Der Abrechnungs-Zyklus
Vom Leistungsverzeichnis bis zur Schlussrechnung - Sie werden sehen, wie wenige Schritte es wirklich sind.
Ein Bauprojekt läuft in BauGrid als Kreislauf: Jeder Schritt reicht seine Daten an den nächsten weiter. Sie geben eine Zahl also genau einmal ein - der Rest ergibt sich von selbst.
Wo steigen Sie ein?
Das Wichtigste zuerst: Sie müssen nicht am Anfang beginnen. BauGrid ist für beide Wege gebaut - ob Sie noch kalkulieren und anbieten oder den Auftrag längst in der Tasche haben. Was Sie nicht brauchen, überspringen Sie einfach.
Ausschreibung als GAEB X83 rein, kalkulieren, Preise bei Nachunternehmern anfragen, Angebot als X84 zurück.
Auftrags-LV als GAEB X86 rein - und direkt aufmessen und abrechnen. Kalkulation und Preisanfragen brauchen Sie dafür nicht.
Kein LV zur Hand? Dann schreiben Sie die Rechnung direkt - mit eigenen Positionen, ganz ohne Vorarbeit.
Legen Sie die OZ-Maske fest, bevor Sie importieren - sie bestimmt die Nummern im ganzen Projekt.
- GAEB-Datei per Drag-and-drop hineinziehen - das LV steht in Sekunden. BauGrid erkennt die Phase automatisch: X81 Kostenschätzung, X83 Ausschreibung, X84 Angebot, X86 Auftrag.
- Kein LV zur Hand? Dann lassen Sie es sich von BauKI vorschlagen und ergänzen - Sie prüfen nur noch.
- Aufgebaut wie gewohnt: Los, Titel, Position. Alle Positionsarten sind dabei - Normal, Alternativ (AP) mit Grundposition, Bedarfs- und Eventualposition, Stundenlohn und reine Hinweistexte.
- Rechts finden Sie Deckblatt, Vorbemerkungen und die Zusammenstellung, die Ihre Summen sauber nach Art trennt.
- Kostenträger aus dem GAEB-Katalog werden automatisch übernommen und bis ins Mengenblatt vererbt.
- Für Nachunternehmer teilen Sie das LV oder geben die Bietervorlage heraus: ein geschütztes Excel, in das nur Preise eingetragen werden können.
Sind zu einer Position erst einmal Daten entstanden - gemessene Mengen im Aufmaß, eine Vergabe an einen Nachunternehmer oder eine Rechnung - dann lässt sich diese Position nicht mehr löschen, und das LV als Ganzes ebenso wenig. Ändern dürfen Sie weiterhin alles: Texte, Mengen, Einheiten und Preise. Und neue Positionen können Sie jederzeit ergänzen. Das ist Absicht: Es verhindert, dass Ihnen jemand die Grundlage unter einer bereits gestellten Rechnung wegzieht.
Zuschläge werden addiert, nicht multipliziert - so wie es das VHB 221 vorsieht.
- Sie bauen den Einheitspreis aus Teilkosten auf: Lohn, Stoff, Gerät, Sonstiges, Nachunternehmer.
- Gerechnet wird ungerundet, gerundet erst in Anzeige und Export - genau wie iTWO es macht. Ihre Zahlen passen also zum Prüfer.
- Ihr Kalkulationspreis und der LV-Verkaufspreis bleiben getrennt: Die Marge taucht in keinem Export an den Auftraggeber auf.
- Die Urkalkulation bleibt erhalten. Im Nachtragsstreit ist sie oft das wichtigste Dokument, das Sie haben.
- Haben Sie den Auftrag schon? Dann können Sie diesen Schritt überspringen und direkt aufmessen.
Stellen Sie die Rundung so ein wie das Prüfprogramm Ihres Auftraggebers - dann stimmen die Mengen auf den Cent.
- Messen Sie direkt am PDF-Plan oder tippen Sie Rechenansätze ins Mengenblatt - beides landet in derselben Zeile.
- Unter Einstellungen > Rundung wählen Sie 2 oder 3 Stellen, ganz wie der Auftraggeber es verlangt. Das wirkt sofort, auch auf alles, was Sie schon erfasst haben.
- Mit Adressen (Blatt und Zeile) verweisen Sie von einer Zeile auf die andere. Hilfswerte mit Kennzeichen H zählen nicht zur Summe.
- Für die Prüfung beim Auftraggeber exportieren Sie als DA11 oder X31.
- Und wenn Sie sichergehen wollen: Ein Klick auf 3D macht aus den Messungen einen Körper - vergessene Höhen oder doppelte Flächen sehen Sie sofort.
Abschläge bauen kumulativ aufeinander auf - jede Rechnung zeigt den Stand gesamt, nicht nur den Zeitraum.
- Sie ordnen Ihre Mengen einer Abrechnungszeile (AZ) zu, und daraus entsteht die Abschlagsrechnung. Ohne Abtippen.
- Kumuliert heißt: Leistungsstand gesamt, abzüglich der Abschlagszahlungen, die Sie schon erhalten haben.
