Schlussrechnung nach VOB/B: prüfbar einreichen, Fristen einhalten

Stand: 02.09.2026. Fachbeitrag zu § 14 und § 16 VOB/B. Keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Bei der Schlussrechnung geht es nicht mehr um den nächsten Abschlag, sondern um das Ergebnis des ganzen Projekts. Genau deshalb passieren hier die teuersten Fehler: eine versäumte Einreichungsfrist, eine Aufstellung, die nicht prüfbar ist, und vor allem der vergessene Vorbehalt gegen die Schlusszahlung. Dieser Beitrag geht den Ablauf vom letzten Aufmaß bis zum Zahlungseingang durch.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Schlussrechnung ist nach § 14 Abs. 3 VOB/B bei Ausführungsfristen bis zu drei Monaten spätestens zwölf Werktage nach Fertigstellung einzureichen. Je weitere drei Monate Ausführungsfrist verlängert sich die Frist um sechs Werktage.
• Reicht der Auftragnehmer nicht fristgerecht ein, kann der Auftraggeber die Rechnung nach Nachfristsetzung auf Kosten des Auftragnehmers selbst aufstellen (§ 14 Abs. 4 VOB/B).
• Fällig wird die Schlusszahlung nach § 16 Abs. 3 VOB/B alsbald nach Prüfung und Feststellung, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung.
• Wird die Schlusszahlung vorbehaltlos angenommen, können Nachforderungen ausgeschlossen sein, sofern der Auftraggeber in Textform über die Schlusszahlung unterrichtet und auf diese Wirkung hingewiesen hat. Der Vorbehalt ist binnen 28 Tagen zu erklären und innerhalb weiterer 28 Tage zu begründen.
• Prüfbar heißt: Der Auftraggeber kann die Rechnung mit zumutbarem Aufwand nachvollziehen. Ohne Mengenermittlung geht das nicht.
• Die Schlussrechnung ist kein neues Format. Wer kumuliert abgerechnet hat, schreibt sie als letzte kumulierte Rechnung.

Wann die Schlussrechnung fällig ist

Die Einreichungsfrist knüpft an die Fertigstellung an, nicht an die Abnahme. Sie richtet sich nach der vertraglichen Ausführungsfrist:

Werktage sind nicht Arbeitstage im Sinne der eigenen Betriebsferien. Rechnen Sie konservativ.

Die Frist ist keine Ausschlussfrist im Sinne eines Anspruchsverlusts, aber sie hat Zähne: Nach § 14 Abs. 4 VOB/B darf der Auftraggeber nach fruchtlosem Ablauf einer Nachfrist die Abrechnung selbst aufstellen, und zwar auf Kosten des Auftragnehmers. Eine fremd erstellte Schlussrechnung fällt selten zugunsten des Auftragnehmers aus.

Sonderfall Kündigung: Nach § 8 Abs. 6 VOB/B kann der Auftragnehmer nach einer Kündigung Aufmaß und Abnahme der ausgeführten Leistungen alsbald verlangen. Wer hier zögert, verliert die Möglichkeit, den Leistungsstand gemeinsam festzustellen.

Was eine Schlussrechnung prüfbar macht

§ 14 Abs. 1 VOB/B verlangt eine prüfbare Abrechnung. Der Maßstab ist der Empfängerhorizont: Ein sachkundiger Mitarbeiter des Auftraggebers muss die Rechnung mit zumutbarem Aufwand nachvollziehen können. Praktisch bedeutet das:

1. Vollständige Leistungsaufstellung je Position mit OZ, Kurztext, Einheit, Einheitspreis, ausgeführter Menge und Gesamtbetrag, in der Reihenfolge des Leistungsverzeichnisses.
2. Mengenermittlung als Anlage je Position, mit Ansatz, Ort und Ergebnis. Bei öffentlichen Auftraggebern in der Form nach REB 23.003, sonst als nachvollziehbares Aufmaßblatt.
3. Nachträge getrennt vom Hauptauftrag, mit Bezug auf die jeweilige Beauftragung oder Nachtragsvereinbarung.
4. Stundenlohnarbeiten mit den gegengezeichneten Stundenlohnzetteln als Beleg.
5. Verrechnung aller Abschlagszahlungen netto, einzeln mit Nummer und Datum.
6. Abzüge und Einbehalte als eigene Zeilen mit Angabe der vertraglichen Grundlage.
7. Umsatzsteuer korrekt behandelt, bei Bauleistungen an andere Bauleistende der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG.
8. Pflichtangaben nach § 14 UStG, also unter anderem fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer oder USt-IdNr. und Leistungszeitraum.

