XRechnung-Viewer: XML als lesbare Rechnung

Was eine E-Rechnung ist und warum sie so aussieht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen empfangen können. Eine E-Rechnung in diesem Sinne ist keine PDF-Datei per E-Mail, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Diese Norm beschreibt ein semantisches Datenmodell: Jede Angabe hat eine Nummer, die Business Term heißt und mit BT abgekürzt wird. BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum, BT-10 die Käuferreferenz, BT-115 der Zahlbetrag. Gruppen von Angaben heißen BG, zum Beispiel BG-25 für eine Rechnungsposition.

Für dieses Modell gibt es zwei erlaubte Syntaxen, also zwei Arten, dieselben Inhalte in XML zu schreiben. Die eine ist UBL, die andere UN/CEFACT CII. Genau daher rühren die zwei Formate, die in Deutschland kursieren:

• XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an die öffentliche Hand. Es ist eine reine XML-Datei, in der Praxis fast immer in UBL. Die Kennung der Fassung steht in BT-24, dem Feld CustomizationID, und beginnt mit urn:cen.eu:en16931:2017.
• ZUGFeRD und die französische Schwester Factur-X sind ein PDF/A-3, in dem eine XML-Datei mitreist, meist unter dem Namen factur-x.xml. Der Mensch sieht das PDF, die Buchhaltungssoftware liest die XML. Diese XML ist in CII geschrieben.

Für den Empfänger heißt das: Bekommt er eine .xml, fehlt ihm die menschenlesbare Ansicht. Bekommt er ein ZUGFeRD-PDF, sieht er zwar etwas, weiß aber nicht, ob die eingebetteten Daten zum Ausdruck passen. Dieser Viewer beantwortet beide Fragen, indem er ausschließlich die strukturierten Daten anzeigt, also genau das, was die Buchhaltung des Empfängers verarbeiten wird.

Was der Viewer aus der Datei liest

Der Viewer erkennt am Wurzelelement, womit er es zu tun hat: Invoice oder CreditNote bedeutet UBL, CrossIndustryInvoice bedeutet CII. Danach liest er dieselben Inhalte aus den jeweils passenden Elementen. Angezeigt werden:

• Kopfdaten. Rechnungsnummer (BT-1), Rechnungsdatum (BT-2), Rechnungsart als Typcode (BT-3), Währung (BT-5), Fälligkeit (BT-9), Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID (BT-10), Projektnummer (BT-11), Vertragsnummer (BT-12), Bestellnummer (BT-13), Leistungsdatum (BT-72) und Leistungszeitraum (BG-14) sowie die Spezifikationskennung (BT-24).
• Beteiligte. Verkäufer (BG-4) und Käufer (BG-7) mit Name, Anschrift, USt-IdNr. (BT-31), Steuernummer (BT-32), Ansprechpartner, Telefon und E-Mail.
• Zahlung. IBAN (BT-84), BIC (BT-86), Verwendungszweck (BT-83) und die Zahlungsbedingungen im Klartext (BT-20).
• Positionen. Je Zeile Nummer (BT-126), Bezeichnung (BT-153), Beschreibung (BT-154), Menge und Einheit (BT-129 und BT-130), Einzelpreis (BT-146), Nettobetrag der Zeile (BT-131) und die Steuerkategorie mit Satz.
• Umsatzsteuer. Die Aufschlüsselung nach BG-23 mit Kategorie (BT-118), Satz (BT-119), Basis (BT-116), Steuerbetrag (BT-117) und, wo vorhanden, dem Befreiungsgrund (BT-120 und BT-121).
• Summen. Positionssumme (BT-106), Nachlässe (BT-107), Zuschläge (BT-108), Netto (BT-109), Umsatzsteuer (BT-110), Brutto (BT-112), bereits Gezahltes (BT-113), Rundung (BT-114) und der Zahlbetrag (BT-115).

