123erfasst bringt die Baustelle aufs Handy: Zeiten, Bautagebuch, Fotos, Geräte, Mängel. Bezahlt wird je Modul und Nutzer. BauGrid deckt dieselben Aufgaben in einem Tarif ab und führt sie weiter bis zum Aufmaß am PDF-Plan, zum GAEB-Leistungsverzeichnis und zur Abrechnung nach VOB.
Stand: September 2026
123erfasst ist eine reine Baustellen-Software aus Deutschland, gegründet von einem Bauunternehmer und seit 2018 Teil der NEVARIS Bausoftware GmbH, also des Bau-Arms von Nemetschek. Das Produkt besteht aus sechs Modulen: Projekte (Baudokumentation, Bautagebuch, Fotodokumentation, Bauübergabe, Formulare), Planung (Disposition, Baustellenchats), Personal (Zeiterfassung, Baulohn, Mitarbeiter-Skills), Geräte (Gerätewartung, Telematik), Qualität (Aufgaben, Mängel, Fristen, Rapportzettel) und Kalkulation (Angebote, Aufträge, Rechnungen). Die Zeiterfassung läuft per App mit GPS auf Wunsch, im Offline-Modus, über stationäre Tablets und über RFID-Chips; Leistungen von Nachunternehmern, Tagelohn und Spesen lassen sich mit erfassen.
Der Auftritt ist ehrlich transparent: Auf der Preisseite steht eine vollständige Matrix aus sechs Modulen und den Stufen Free, Standard und Pro, und kleine Betriebe bis zehn Angestellte dürfen das Produkt zeitlich unbegrenzt kostenlos nutzen. Auf der Startseite stehen Kundenlogos großer Bauunternehmen und die Siegel Software Hosted in Germany und Software Made in Germany.
Was auf der Website nicht vorkommt: Aufmaß, Mengenblatt nach REB, DA11, XRechnung. Das Modul Kalkulation nennt GAEB und Nachträge, im Tarif Pro auch Abschlagsrechnungen, beschreibt aber keine kumulierte Fortschreibung über mehrere Abschläge. Wer die Abrechnung nach VOB im NEVARIS-Umfeld braucht, landet beim größeren Schwesterprodukt und damit bei einem zweiten Vertrag.
Für ausführende Bauunternehmen, bei denen dieselbe Zahl von der Baustelle bis in die Rechnung laufen soll. Der Polier erfasst die Zeiten und schreibt das Bautagebuch, der Bauleiter zeichnet das Aufmaß auf dem PDF-Plan, das Mengenblatt entsteht nach REB 23.003 mit Formelcodes und prüfbarem Rechenweg, und dieselbe Menge steht anschließend in der kumulierten Abschlagsrechnung. Der Auftraggeber bekommt eine DA11-Datei zur Prüfung und eine XRechnung zur Zahlung, ohne dass jemand Zahlen abtippt.
| Funktion | BauGrid | 123erfasst |
|---|---|---|
| Aufmaß am PDF-Plan (Linien, Flächen zeichnen) | JaMaßstab am Plan kalibrieren, Mengen entstehen beim Zeichnen | Neinnicht auf der Herstellerseite genannt |
| Mengenblatt nach REB 23.003 | Ja27 Formelnummern und FN 91, prüfbarer Rechenweg | Neinnicht auf der Herstellerseite genannt |
| DA11 / X31 Mengenaustausch | JaExport und Import | Neinnicht auf der Herstellerseite genannt |
| GAEB-Import X81 bis X86 | JaGAEB DA XML 3.1 bis 3.3 | TeilweiseGAEB im Modul Kalkulation ab Tarif Standard genannt; Formate nicht spezifiziert |
| GAEB-Export (X81, X83, X84, X89) | Ja | keine öffentliche Angabe |
| Kalkulation mit Einheitspreisen aus Lohn, Material, Gerät, NU | Jainkl. VHB Formblatt 221 | Jaeigenes Modul Kalkulation mit Angebot, Auftrag, Rechnung |
| Preisspiegel / Angebotsvergleich | Ja | Neinnicht auf der Herstellerseite genannt |
| Nachtragsmanagement nach § 2 VOB/B | JaFreigabelink für den Auftraggeber ohne Konto | JaNachträge im Modul Kalkulation ab Tarif Standard |
| Kumulierte Abschlagsrechnung | JaMengen über alle Abschläge fortgeschrieben | TeilweiseAbschlagsrechnungen im Tarif Pro; kumulierte Fortschreibung nicht beschrieben |
| Schlussrechnung nach § 14 VOB/B | JaSicherheitseinbehalt, Skonto, Nachlass je Rechnung | keine öffentliche Angabe |