Eine nicht prüfbare Rechnung wird nicht fällig. Das ist der eigentliche Hebel: Wer die Anlagen weglässt, um schneller zu sein, verzögert seine eigene Zahlung.

Wichtig ist außerdem die Bezeichnung. Schreiben Sie "Schlussrechnung" darauf. Eine als Abschlagsrechnung bezeichnete Rechnung löst die Wirkungen der Schlussrechnung nicht aus, und umgekehrt kann eine versehentlich als Schlussrechnung bezeichnete Rechnung Wirkungen auslösen, die Sie nicht wollten. Mehr dazu im Glossar unter Schlussrechnung und Prüfbarkeit.

Der Aufbau: die letzte kumulierte Rechnung

Wer während der Bauzeit kumuliert abgerechnet hat, hat es jetzt leicht. Die Schlussrechnung ist strukturell dieselbe Rechnung wie der letzte Abschlag, nur mit dem endgültigen Leistungsstand:

Wer dagegen einzelne Abschlagsrechnungen ohne Fortschreibung gestellt hat, muss beim Übergang zur Schlussrechnung die Systematik wechseln, und genau dort entstehen Übertragungsfehler. Die Gründe dafür stehen im Beitrag Abschlagsrechnung nach VOB/B, die Mechanik der kumulierten Fortschreibung im älteren Beitrag Abschlagsrechnung VOB/B kumulativ.

Der Vorbehalt gegen die Schlusszahlung

Dieser Abschnitt ist der teuerste des ganzen Beitrags. Nach § 16 Abs. 3 VOB/B kann die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung Nachforderungen ausschließen. Voraussetzung ist, dass der Auftraggeber den Auftragnehmer in Textform über die Schlusszahlung unterrichtet und auf diese Ausschlusswirkung hingewiesen hat.

Die Fristen dazu:

• 28 Tage nach Zugang dieser Mitteilung, um den Vorbehalt zu erklären.
• Weitere 28 Tage, um den Vorbehalt zu begründen, in der Regel durch eine prüfbare Rechnung über die Nachforderung oder eine eingehende Begründung.

Drei Konsequenzen für die Praxis:

1. Jede Zahlungsmitteilung des Auftraggebers sofort lesen. Der Hinweis auf die Ausschlusswirkung steht selten in Fettdruck.
2. Vorbehalt schriftlich und fristwahrend erklären, auch wenn die Höhe der Nachforderung noch nicht feststeht. Die Begründung folgt in der zweiten Frist.
3. Frist im Kalender führen, nicht im Kopf. 28 Tage sind nach einem langen Projekt schnell vorbei.

Der Vorbehalt gehört zu den Fristen, die in einer Vertragsübersicht stehen sollten. Wie ein Fristenmonitoring über das ganze Projekt aussieht, beschreibt der Beitrag Vertragsverwaltung im Bau.

Nach der Einreichung: Prüfung, Kürzung, Zahlung

Der Auftraggeber prüft und stellt fest. Kürzt er Positionen, muss die Kürzung nachvollziehbar und der Position zugeordnet sein. Den unstrittigen Teil muss er zahlen; strittige Positionen darf er zurückstellen, nicht die ganze Rechnung.

Zahlt er nicht, gilt das Verzugsregime des § 16 Abs. 5 VOB/B mit Nachfristsetzung und Verzugszinsen. Parallel bleibt die Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB ein Instrument, das unabhängig von der VOB/B besteht.

Häufig übersehen: Auch nach der Schlusszahlung laufen Fristen weiter. Der Sicherheitseinbehalt für Mängelansprüche wird erst nach Ablauf der Verjährungsfrist frei, und er wird selten von allein zurückgezahlt. Details dazu im Beitrag Sicherheitseinbehalt und Bürgschaft am Bau.

Die häufigsten Fehler

• Zu spät eingereicht. Der Auftraggeber stellt die Rechnung selbst auf.
• Ohne Mengenermittlung eingereicht. Nicht prüfbar, also nicht fällig.
• Nachträge im Hauptauftrag versteckt. Macht die gesamte Rechnung angreifbar.
• Nicht beauftragte Nachträge abgerechnet. Ohne Beauftragung oder anerkannte Anordnung kein Zahlungsanspruch.
• Vorbehalt vergessen. Nachforderungen sind weg, obwohl sie berechtigt waren.
• Abschläge brutto statt netto verrechnet. Ein Rechenfehler, der die ganze Rechnung unglaubwürdig macht.
• Stundenlohnzettel ohne Gegenzeichnung als Beleg beigefügt.
• Regieleistungen und Nachträge ohne Ortsbezug. Der Prüfer findet sie im Bauwerk nicht wieder.

