weiterverarbeitet, mit Positionen, die vollständig bearbeitbar bleiben. Die Bau-Rechnungsarten (Abschlag, kumuliert, Schluss, Sicherheitseinbehalt, § 13b) sind direkt abgebildet, weil die Rechnung aus Leistungsverzeichnis und Aufmaß entsteht und nicht aus einem leeren Formular. Der DATEV-Export im EXTF-Format mit Konto, Gegenkonto, Kostenstelle und Kostenträger bindet die Buchhaltung an.

Die Preise stehen auf der Preisseite; der Starter-Tarif mit einem Projekt und fünf Nutzern ist dauerhaft kostenlos.

Häufige Fragen

Muss ich ab 2027 zwingend E-Rechnungen senden? Nur, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Darunter läuft die Übergangsregelung ein Jahr länger. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.

Darf ich weiterhin PDF-Rechnungen schicken? Innerhalb der Übergangszeit ja, wenn der Empfänger zustimmt. Danach nur noch an Privatkunden und in den gesetzlich ausgenommenen Fällen.

Was ist mit Rechnungen unter 250 Euro? Kleinbetragsrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Reicht es, die E-Rechnung als PDF auszudrucken und abzuheften? Nein. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz in seiner ursprünglichen Form.

Quellen

• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 27 UStG, Übergangsvorschriften (Absatz 38): gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
• § 19 UStG, Kleinunternehmer: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
• EN 16931, Elektronische Rechnungsstellung, semantisches Datenmodell
• § 13b UStG, Leistungsempfänger als Steuerschuldner: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html