Wie BauGrid funktioniert: ein verbundenes System statt acht Einzeltools

Die meisten Bau- und Handwerksbetriebe arbeiten nicht mit einer Software, sondern mit acht: eine fürs Aufmaß, eine für Angebote, eine Excel-Datei für die Stunden, eine für die Rechnung, dazu Zettel, WhatsApp und ein Ordner auf dem Server. Jedes Werkzeug für sich funktioniert. Das Problem entsteht dazwischen: Dieselben Zahlen werden mehrfach abgetippt, und an jeder Schnittstelle schleichen sich Fehler ein.

BauGrid setzt genau hier an. Nicht mit noch einem Werkzeug, sondern mit dem Anspruch, dass die Werkzeuge miteinander reden.

Das Prinzip: eine Datenquelle

Der Grundgedanke ist einfach: Eine Information wird einmal erfasst und überall dort genutzt, wo sie gebraucht wird. Wer eine Stunde stempelt, hat sie damit für den Stundennachweis, den Lohn und die Nachkalkulation erfasst - nicht dreimal. Was einmal aufgemessen ist, wird zur Rechnung, ohne neu eingegeben zu werden.

Das klingt selbstverständlich, ist es in der Praxis aber selten. Genau diese Doppelerfassung kostet Betriebe täglich Zeit und produziert die Zahlen, über die man sich später streitet.

Wie die Module zusammenhängen

Ein paar konkrete Beispiele, wie die Verbindung im Alltag wirkt:

• Zeit → Stundennachweis → Lohn. Die freigegebenen Zeiten aus der Zeiterfassung sind die Grundlage sowohl für den Stundennachweis als auch für den Lohnlauf - dieselben Stunden, keine Abweichung.
• Aufmaß → Rechnung. Die Mengen aus dem Aufmaß fließen direkt in die VOB-Rechnung. Positionen werden nicht abgetippt.
• LV → Kalkulation → Angebot. Das Leistungsverzeichnis trägt die Kalkulation, aus der das Angebot entsteht - und der Preisspiegel vergleicht dazu die Nachunternehmer-Angebote.
• Angebot → Auftrag → Rechnung. Im Handwerker-Modus wird aus dem angenommenen Angebot ein Auftrag und daraus die Rechnung - in einem Fluss.
• Bautagebuch zieht aus allem. Das Bautagebuch übernimmt Anwesenheit, Mängel und Leistungen aus den anderen Modulen, statt sie neu zu erfassen.

Die Organisationsstruktur trägt mit

BauGrid bildet die reale Struktur eines Betriebs ab - vom Konzern über die Gesellschaft bis zur Niederlassung. Stammdaten wie Briefkopf, Bankverbindung oder Steuernummer werden dort hinterlegt, wo sie hingehören. Fehlt eine Angabe auf einer Ebene, greift das System automatisch auf die nächsthöhere Ebene zu. So steht auf jedem Dokument der richtige Kopf, ohne dass jede Niederlassung alles doppelt pflegen muss.

Auch über mehrere Firmen hinweg bleibt es ein zusammenhängendes System: Die Organisation trennt Mandanten sauber, während die gemeinsamen Büro-Werkzeuge über alle laufen.

Was das im Alltag spart

• Keine Doppelerfassung - eine Zahl, überall gültig.
• Keine Schnittstellen-Fehler - die Module tauschen keine Dateien aus, sie teilen dieselben Daten.
• Weniger Streit - Lohn und Nachweis, Aufmaß und Rechnung können nicht auseinanderlaufen.
• Ein Login, ein Ort - statt acht Programmen und Passwörtern.

Fazit

Der Wert von BauGrid liegt weniger in der einzelnen Funktion als in der Verbindung. Eine gute Zeiterfassung gibt es auch anderswo; eine Zeiterfassung, die ohne Umweg den Lohn füttert und im Stundennachweis dieselben Zahlen zeigt, macht den Unterschied. Einen Überblick über alle Module und wie sie zusammenspielen finden Sie auf der Funktionsübersicht.