Verfahrensdokumentation

Ohne Verfahrensdokumentation kann ein Prüfer nicht beurteilen, ob die digitale Buchführung ordnungsgemäß ist. Sie ist deshalb kein Selbstzweck, sondern der Nachweis, dass der Betrieb seine Prozesse im Griff hat.

Aufbau

Üblich ist eine Gliederung in vier Teile:

1. Allgemeine Beschreibung: Unternehmen, Geschäftsmodell, eingesetzte Systeme, Verantwortlichkeiten.
2. Anwenderdokumentation: Wie arbeiten die Beschäftigten mit den Systemen? Wer darf was?
3. Technische Systemdokumentation: Welche Programme, Schnittstellen, Datenbanken und Speicherorte gibt es?
4. Betriebsdokumentation: Sicherung, Zugriffsschutz, Notfall, Löschkonzept, Änderungen.

Dazu kommen Beschreibungen einzelner Prozesse, insbesondere der Belegwege.

Inhalte für Bauunternehmen

• Weg der Ausgangsrechnung: von der Mengenermittlung über die prüfbare Rechnung bis zur E-Rechnung
• Weg der Eingangsrechnung: Empfang, Erfassung, sachliche und rechnerische Prüfung, Freigabe, Zahlung
• ersetzendes Scannen von Papierbelegen, etwa Lieferscheinen von der Baustelle
• Erfassung der Arbeitszeiten und Weiterverarbeitung in Lohn und Nachkalkulation
• Kassen, Fahrtenbuch und Materialentnahmen
• Berechtigungen und Vertretungsregelungen

Ersetzendes Scannen

Werden Papierbelege digitalisiert und die Originale vernichtet, muss der Ablauf dokumentiert sein: wer scannt, wie wird die Vollständigkeit geprüft, wie die Lesbarkeit sichergestellt, wann wird vernichtet. Ohne diese Beschreibung ist die Vernichtung riskant.

Pflege

Die Dokumentation ist zu aktualisieren, wenn sich Systeme oder Abläufe ändern. Frühere Fassungen sind aufzubewahren, damit für jeden Zeitraum das damals geltende Verfahren nachvollziehbar bleibt. Die Aufbewahrung richtet sich nach der Aufbewahrungsfrist.

Häufige Fehler

• Eine Mustervorlage ohne Bezug zum eigenen Betrieb.
• Systemwechsel ohne Aktualisierung.
• Keine Beschreibung der Belegwege von der Baustelle ins Büro.
• Alte Fassungen gelöscht, sodass frühere Zeiträume nicht mehr belegbar sind.

BauGrid führt Dokumente mit Versionen und Protokoll und legt E-Rechnungen GoBD-konform ab (Dateiablage, E-Rechnung).