- Nachlass, Sicherheitseinbehalt, Bauabzugsteuer nach § 48 EStG und weitere Abzüge ergeben am Ende den Zahlbetrag.
- Pauschalpositionen sind gedeckelt: Mehr als vereinbart kann gar nicht erst abgerechnet werden.
- Arbeiten Sie als Nachunternehmer für einen GU? Dann setzen Sie das Häkchen §13b - die Umsatzsteuer geht auf 0 und der Pflichtsatz steht automatisch auf dem PDF.
- Zwei Rollen teilen sich die Arbeit: Der Abrechner erstellt die Rechnung, der Prüfer - auch eine externe Firma - sieht die Mengen durch, kommentiert und gibt frei oder lehnt ab.
MwSt-Satz, Sicherheitseinbehalt, Nachlass, Skonto und Zahlungsfrist stellen Sie in der Projekt-Rechnung ein. Im Rechnungswesen sind sie danach schreibgeschützt - alles Weitere steht im Thema Rechnung im Projekt.
Nach der Freigabe ist der Beleg gesperrt. Zurückholen geht nur über „Zurück an Abrechner“ und nur, solange er nicht beim Kunden ist.
- Ein Klick auf „An Rechnungswesen“ - und die Projekt-Rechnung liegt im Büro.
- Dort prüfen und kontieren Sie, erzeugen XRechnung (UBL) oder ZUGFeRD und versenden per E-Mail. Alles an einem Ort.
- Ab der Freigabe ist der Beleg GoBD-sicher gesperrt. Das schützt Sie bei jeder Prüfung.
- Zahlungseingang, offener Saldo und Mahnwesen laufen ebenfalls hier mit.
- Für Auftraggeber mit eigener AVA können Sie die Rechnung zusätzlich als GAEB X89 mitgeben - dann prüft deren System automatisch gegen das Auftrags-LV.
Erst mit der Übernahme wird der Nachtrag Teil des LV - und nur bestätigte Nachträge zählen zur Auftragssumme.
- Den Knopf „Nachträge“ finden Sie oben im LV. Dort entsteht das Nachtragsangebot mit eigenen Positionen und eigener Kalkulation - sauber getrennt vom Hauptauftrag.
- Angebot als PDF verschicken und per Freigabe-Link genehmigen lassen. Sagt der Bauherr Ja, entsteht das Vereinbarungs-Protokoll automatisch.
- Bei der Übernahme legt BauGrid den Titel „Nachtrag N“ im LV an - danach messen und rechnen Sie ab wie bei jeder anderen Position.
- Solange ein Nachtrag im Entwurf ist, bleibt er gegen Änderungen aus dem LV gesperrt. Niemand verschiebt Ihnen versehentlich die Grundlage.
Erst nach der Abnahme - mit ihr startet die Gewährleistungsfrist.
- Die Schlussrechnung fasst alles zusammen: Hauptauftrag plus bestätigte Nachträge.
- Abzüglich aller erhaltenen Abschlagszahlungen bleibt Ihre Restforderung.
- Den Gewährleistungseinbehalt können Sie durch eine Bürgschaft nach § 17 VOB/B ablösen.
- Fertig. Der Zyklus für dieses Projekt ist geschlossen - und Sie haben jede Zahl genau einmal eingegeben.
Die LV-Position trägt ihre Menge, die Menge trägt ihren Preis, die Rechnung trägt ihre Position. Wer eine Zahl korrigiert, korrigiert sie genau einmal - alles andere zieht automatisch nach.
Häufige Fragen
Muss ich wirklich alle Schritte nacheinander machen?
Nein. Der Zyklus zeigt den vollständigen Weg, aber jedes Modul funktioniert auch allein. Sie können ohne LV direkt eine Rechnung schreiben oder nur Mengen erfassen. Der Vorteil des Kreislaufs ist einfach, dass die Daten von selbst weiterlaufen.
Wo genau kommt ein Nachtrag rein?
Ein Nachtrag läuft durch denselben Kreislauf: kalkulieren, als Nachtrag ins LV aufnehmen, Mengen erfassen und in die nächste Abschlagsrechnung stellen. Zur aktuellen Auftragssumme zählen nur bestätigte Nachträge.
Warum kann ich eine Rechnung nach der Freigabe nicht mehr ändern?
Das ist die GoBD-Sperre: Freigegebene Belege sind unveränderbar, und genau das schützt Sie bei einer Prüfung. Solange die Rechnung noch nicht beim Kunden ist, holen Sie sie im Rechnungswesen mit „Zurück an Abrechner“ zurück. Danach hilft nur noch eine Korrekturrechnung oder Storno.
Wie stelle ich sicher, dass meine Mengen zur Prüfung des Auftraggebers passen?
Stellen Sie im Mengenblatt unter Einstellungen > Rundung dieselbe Rundung ein, die das Prüfprogramm Ihres Auftraggebers verwendet, zum Beispiel „Ansätze auf 2 Stellen runden“. Die Einstellung wirkt sofort, auch auf bereits erfasste Zeilen.