| XRechnung und ZUGFeRD erstellen | JaXRechnung 3.0, ZUGFeRD 2.3 / EN 16931 | Neinnicht auf der Herstellerseite genannt |
| Eingangsrechnungen einlesen (E-Rechnung, OCR) | JaXRechnung, ZUGFeRD, PDF per OCR, IMAP-Postfach | Neinnicht auf der Herstellerseite genannt |
| Bautagebuch | Ja | JaModul Projekte mit Bautagebuch und Baudokumentation |
| Bautagebuch aus Sprachnotiz (KI) | JaSprachnotiz wird zu Wetter, Personal, Geräten, Leistungen | Neinnicht auf der Herstellerseite genannt |
| Mängel mit Pin auf dem Plan | JaVorher/Nachher-Foto, Frist, Verantwortlicher | TeilweiseModul Qualität mit Mängel-, Aufgaben- und Fristenmanagement; Pin auf dem Plan nicht genannt |
| Bauzeitenplan / Gantt mit kritischem Pfad | JaMS-Project-Import (.mpp, .xml), SOLL-Stände | TeilweiseModul Planung mit Disposition; Gantt mit kritischem Pfad nicht genannt |
| Zeiterfassung mit App, GPS und Kiosk | JaGeofencing, Kiosk-Modus mit PIN, Freigabe | JaApp mit GPS auf Wunsch, Offline-Modus, stationäre Tablets und RFID-Chips |
| Urlaub und Abwesenheiten | Jahalbe Tage, mehrstufige Genehmigung | TeilweiseAbwesenheiten werden erfasst; mehrstufige Genehmigung nicht beschrieben |
| Lohn / DATEV-Export | JaDATEV Lodas, BRTV, Schlechtwetter | Jaeigenes Modul Baulohn; DATEV-Export nicht genannt |
| Nachunternehmer vergeben und abrechnen | JaLV-Positionen prozentual vergeben, NU-Abschläge | TeilweiseLeistungen von Nachunternehmern dokumentieren; Vergabe und Abrechnung nicht genannt |
| Einkauf, Preisanfrage, Bestellung | JaPreisanfrage per Link, Preisspiegel, Wareneingang | Neinnicht auf der Herstellerseite genannt |
| Dateiablage mit Ordnervorlagen und Protokoll | Ja500 MB je Datei, Papierkorb | TeilweiseDokumente und Formulare in den Modulen, offline nutzbar im Tarif Pro |
| Fotodokumentation mit KI-Verschlagwortung | Jaoffline mit der App-Kamera | JaFotodokumentation im Modul Projekte |
| Projekt-Chat | Ja | JaBaustellenchats im Modul Planung |
| Geräte, Inventar und Fuhrpark | JaInventar mit Standorten, Fuhrpark, Material mit QR/EAN | JaModul Geräte mit Gerätewartung und Telematik |
| BIM / IFC | TeilweiseViewer für IFC2x3, IFC4, IFC4.3; keine Modellierung | Neinnicht auf der Herstellerseite genannt |
| Offene API | Teilweisenur im Enterprise-Tarif, individuelles Angebot | keine öffentliche Angabe |
| Mobile App iOS / Android | JaApp Store und Google Play | JaBaustellen-Apps, dazu Web-Erfassung |
| Browser ohne Installation | Ja | JaWeb-Erfassung laut Herstellerseite |
| Offline-Nutzung der App | TeilweiseFotos offline mit späterer Synchronisation; Sprachnotiz braucht Verbindung | JaOffline-Modus in der Zeiterfassung, Dokumente offline im Tarif Pro |
| Hosting in Deutschland | JaNürnberg / Falkenstein, ISO-27001-Betreiber | TeilweiseSiegel Software Hosted in Germany 2026; Serverstandort nicht genannt |
| Öffentliche Bewertungen auf Portalen | NeinBauGrid ist neu, noch keine Bewertungen | JaKundenlogos und Bewertungsprofile vorhanden; Zahlen von uns nicht nachgeprüft |
| Erfassung über RFID-Chip und festes Terminal | TeilweiseKiosk-Modus mit PIN auf einem Tablet; keine RFID-Hardware | Jastationäre Tablets und RFID-Chips laut Herstellerseite |
| Alle Module in einem Tarif | JaProfessional enthält alle Module ohne Aufpreis | Neinsechs Module werden je Nutzer einzeln lizenziert |
Stand: September 2026. Angaben zu 123erfasst nach 123erfasst.de (Startseite, Funktionen, Zeiterfassung, Kalkulation, Preise, bausoftware-kostenlos), aufgerufen im September 2026; Angaben zu BauGrid nach den Modulseiten auf baugrid.de. Ohne Gewähr, Hinweise an hello@baugrid.de.
