GAEB-Datei öffnen: X81 bis X86 lesen, ohne Software zu kaufen

Stand: 02.09.2026. Praxisbeitrag zum Datenaustauschformat GAEB DA XML.

Freitagnachmittag, eine E-Mail mit einer Datei namens "LV_Neubau_Kita.x83", und Windows fragt, mit welchem Programm es die öffnen soll. Das ist die häufigste Begegnung mit GAEB, und sie endet oft damit, dass jemand beim Absender anruft und um ein PDF bittet. Dieser Beitrag erklärt, was in so einer Datei steckt, was die Kürzel bedeuten und wie Sie den Inhalt lesen, ohne eine AVA-Software zu kaufen.

Das Wichtigste in Kürze

• GAEB DA XML ist das deutsche Standardformat für den Austausch von Leistungsverzeichnissen zwischen Auftraggeber, Planer und Bieter.
• Die Endung sagt, in welcher Phase die Datei steht: X81 Leistungsverzeichnis, X82 Kostenanschlag, X83 Angebotsaufforderung, X84 Angebotsabgabe, X85 Nebenangebot, X86 Auftragserteilung.
• Eine X83 enthält keine Preise. Das ist kein Fehler, sondern der Sinn der Sache: Preise trägt erst der Bieter im X84 ein.
• Dateien mit .d83 oder .p83 sind das alte, zeilenorientierte Format (GAEB 90 beziehungsweise GAEB 2000) und lassen sich mit einem DA-XML-Viewer nicht lesen.
• Zum reinen Ansehen brauchen Sie keine Software. Der GAEB-Viewer liest X81 bis X86 im Browser, ohne Upload.
• Zum Bearbeiten, Bepreisen und Zurückschreiben brauchen Sie ein System mit Datenbank.

Was eine GAEB-Datei eigentlich ist

GAEB steht für "Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen". Der Ausschuss pflegt Regeln für den elektronischen Datenaustausch am Bau. Die aktuelle Fassung heißt GAEB DA XML und ist, wie der Name sagt, XML: strukturierter Text, den ein Programm zuverlässig lesen kann.

In der Datei stehen nicht nur Positionen. Enthalten sind in der Regel:

• Projektdaten: Bezeichnung des Bauvorhabens, Auftraggeber, Währung, Datum
• die Gliederung in Lose, Titel und Untertitel
• die Positionen mit Ordnungszahl, Kurztext, Langtext, Menge, Einheit
• der Positionstyp, also normal, Bedarfs-, Alternativ- oder Grundposition
• je nach Phase: Einheitspreise, Gesamtbeträge, Bieterangaben, EP-Anteile

Der Vorteil gegenüber einem PDF ist offensichtlich: Der Empfänger tippt nichts ab. Der Bieter kalkuliert in seinem Programm, schreibt die Preise zurück und schickt die Datei an den Auftraggeber, der die Angebote maschinell vergleicht. Grundlagen dazu im Glossar unter GAEB DA XML und GAEB.

Dieser Beitrag beantwortet die praktische Frage, wie Sie eine vorliegende Datei aufbekommen. Was in den einzelnen Phasen fachlich passiert und wie der Austausch im Vergabeverfahren abläuft, vertieft der Beitrag GAEB DA XML: X81, X83, X84 und X89 erklärt.

Die Phasen: was steckt in welcher Datei?

Für die Mengenermittlung gibt es eine eigene Phase: X31, die Mengenberechnung. Sie transportiert kein Leistungsverzeichnis, sondern Aufmaßzeilen mit Ansatz und Ergebnis, verwandt mit dem klassischen REB-Format DA11. Mehr dazu im Beitrag REB 23.003 erklärt.

Die vier häufigsten Probleme

"Windows kennt die Endung nicht"

Das ist normal. .x83 ist keine registrierte Dateiendung. Die Datei ist trotzdem lesbarer Text. Sie können sie umbenennen in .xml und in einem Browser oder Texteditor öffnen, dann sehen Sie das rohe XML. Angenehm ist das nicht, aber es beweist, dass die Datei in Ordnung ist.

"Die Preisspalten sind leer"

Bei einer X83 ist das der Regelfall. Der Auftraggeber schreibt Mengen und Texte, der Bieter trägt Preise ein und schickt ein X84 zurück. Preise sehen Sie deshalb typischerweise erst ab X84.

"Die Summe passt nicht"

Bedarfs-, Eventual- und Alternativpositionen zählen nicht in die Angebotssumme. Wenn Ihre Addition und die Summe in der Datei auseinanderlaufen, ist das meistens die Erklärung. Auch Zuschlagspositionen und Nachlässe verändern das Ergebnis.

"Es ist eine .d83, kein .x83"

Dann handelt es sich um GAEB 90 oder GAEB 2000, ein zeilenorientiertes Textformat, das ein DA-XML-Viewer nicht liest. Fragen Sie beim Absender nach der DA-XML-Fassung. Fast jede AVA-Software kann sie exportieren.

