Bauakte

Ein Bauprojekt erzeugt über Jahre Unterlagen, die im Streitfall über Ansprüche entscheiden. Die Bauakte ist der Ort, an dem sie so abgelegt werden, dass man sie auch nach fünf Jahren wiederfindet.

Inhalt

• Vertragsunterlagen: Bauvertrag, Leistungsverzeichnis, Vergabeunterlagen, Nachträge
• Planung: Ausführungspläne mit Plankopf, Revisionen, Planlaufliste
• Ausführung: Bautagesberichte, Wetter, Personal- und Gerätelisten, Fotodokumentation
• Kommunikation: Protokolle, Behinderungsanzeigen, Bedenkenanmeldungen, Schriftverkehr
• Abrechnung: Aufmaßblätter, Mengenblätter, Abschlags- und Schlussrechnungen
• Abnahme: Abnahmeprotokoll, Mängellisten, Revisionsunterlagen
• Arbeitsschutz: Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungen, SiGe-Plan

Aufbewahrung

Für die Aufbewahrung gelten mehrere Fristen nebeneinander. Handels- und steuerrechtlich richten sich Belege nach § 147 AO und § 257 HGB, siehe Aufbewahrungsfrist. Unabhängig davon sollte die Bauakte mindestens bis zum Ablauf der Verjährung von Mängelansprüchen vollständig bleiben, also im VOB-Vertrag regelmäßig vier Jahre und im BGB-Vertrag fünf Jahre ab Abnahme.

Ordnung

Bewährt hat sich eine feste Ordnerstruktur je Projekt, die aus einer Vorlage entsteht, damit alle Projekte gleich aufgebaut sind. Wichtig sind sprechende Dateinamen mit Datum und Version sowie ein Protokoll darüber, wer wann welche Datei geändert oder freigegeben hat.

Bedeutung im Streitfall

Wer eine Bauzeitverlängerung oder einen Nachtrag durchsetzen will, braucht Belege aus der Zeit des Geschehens. Nachträglich erstellte Aufstellungen haben geringen Beweiswert. Die Bauakte entscheidet damit oft mehr über den Ausgang als die Rechtslage.

Häufige Fehler

• Unterlagen liegen verteilt in E-Mail-Postfächern und auf privaten Geräten.
• Keine Versionierung, sodass unklar ist, welcher Plan gebaut wurde.
• Fotos ohne Datum und Ort.
• Nach Projektende wird die Akte nicht abgeschlossen und wandert in Kisten.

BauGrid legt alle Projektdokumente an einem Ort ab, mit Ordnern aus Vorlagen, Vorschau, Freigabe je Firma und Protokoll (Dateiablage).