Eine Reihenfolge, die funktioniert

1. Vor Fertigstellung: verdeckte Leistungen gemeinsam feststellen lassen, offene Nachträge klären, Stundenlohnzettel gegenzeichnen lassen.
2. Nach Fertigstellung: Aufmaß abschließen, Mengenblätter je Position finalisieren und sperren.
3. Rechnung aufbauen: kumulierte Leistung, Nachträge getrennt, alle Abschläge verrechnen.
4. Anlagen zusammenstellen: Mengenermittlung, Aufmaßblätter, Stundenlohnzettel, Nachtragsvereinbarungen, Abnahmeprotokoll.
5. Fristgerecht einreichen und den Zugang dokumentieren.
6. Zahlungsmitteilung überwachen und den Vorbehalt fristgerecht erklären, wenn Nachforderungen offen sind.
7. Einbehalte in die Fristenliste eintragen, mit Datum der Rückforderung.

Wie BauGrid das unterstützt

Im Rechnungswesen baut die Schlussrechnung auf denselben Daten auf wie jeder Abschlag zuvor:

• Abschlags- und Schlussrechnungen bauen kumulativ aufeinander auf, bereits abgerechnete Beträge werden fortgeschrieben. Es gibt keinen Systemwechsel am Ende.
• Menge, Einheitspreis und Gesamtpreis kommen je Position aus der Mengenermittlung, gefüllt aus dem Aufmaß am PDF-Plan. Das Mengenblatt geht als Anlage mit, als PDF, Excel, DA11 oder X31.
• Nachträge aus dem Nachtragsmodul erscheinen als eigener Block, getrennt vom Hauptauftrag, und wandern erst mit Freigabebeleg ins Haupt-LV.
• Gegengezeichnete Stundenlohnzettel lassen sich als Beleg an die Rechnung hängen.
• Der Versand erfolgt als PDF oder als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, mit den angehakten Anlagen.
• Zahlungseingänge und Teilzahlungen werden erfasst, der offene Saldo je Rechnung und je Projekt bleibt aktuell und läuft im Controlling zusammen.

Der Starter-Tarif mit einem Projekt und fünf Nutzern ist dauerhaft kostenlos, die weiteren Konditionen stehen auf der Preisseite. Wer die Struktur zunächst in Excel abbilden will, findet unter Abschlagsrechnung-Vorlage eine kumulierte Aufstellung mit Sicherheitseinbehalt und Zahlbetrag, die sich für die Schlussrechnung weiterverwenden lässt. Muster, keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Muss die Abnahme vor der Schlussrechnung erfolgen? Die Einreichungsfrist knüpft an die Fertigstellung an. Die Fälligkeit der Vergütung setzt aber grundsätzlich die Abnahme voraus. Beides gehört im Projektplan nah beieinander.

Was ist, wenn der Auftraggeber die Prüfung verschleppt? Die Fälligkeit tritt nach § 16 Abs. 3 VOB/B spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung ein. Eine bloß unterlassene Prüfung verschiebt sie nicht beliebig.

Kann ich nach der Schlussrechnung noch Nachträge geltend machen? Nur mit rechtzeitigem Vorbehalt gegen die Schlusszahlung und innerhalb der Verjährung. Ohne Vorbehalt wird es schwierig.

Gilt das alles auch beim BGB-Vertrag? Nein. Die Fristen des § 14 und § 16 VOB/B gelten nur, wenn die VOB/B vereinbart ist. Beim BGB-Bauvertrag gelten die gesetzlichen Regeln, insbesondere zur Abnahme und Fälligkeit.

Quellen

• § 14 VOB/B, Abrechnung (insbesondere Abs. 1, 3 und 4)
• § 16 VOB/B, Zahlung (insbesondere Abs. 3 und Abs. 5)
• § 8 Abs. 6 VOB/B, Aufmaß und Abnahme nach Kündigung
• § 650f BGB, Bauhandwerkersicherung: gesetze-im-internet.de/bgb/__650f.html
• § 13b UStG, Leistungsempfänger als Steuerschuldner: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html