KI-generiertDie E-Rechnung kommt für alle - aber gestaffelt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Das Senden wird ab 2027 für größere und ab 2028 für alle Betriebe zur Pflicht. Für Bauunternehmen und Handwerksbetriebe ist das mehr als eine Formsache: Abschlagsrechnungen, Sicherheitseinbehalte und die Umkehr der Steuerschuld nach § 13b UStG müssen sauber im Format abgebildet sein.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine PDF-Datei und kein eingescanntes Papier. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software maschinell lesen und verarbeiten kann. Eine PDF-Rechnung, die Sie per E-Mail verschicken, gilt rechtlich als "sonstige Rechnung" - nicht als E-Rechnung.
Der Vorteil des strukturierten Formats: Rechnungsdaten müssen beim Empfänger nicht mehr abgetippt werden, Prüfung und Buchung laufen automatisiert, und Fehler durch manuelle Erfassung entfallen.
Der Zeitplan: Wer muss ab wann?
Die Pflicht kommt in Stufen (Wachstumschancengesetz):
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Papier oder PDF sind übergangsweise nur noch mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im B2B senden.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen senden - unabhängig vom Umsatz.
Für öffentliche Auftraggeber gilt die E-Rechnungspflicht bereits länger; hier ist zusätzlich die Leitweg-ID anzugeben.
Wichtig: Empfangen können müssen Sie schon heute. Wer 2026 noch keinen Weg hat, eingehende XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien zu verarbeiten, ist bereits im Rückstand.
XRechnung oder ZUGFeRD - was wählen?
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931. Der Unterschied liegt in der Darstellung:
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.0.1) |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML | Hybrid: PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nein (nur mit Viewer) | ja, sieht aus wie eine normale PDF |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber | B2B, gemischte Empfänger |
| Leitweg-ID | erforderlich bei Behörden | optional |
Empfehlung für Baubetriebe: Wer viel mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, kommt an XRechnung nicht vorbei. Wer überwiegend an andere Firmen fakturiert, fährt mit ZUGFeRD komfortabler, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware als PDF ansehen kann. Am besten ist eine Software, die beides kann und je Empfänger das passende Format erzeugt.
Was am Bau besonders zu beachten ist
Die E-Rechnung im Bau ist kein einfacher Einzelbetrag. Das Format muss die typischen Bau-Rechnungsarten korrekt abbilden:
- Abschlagsrechnungen und die kumulierte Darstellung nach VOB/B - die bereits gezahlten Abschläge müssen maschinenlesbar abgezogen werden.
- Schlussrechnung mit Verrechnung aller Abschläge.
- Sicherheitseinbehalt und Gewährleistungseinbehalt als eigene, nachvollziehbare Positionen.
- § 13b UStG (Steuerschuldumkehr bei Bauleistungen) korrekt gekennzeichnet.
- Skonto-Staffeln in maschinenlesbarer Form.
Eine reine Office-Vorlage, die nur einen Rechnungsbetrag ausweist, reicht dafür nicht. Genau hier scheitern viele improvisierte Lösungen.
Was Sie jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellen - noch 2026, nicht erst 2027. Sie müssen XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können.
- Format festlegen - XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für B2B, idealerweise beides.
- Bau-Rechnungsarten prüfen - kann Ihre Software Abschlag, kumuliert, Schluss, § 13b und Sicherheitseinbehalt im Format abbilden?
- Archivierung klären - E-Rechnungen sind GoBD-konform und unveränderbar zehn Jahre aufzubewahren.
Wie BauGrid das löst
BauGrid erzeugt E-Rechnungen als XRechnung (UBL) nach EN 16931 und als ZUGFeRD/Factur-X, jeweils passend zum Empfänger, und bildet die Bau-Rechnungsarten (Abschlag, kumuliert, Schluss, Korrektur, § 13b, Sicherheitseinbehalt) direkt ab. Eingehende E-Rechnungen werden per OCR und XML-Parsing automatisch ausgelesen. Ein Verifizierungs-QR-Code schützt zusätzlich vor Rechnungsbetrug, und der DATEV-Export bindet die Buchhaltung an.
Details dazu finden Sie auf den Seiten zur E-Rechnung und zum Rechnungswesen. Der Punkt, der den Unterschied macht: Die Rechnung entsteht direkt aus Aufmaß und Leistungsverzeichnis - Sie tippen die Positionen nicht ein zweites Mal ab.
Bereit, das in der Praxis umzusetzen?
BauGrid verbindet Aufmaß, Abrechnung, Zeiterfassung und Bautagebuch auf einer Plattform. Kostenlos starten mit bis zu 5 Nutzern.
