GoBD

Die GoBD sind kein Gesetz, sondern die Verwaltungsauffassung zur Auslegung der Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs. In einer Betriebsprüfung sind sie der Maßstab.

Die Grundsätze

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.
• Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle sind lückenlos aufzuzeichnen.
• Richtigkeit: Sachverhalte sind zutreffend abzubilden.
• Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung: Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu erfassen.
• Ordnung: Systematische Ablage, keine wahllose Sammlung.
• Unveränderbarkeit: Änderungen müssen protokolliert und der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleiben.

Bedeutung am Bau

Betroffen sind nicht nur Buchhaltungsdaten. Auch vor- und nachgelagerte Systeme fallen unter die GoBD, soweit sie steuerlich relevante Daten enthalten. Am Bau sind das insbesondere:

• Rechnungsausgang und Rechnungseingang, einschließlich E-Rechnungen
• Aufmaße und Mengenblätter, soweit sie die Rechnung tragen
• Stundennachweise und Stundenlohnzettel
• Kassen- und Fahrtenbuchdaten
• Warenwirtschaft, Bestellungen und Lieferscheine

Aufbewahrung und Datenzugriff

Digitale Unterlagen sind im Originalformat aufzubewahren, siehe Aufbewahrungsfrist. Ein Ausdruck genügt nicht. Der Prüfer kann Datenzugriff verlangen, entweder unmittelbar am System, mittelbar über Auswertungen oder durch Überlassung von Daten auf einem Datenträger.

Verfahrensdokumentation

Zu den GoBD gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und gelöscht werden.

Häufige Fehler

• Belege werden in einer Tabelle vorerfasst, die später überschrieben wird.
• E-Rechnungen werden nur als PDF archiviert.
• Kein Protokoll darüber, wer wann was geändert hat.
• Keine Verfahrensdokumentation, was in der Prüfung regelmäßig beanstandet wird.

BauGrid legt E-Rechnungen GoBD-konform ab und protokolliert Änderungen in der Dateiablage (E-Rechnung, Dateiablage).