E-Rechnung

Der Begriff E-Rechnung wird oft für jede Rechnung verwendet, die per E-Mail kommt. Steuerlich und rechtlich ist er enger gefasst: Entscheidend ist, dass die Daten maschinenlesbar strukturiert vorliegen.

Was eine E-Rechnung ausmacht

• ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht
• automatische, elektronische Verarbeitung ohne manuelles Abtippen
• Ausstellung, Übermittlung und Empfang in diesem Format

Ein eingescanntes Papier oder ein reines PDF erfüllen diese Anforderungen nicht. Sie gelten als sonstige Rechnung.

Formate in Deutschland

• [XRechnung](/glossar/xrechnung): rein strukturiertes XML, Standard im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern.
• [ZUGFeRD](/glossar/zugferd) ab dem Profil EN 16931: hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML. Maßgeblich sind die strukturierten Daten.

Der Transport erfolgt über E-Mail, Portale oder Netzwerke wie Peppol. Bei öffentlichen Auftraggebern ist regelmäßig die Leitweg-ID anzugeben.

Besonderheiten am Bau

• Der Leistungszeitraum und der Bezug zum Bauvorhaben gehören in die strukturierten Felder, nicht nur in einen Freitext.
• Anlagen wie Aufmaßblätter und Mengenblätter müssen mitgeliefert werden; die Prüfbarkeit nach § 14 VOB/B bleibt unabhängig vom Format bestehen.
• Bei § 13b UStG ist der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers strukturiert abzubilden.
• Abzüge wie Sicherheitseinbehalt und Skonto gehören in die vorgesehenen Felder.

Aufbewahrung

E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren, siehe GoBD und Aufbewahrungsfrist. Ein Ausdruck genügt nicht.

Häufige Fehler

• PDF per E-Mail versandt und für eine E-Rechnung gehalten.
• Nur das PDF eines hybriden Formats archiviert, nicht die XML-Daten.
• Pflichtfelder wie Leitweg-ID oder Bestellnummer fehlen, die Rechnung wird abgewiesen.

BauGrid erstellt XRechnung und ZUGFeRD 2.3 nach EN 16931 mit Leitweg-ID, liest eingehende E-Rechnungen aus und legt sie GoBD-konform ab (E-Rechnung, Rechnungswesen).