Bautagebuch per Sprachnotiz, Fotos mit Datum und Ort, Mängel mit Pin am Plan, Lieferscheine per KI-Texterkennung, Dateien mit Versionen und ein Protokoll je Modul. Alles im selben Projekt, gehostet in Deutschland.
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Ein Foto ohne Datum beweist wenig. Ein Tagesbericht, der drei Wochen später aus dem Gedächtnis geschrieben wurde, noch weniger. Was im Streit um Behinderung, Mängel oder Mehrmengen zählt, ist die Kette: Wann wurde was festgestellt, von wem, an welcher Stelle, und was ist danach passiert. Diese Kette lässt sich nicht aus fünf Apps und einer Messenger-Gruppe zusammensetzen.
BauGrid führt die Dokumentation deshalb an einem Ort. Der Tagesbericht entsteht aus einer Sprachnotiz, das Foto hängt am Bauteil, der Mangel am Plan, der Lieferschein am Wareneingang und die neue Planversion über der alten. Jeder Eintrag trägt Zeitstempel und Benutzer, jede Änderung landet im Protokoll des Moduls. Warum das Bautagebuch dafür mit den anderen Modulen verbunden sein muss, erklärt der Beitrag Bautagebuch mit KI.
Für den Tagesbetrieb rund um die Dokumentation, also Offene Punkte, Zeiterfassung, Termine und Projekt-Chat, gibt es die Übersicht Baustellenmanagement. Diese Seite konzentriert sich auf das, was später als Beleg gebraucht wird.
Jeder Baustein ist ein eigenes Modul mit eigener Seite. Zusammen ergeben sie die Dokumentation, die bei Abnahme, Nachtrag und Streit gebraucht wird.
VOB/B, BGB und HOAI verlangen an mehreren Stellen, dass Sie rechtzeitig und schriftlich festhalten, was auf der Baustelle passiert. Die Behinderungsanzeige und die Mängelrüge sind die bekanntesten Fälle, die Leistungsphase 8 der HOAI der Rahmen für die Bauleitung.
Hinweis: Die genannten Vorschriften sind eine Orientierung für die Praxis, keine Rechtsberatung. Ob und wie sie in Ihrem Vertrag gelten, hängt vom Einzelfall ab.
Sechs Eigenschaften, die BauGrid technisch sicherstellt, damit Sie sich im Ernstfall auf die Einträge verlassen können.
Eine Behinderung im Tagesbericht ist die Grundlage für einen Nachtrag. Fotos und Mängel gehören ans Abnahmeprotokoll. Der Lieferschein wird bei der Eingangsrechnung zum Abgleich gebraucht. Und die Mengen, die Sie mit dem Aufmaß am PDF-Plan festhalten, gehen als Mengenermittlung nach REB in die prüfbare Abrechnung nach § 14 VOB/B.
Warum die Dateiablage dabei einfacher sein darf als ein Dokumentenmanagementsystem, lesen Sie im Beitrag Dateiablage am Bau.
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Dass sie zeitnah entsteht, mit Datum, Uhrzeit, Ort und Urheber versehen ist und nachträglich nicht unbemerkt verändert werden kann. BauGrid hält Tagesberichte, Fotos, Mängel, Lieferscheine und Dateien mit Zeitstempel und Benutzer fest und protokolliert Änderungen je Modul. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Vertraglich wird es häufig verlangt, und für Behinderungsanzeigen nach § 6 Abs. 1 VOB/B, Bedenkenanzeigen nach § 4 Abs. 3 VOB/B und die Abrechnung ist der Tagesbericht das wichtigste Beweismittel. In der Objektüberwachung nach Leistungsphase 8 HOAI gehört die Dokumentation des Bauablaufs zu den Grundleistungen.
Jedes Foto trägt Datum, Uhrzeit und den Namen der Person, die es hochgeladen hat, und ist nach Bauteil, Geschoss und Raum geordnet. Bei Aufnahmen mit dem Smartphone werden die GPS-Koordinaten in den Foto-Details angezeigt. Fotos, die im Bautagebuch angehängt werden, haben derzeit keine eigene GPS-Verortung.
Ja. Eine Freihand-Markierung auf einem Foto wird als bearbeitete Kopie gespeichert. In der Dateiablage laden Sie eine neue Version mit neuem Index hoch, die bisherige Datei bleibt unter den älteren Versionen abrufbar. Gelöschte Lieferscheine lassen sich wiederherstellen.
Solange Ihr Konto besteht, in Rechenzentren in Deutschland mit regelmäßigen Backups. Sie können Berichte, Fotos und Dateien jederzeit als PDF, ZIP oder Excel exportieren und in Ihrer eigenen Ablage sichern. Die Verjährung von Mängelansprüchen (fünf Jahre nach § 634a BGB, vier Jahre nach § 13 Abs. 4 VOB/B) ist ein guter Mindestmaßstab.
Der Starter-Plan mit einem Projekt und fünf Nutzern ist kostenlos, Professional kostet 30 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Die KI-Funktionen laufen über BauKI: in Professional mit einem monatlichen Gratis-Kontingent je Nutzer, darüber hinaus als BauKI-Tarif buchbar. Alle Preise stehen auf der Preisseite. Für den Start ist keine Kreditkarte nötig.