Die Steuerkategorien werden in Klartext übersetzt: S ist der Regelsteuersatz, Z der Nullsatz, E steuerbefreit, AE die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. AE ist im Bau der wichtige Fall, weil Bauleistungen zwischen Bauunternehmen unter § 13b UStG fallen und die Rechnung dann ohne Umsatzsteuer, aber mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers geschrieben wird. Genauso werden die Typcodes übersetzt, darunter die im Bau gebräuchlichen 875 für die Abschlagsrechnung, 876 für die Teilschlussrechnung und 877 für die Schlussrechnung.

Der Hinweis auf fehlende Pflichtangaben

Unter der Rechnung steht eine Liste mit den Kernangaben, die eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG und nach dem Kern von EN 16931 tragen muss: Nummer, Datum, Art, Währung, beide Parteien mit Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens, mindestens eine Position, der Zeitpunkt der Leistung, die Steueraufschlüsselung und die Summen. Dazu kommen zwei Rechenproben: Netto plus Umsatzsteuer muss Brutto ergeben, und Brutto minus bereits Gezahltes plus Rundung muss den Zahlbetrag ergeben.

Diese Liste ist bewusst als Hinweis formuliert und nicht als Prüfergebnis. Sie ist keine Rechtsberatung, keine Bescheinigung und kein Ersatz für eine Validierung. Wer verbindlich wissen will, ob eine Datei den Regeln entspricht, prüft sie gegen die Schematron-Regeln von EN 16931 und die zusätzlichen Regeln der XRechnung, etwa mit dem Prüfwerkzeug der KoSIT. Ein Beispiel für den Unterschied: Der Viewer sagt Ihnen, dass BT-10 leer ist. Ob das ein Fehler ist, hängt davon ab, ob der Empfänger ein öffentlicher Auftraggeber ist. Diese Frage kann keine Software allein beantworten.

Was der Viewer nicht kann

• Keine formale Validierung. Es wird nicht gegen XSD und nicht gegen Schematron geprüft.
• Keine Anhänge. Eingebettete Unterlagen nach BG-24 und Anlagen im ZUGFeRD-Container werden nicht extrahiert.
• Kein Erzeugen und kein Versenden. Sie können hier keine Rechnung schreiben, ändern oder verschicken.
• Keine Buchung. Es entsteht kein Beleg, keine Kontierung und keine Zahlung.
• Verschlüsselte PDFs. Wenn ein PDF passwortgeschützt ist oder seine Anhänge ungewöhnlich ablegt, findet der Viewer die XML nicht. Dann laden Sie die XML-Datei direkt.

Wer so einen Viewer braucht

Zuerst die Buchhaltung im Bauunternehmen, die eine Eingangsrechnung eines Nachunternehmers prüfen muss, bevor sie freigegeben wird: Stimmen Nummer, Leistungszeitraum, Mengen und die Behandlung nach § 13b UStG? Dann der Bauleiter, dem eine E-Rechnung zur sachlichen Prüfung weitergeleitet wird und der ohne Zugang zur Buchhaltungssoftware wissen will, was darin steht. Und schließlich jeder, der selbst eine XRechnung erzeugt hat und vor dem Versand an die öffentliche Hand einmal nachsehen will, ob die Leitweg-ID wirklich drinsteht und die Summen stimmen.

Wer regelmäßig mit Ausschreibungsdateien arbeitet, findet das zweite Werkzeug dieser Sammlung nützlich: den GAEB-Viewer, der Leistungsverzeichnisse im Format GAEB DA XML von X81 bis X86 im Browser öffnet.

Wenn aus dem Ansehen ein Arbeiten wird

Ein Viewer beantwortet die Frage, was in einer Datei steht. Er beantwortet nicht, ob die Rechnung zum Auftrag passt. Dafür braucht es die Kette davor: ein Leistungsverzeichnis mit GAEB, aus dem die Positionen stammen, ein Aufmaß am PDF-Plan, aus dem die Mengen kommen, und ein Rechnungswesen nach VOB/B, das kumulierte Abschlags- und Schlussrechnungen sowie den Sicherheitseinbehalt beherrscht. Das Modul E-Rechnung erzeugt daraus eine XRechnung als UBL oder ein ZUGFeRD als PDF/A-3 und liest eingehende E-Rechnungen ein. Was das kostet, steht auf der Preisseite; der Starter-Tarif mit einem Projekt ist dauerhaft kostenlos.