Es gibt Betriebe, für die 123erfasst heute klar das passendere Werkzeug ist:
Sobald aus der Dokumentation Geld werden muss. Die Kette beginnt beim Leistungsverzeichnis, das als GAEB DA XML (X81 bis X86) hereinkommt und als X81 bis X84 wieder hinausgeht. Sie läuft über das Aufmaß am Plan, dessen Mengen im Mengenblatt nach REB 23.003 mit Formelcodes 27 Formelnummern nach REB 23.003 dokumentiert und als DA11 oder X31 an die Prüfstelle geliefert werden. Sie geht weiter über die Kalkulation mit Einheitspreisen aus Lohn, Material, Gerät und Nachunternehmerleistung bis zum Rechnungswesen mit kumulierter Abschlagsrechnung, Schlussrechnung nach § 14 VOB/B, Sicherheitseinbehalt und Skonto. Am Ende steht die XRechnung nach EN 16931 mit Leitweg-ID für den öffentlichen Auftraggeber.
Änderungen am Vertrag laufen als Nachtrag nach § 2 VOB/B: Positionen, Begründung, Nachtragsangebot als PDF und ein Freigabelink, mit dem der Auftraggeber ohne eigenes Konto zustimmt. Genehmigte Nachträge werden Positionen im LV und stehen damit sofort fürs Aufmaß bereit. Dazu kommen Nachunternehmer-Vergabe und -Abrechnung, Preisanfrage und Bestellung sowie das Controlling, das Ist gegen Kalkulation stellt. Alle Preise stehen auf der Preisseite.
| Kriterium | BauGrid | 123erfasst |
|---|---|---|
| Kostenlose Stufe | Starter: 1 Projekt, bis 5 Nutzer, dauerhaft kostenlos. Zeiterfassung kostenlos bis 20 Mitarbeiter | Kostenlos bis zehn Angestellte, zeitlich unbegrenzt: Personal bis 10 Nutzer, Projekte und Geräte bis je 3, Kalkulation, Planung und Qualität je 1 Nutzer |
| Preis je Nutzer und Monat (jährliche Zahlung) | 30 € je Nutzer und Monat (Professional, jährlich) | Je Modul und Nutzer: Projekte 10 €, Personal 7 €, Geräte 10 €, Qualität 30 bis 50 €, Planung 50 €, Kalkulation 50 bis 75 € |
| Preis je Nutzer und Monat (monatliche Zahlung) | 42 € je Nutzer und Monat (Professional, monatlich) | Je Modul und Nutzer: Projekte 12 bis 18 €, Personal 8,40 bis 14,40 €, Geräte 12 bis 18 €, Qualität 36 bis 60 €, Planung 60 €, Kalkulation 56 bis 85 € |
| Mindestnutzer | 6 Nutzer im Professional-Tarif | Keine Mindestnutzerzahl auf der Preisseite genannt |
| Vertragslaufzeit und Kündigung | Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit | Monatliche oder jährliche Abrechnung; Mindestlaufzeit auf der Preisseite nicht genannt |
| Testphase | Starter ohne Zeitlimit; Handwerker-Module im ersten Monat kostenlos | 30 Tage testen (Angabe auf der Preisseite) |
| Speicher | 1 TB je Organisation inklusive, weiteres TB 50 € je Monat | keine öffentliche Angabe |
| Support-Sprache und Kanal | Deutsch, per E-Mail (support@baugrid.de) | keine öffentliche Angabe |
| Preise öffentlich einsehbar | Ja, alle Preise auf /preise | Ja, vollständige Matrix aus sechs Modulen und den Stufen Free, Standard und Pro |
Stand: September 2026. Preise netto zzgl. USt. BauGrid nach baugrid.de/preise; 123erfasst nach 123erfasst.de/preise und 123erfasst.de/bausoftware-kostenlos, aufgerufen im September 2026. Ohne Gewähr.
