E-Rechnungspflicht

Für Bauunternehmen ist die E-Rechnungspflicht keine abstrakte Zukunftsfrage. Wer für die öffentliche Hand baut, arbeitet seit Jahren mit XRechnung; im gewerblichen Bereich kommt die Pflicht gestuft hinzu.

Öffentliche Auftraggeber

Für Rechnungen an Behörden des Bundes ist die elektronische Rechnung nach der E-Rechnungsverordnung verpflichtend; ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis zu einem Bagatellbetrag. Die Länder haben eigene Regelungen erlassen, die sich in Details unterscheiden. Übermittelt wird über die Rechnungseingangsplattformen, angesteuert über die Leitweg-ID oder über Peppol.

Inländische Umsätze zwischen Unternehmen

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich zum Regelfall erklärt:

• Seit dem 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
• Übergangsregelungen: Für den Versand gelten gestufte Übergangsfristen, in denen Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig bleiben; für kleinere Unternehmen mit geringerem Vorjahresumsatz gilt eine längere Frist.
• Danach: Der Versand strukturierter Rechnungen wird für inländische B2B-Umsätze verbindlich.

Die genauen Stichtage stehen in den Übergangsvorschriften des Umsatzsteuergesetzes. Wer heute schon strukturiert versendet, ist auf jeden Stichtag vorbereitet.

Was Betriebe vorbereiten sollten

• Empfangsweg festlegen und im Impressum sowie gegenüber Kunden kommunizieren
• Formate klären: XRechnung, ZUGFeRD ab Profil EN 16931
• Archivierung im Originalformat sicherstellen, siehe GoBD
• Stammdaten prüfen: USt-IdNr., Bankverbindung, Leitweg-ID je Auftraggeber
• Prüfprozess anpassen, damit strukturierte Daten und Anlagen zusammenbleiben

Häufige Fehler

• Empfangspostfach existiert, wird aber nicht überwacht.
• Rechnungen werden ausgedruckt und nur als PDF archiviert.
• Anlagen zur Prüfbarkeit fehlen, weil nur die strukturierten Daten übertragen werden.

BauGrid erstellt XRechnung und ZUGFeRD 2.3 nach EN 16931 mit Leitweg-ID und legt E-Rechnungen GoBD-konform ab (E-Rechnung). Eine vorhandene XRechnung lässt sich mit dem kostenlosen Viewer im Browser prüfen.