Dateiablage am Bau: einfacher teilen als mit SharePoint

SharePoint ist ein mächtiges Werkzeug - aber es wurde für das Büro gebaut, nicht für die Baustelle. Wer damit Pläne, Verträge und Fotos über mehrere Projekte und mit wechselnden Externen teilt, kennt die typischen Reibungspunkte: verschachtelte Berechtigungen, gewachsenes Ordnerchaos und die ewige Frage, wie der Nachunternehmer an genau eine Datei kommt, ohne alles andere zu sehen.

Warum generische Dateitools am Bau haken

• Rechte sind zu kompliziert. Vererbte Ordnerberechtigungen sind schwer zu durchschauen; im Zweifel bekommt jemand zu viel oder zu wenig.
• Keine Projektlogik. Ein Bauprojekt hat Pläne, Verträge, Aufmaße, Fotos und Rechnungen - ein generisches Tool kennt diese Struktur nicht, sie muss von Hand nachgebaut werden.
• Externe sind mühsam. Nachunternehmer und Bauherren extern einzuladen, bedeutet Gastkonten, Lizenzfragen und Support.
• Nicht mit dem Bauablauf verbunden. Die Datei liegt im einen System, das Projekt lebt im anderen.

Was eine projektbezogene Dateiablage anders macht

Die Dateiablage von BauGrid setzt am Projekt an, nicht an einer Ordnerstruktur:

• Projektbezogen: Dokumente hängen am Bauvorhaben, geordnet nach Typ - Pläne, Verträge, Aufmaße, Fotos.
• Einfach teilen: Eine Datei oder einen Ordner per Link freigeben, auch an Externe - ohne dass diese Ihr ganzes System sehen.
• Verbunden: Die Ablage ist Teil derselben Plattform wie Aufmaß, Rechnung und Bautagebuch - kein zweites Login, kein Medienbruch.
• Mobil: Pläne und Dokumente sind direkt auf der Baustelle abrufbar.

Sicherheit ohne Aufwand

Dateien werden mit undurchsichtigen Schlüsseln gespeichert - nach außen ist nie sichtbar, wo eine Datei wirklich liegt oder wie sie heißt. Der Zugriff läuft über zeitlich begrenzte, signierte Links; wer nicht berechtigt ist, bekommt die Datei nicht. Gehostet wird ausschließlich in Deutschland, DSGVO- und GoBD-konform. Diese Sicherheit ist eingebaut - Sie müssen dafür keine Berechtigungsmatrix pflegen.

Fazit

SharePoint ist nicht schlecht - es ist nur nicht für den Bau gemacht. Wer Pläne und Dokumente projektbezogen ablegt, einfach mit Externen teilt und die Ablage mit dem restlichen Bauablauf verbindet, spart sich das Rechte- und Ordnerchaos. Wie das aussieht, zeigt die Dateiablage von BauGrid.