Rechenbeispiel für sechs Nutzer, die Baudokumentation, Zeiterfassung und Kalkulation brauchen: Bei 123erfasst sind das im Tarif Standard mit jährlicher Zahlung 10 € für Projekte, 7 € für Personal und 50 € für Kalkulation, also 67 € je Nutzer und Monat oder 402 € für sechs Nutzer. Bei BauGrid kosten sechs Nutzer im Professional-Tarif 180 € im Monat, und darin sind zusätzlich Aufmaß, LV, Nachtrag, Rechnungswesen, Einkauf und 1 TB Speicher enthalten. Wer nur Zeiten erfasst, fährt bei 123erfasst mit 7 € je Nutzer günstiger als mit dem BauGrid-Professional-Tarif, zahlt bei der BauGrid-Zeiterfassung bis 20 Mitarbeiter allerdings gar nichts.
Die kaufmännischen Daten kommen über Standardformate herein, die Baustellendaten laufen ab dem Stichtag im neuen System weiter:
Begriffe im Glossar: Aufmaßblatt, BRTV-Bau und GAEB DA XML. Warum ein Bautagebuch mit Aufmaß und Rechnung verbunden sein sollte, erklärt der Beitrag Bautagebuch mit KI.
Zeiterfassung dauerhaft kostenlos bis 20 Mitarbeiter, dazu ein Bau-Projekt mit bis zu 5 Nutzern ohne Zeitlimit.
Für Zeiterfassung, Bautagebuch, Fotodokumentation, Mängel, Geräte und Kalkulation deckt BauGrid dieselben Aufgaben ab. Dazu kommt der Teil, den 123erfasst auf seiner Website nicht zeigt: Aufmaß am PDF-Plan, Mengenblatt nach REB 23.003, DA11-Austausch und die kumulierte Abschlagsrechnung nach VOB. Für Betriebe mit festen Terminals und RFID-Chips an der Baustelleneinfahrt bleibt 123erfasst die passendere Wahl.
123erfasst rechnet je Modul und Nutzer ab: Projekte 10 €, Personal 7 €, Kalkulation 50 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, in den Pro-Stufen mehr. BauGrid kostet 30 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, 42 € monatlich, ab 6 Nutzern, und darin sind alle Module enthalten.
Die BauGrid-Zeiterfassung ist dauerhaft kostenlos bis 20 Mitarbeiter, also für doppelt so viele Beschäftigte. Dazu kommt der Starter-Plan mit 1 Bau-Projekt und bis zu 5 Nutzern, ebenfalls dauerhaft kostenlos. Die kostenlose Stufe von 123erfasst umfasst dafür mehrere Module gleichzeitig, wenn auch mit sehr kleinen Nutzergrenzen.
Leistungsverzeichnisse kommen als GAEB-Datei (X81 bis X86) herein, Pläne als PDF, vorhandene Mengen als DA11 oder X31, Terminpläne als MS-Project-Datei. Mitarbeiterlisten und Feiertage übernimmt BauGrid im Onboarding. Eine direkte Schnittstelle zwischen beiden Systemen gibt es nicht.
123erfasst hat ein eigenes Modul Baulohn. BauGrid exportiert die freigegebenen Zeiten für DATEV Lodas, kennt BRTV-Lohnarten und Schlechtwetter und übergibt damit an Ihr Lohnbüro oder Ihre Lohnsoftware, führt die Lohnabrechnung aber nicht selbst durch.
Nein. 123erfasst nennt Telematik im Modul Geräte. BauGrid verwaltet Geräte und Werkzeuge als Anlagenregister mit Standorten, Zuweisungen und Wartungsterminen und ortet Fahrzeuge über das Smartphone des Fahrers, ohne fest verbaute Telematikbox.