Aufbewahrungsfrist

Am Bau laufen mehrere Fristen nebeneinander: steuerliche, umsatzsteuerliche, arbeitsrechtliche und vertragliche. Maßgeblich ist immer die längste.

Steuer- und handelsrechtliche Fristen

Nach § 147 AO und § 257 HGB sind unter anderem aufzubewahren:

• Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen: zehn Jahre
• Buchungsbelege: Die Frist wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt.
• empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe: sechs Jahre

Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch nicht abgelaufene Festsetzungsfrist von Bedeutung sind.

Umsatzsteuer

Nach § 14b UStG hat der Unternehmer ein Doppel der von ihm ausgestellten Rechnungen sowie alle erhaltenen Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Bei Bauleistungen an Privatpersonen gilt für den Leistungsempfänger eine zweijährige Aufbewahrungspflicht, auf die in der Rechnung hinzuweisen ist.

Vertragliche Gründe

Unabhängig von steuerlichen Fristen sollten Bauunterlagen mindestens bis zum Ablauf der Verjährung von Mängelansprüchen vollständig bleiben, also im VOB-Vertrag regelmäßig vier Jahre und im BGB-Vertrag fünf Jahre ab Abnahme, gegebenenfalls länger bei vereinbarter Gewährleistungssicherheit. Dazu zählen Aufmaßblätter, Mengenblätter, Protokolle, Pläne und die Bauakte.

Arbeitsrecht

Nach § 17 MiLoG und § 16 Abs. 2 ArbZG sind Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Lohnunterlagen gelten längere sozialversicherungsrechtliche Fristen.

Form

Digitale Unterlagen sind im Originalformat aufzubewahren und müssen während der gesamten Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben, siehe GoBD.

Häufige Fehler

• Nur der Ausdruck einer E-Rechnung wird archiviert.
• Projektunterlagen werden nach der Schlussrechnung entsorgt, obwohl die Gewährleistung läuft.
• Archivsystem wird gewechselt, ohne die Lesbarkeit alter Daten zu sichern.

BauGrid legt Projektdokumente und E-Rechnungen an einem Ort mit Versionen und Protokoll ab (Dateiablage, E-Rechnung).