Ein weiterer Klassiker: kaputte Umlaute. Dann ist die Datei nicht in UTF-8 kodiert. Bei DA XML ist UTF-8 der Regelfall, ein Neuexport löst das Problem meistens.

Wie Sie eine GAEB-Datei lesen, ohne etwas zu kaufen

Für den reinen Blick in die Datei reicht ein Browser. Der GAEB-Viewer von BauGrid liest GAEB DA XML in den Phasen X81 bis X86, zeigt Phase, Projekt, Auftraggeber und Währung an, stellt den Titelbaum mit Positionen, Mengen, Einheiten und Preisen dar und speichert die Positionen auf Wunsch als CSV. Die Datei wird dabei nicht hochgeladen: Die Verarbeitung läuft ausschließlich im Browser.

Das reicht für drei typische Situationen:

• Kalkulator: Eine Angebotsaufforderung kommt herein, und vor der Entscheidung, ob sich das Angebot lohnt, will jemand die Positionen sehen.
• Bauleiter: Eine Auftragserteilung als X86 liegt vor, und die beauftragten Mengen sollen gegen den Baustellenstand geprüft werden.
• Architekt, Bauherr, Verwaltung: Eine Datei kommt vom Büro, und es geht nur darum nachzulesen, was ausgeschrieben wurde.

Was ein Viewer nicht kann: Preise eintragen, Mengen ändern, ein X84 zurückschreiben. Dafür brauchen Sie ein System, das das Format auch schreibt.

Wann ein Viewer nicht mehr reicht

Sobald Sie mit dem Leistungsverzeichnis wirklich arbeiten, brauchen Sie mehr als eine Anzeige:

• Kalkulieren: Einheitspreise aus Lohn, Material, Geräten und Zuschlägen bilden und als X84 zurückschicken.
• Mengen ermitteln: die ausgeführten Mengen je Position aufschreiben, prüfbar nach REB 23.003.
• Abrechnen: kumulierte Abschlagsrechnungen aus denselben Positionen erzeugen.
• Nachträge führen: neue Positionen mit eigener OZ, die sich in die Struktur einfügen.

In BauGrid übernimmt das LV-Modul den Import der Phasen X81 bis X86 (GAEB 3.1, 3.2 und 3.3 werden automatisch erkannt, inklusive Positionstypen, Vorbemerkungen und STLB-Bau-Texten) und den Export als valides DA XML 3.3 in den Phasen X81 bis X84. Das Aufmaß am PDF-Plan liefert die Mengen in dieselben Positionen zurück, das Rechnungswesen erstellt daraus kumulierte Abschlags- und Schlussrechnungen, und die E-Rechnung schickt das Ergebnis als XRechnung oder ZUGFeRD an die öffentliche Hand.

Der Starter-Tarif mit einem Projekt und fünf Nutzern ist dauerhaft kostenlos, alle weiteren Konditionen stehen auf der Preisseite. Wer erst einmal ohne GAEB anfangen will, findet unter Leistungsverzeichnis-Vorlage eine Excel-Struktur mit Titeln, OZ, Kurztext, Langtext, Menge, Einheit und Preisen.

Wie Sie GAEB-Dateien versenden, ohne Ärger zu erzeugen

• Phase im Dateinamen nennen. "LV_Kita_X83.x83" spart dem Empfänger eine Rückfrage.
• Version mitteilen. DA XML 3.1, 3.2 und 3.3 sind verbreitet. Wenn der Empfänger eine ältere Software hat, fragen Sie vorher.
• Langtexte mitschicken. Ein LV ohne Langtext ist keine Leistungsbeschreibung.
• Kein ZIP mit Passwort im selben E-Mail-Text. Das hilft niemandem und blockiert Virenscanner.
• PDF beilegen. Nicht als Ersatz, sondern als Lesefassung für alle, die kein AVA-Programm haben.

Häufige Fragen

Kann ich eine GAEB-Datei in Excel öffnen? Nicht direkt sinnvoll. Sie können Positionen als CSV exportieren und die dann in Excel öffnen. Der Weg zurück nach GAEB funktioniert so nicht.

Ist GAEB dasselbe wie ein LV? Nein. Das Leistungsverzeichnis ist der Inhalt, GAEB ist das Transportformat. Ein LV kann auch als PDF oder Excel existieren, nur ist es dann nicht maschinell weiterverarbeitbar.

Warum bekommt der Bieter eine X83 und nicht das fertige LV? Weil die X83 genau die Felder offen lässt, die der Bieter füllen soll. So bleibt der Vergleich der Angebote sauber.

Brauche ich GAEB als Handwerksbetrieb? Nur, wenn Sie an Ausschreibungen teilnehmen oder für Generalunternehmer und die öffentliche Hand arbeiten. Für den Privatkundenauftrag reicht ein gutes Angebot.

Quellen

• GAEB DA XML, Regelungen des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen: gaeb.de
• GAEB DA XML Datenaustauschphasen X81 bis X86 und X31
• REB-VB 23.003, Allgemeine Mengenberechnung (Ausgabe 2009)