E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD
Welches Format wann, welche Angaben Pflicht sind und was die Prüfung vor dem Erzeugen abfängt.
Eine E-Rechnung ist kein PDF mit Rechnung darauf, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers lesen kann. BauGrid erzeugt beide gängigen Formen aus derselben Rechnung - Sie müssen nichts doppelt pflegen.
Öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnung, Geschäftskunden nehmen meist ZUGFeRD - ein reines PDF ist keine E-Rechnung.
- XRechnung ist reines XML nach EN 16931 beziehungsweise XRechnung 3.0 - für Bund, Länder und Kommunen.
- ZUGFeRD ist ein Hybrid-PDF nach PDF/A-3 (Factur-X, Profil EN 16931): der Mensch sieht die Rechnung, die Software liest das eingebettete XML. Der übliche Weg zu Geschäftskunden.
- Das reine PDF bleibt für Anschreiben, Druck und Ablage. Das Komplett-Paket als ZIP enthält beides plus die Anlagen als Dateien.
- Beide Formate entstehen aus derselben Rechnung: Zahlbetrag, Abzüge und Skonto stehen im PDF und im XML gleich - eine Quelle, kein zweites Pflegen.
Fehlt eine Pflichtangabe, erzeugt BauGrid gar nichts erst - und nennt genau das fehlende Feld.
- Der Knopf Prüfen listet auf, was für eine gültige E-Rechnung fehlt. Die Meldungen nennen das Feld und die Regel dahinter, nicht nur einen Code.
- Geprüft werden unter anderem: USt-IdNr. oder Steuernummer Ihrer Organisation, IBAN (aus der Rechnung oder der Organisation), Telefon und E-Mail der Organisation als Verkäufer-Kontakt, die Rechnungsnummer und ein gesetzter Empfänger.
- Bei § 13b Reverse-Charge kommt die USt-IdNr. des Empfängers dazu. Bei nicht steuerbaren Rechnungen ist umgekehrt die Steuernummer nötig, weil die USt-IdNr. dort im XML nicht stehen darf.
- Erst wenn nichts mehr fehlt, entsteht die Datei. So merken Sie den Fehler in Ihrem Büro und nicht beim Empfänger.
Fast alle Pflichtangaben hängen an der Organisation - Steuernummer, USt-IdNr., IBAN, Telefon, E-Mail. Einmal in den Stammdaten gepflegt, laufen alle weiteren Rechnungen ohne Rückfrage durch.
Ohne Leitweg-ID nimmt ein öffentlicher Auftraggeber die Rechnung nicht an - sie ist seine Adresse im Rechnungsportal.
- Die Leitweg-ID bekommen Sie vom Auftraggeber, meist mit dem Auftrag. Sie steht im Beleg unter Leitweg-ID / Referenz und wandert als Käufer-Referenz ins XML.
- Daneben gibt es Bestellnummer, Vergabe- oder Auftragsnummer und Objektkennung. Nur ausfüllen, wenn der Auftraggeber sie verlangt.
- Projekt- und Vertragsnummer füllt BauGrid aus der Zuordnung, wenn Sie die Felder leer lassen.
Ein Widerspruch ist unmöglich: Umsatzsteuer über 0 % zusammen mit § 13b lehnt der Server ab, Satz und Betrag.
- Bei Bauleistungen an einen Generalunternehmer schuldet der Empfänger die Steuer. Dann steht die Umsatzsteuer auf 0 und Brutto gleich Netto.
- Den Schalter gibt es genau einmal je Belegart - dort, wo die Beträge bearbeitet werden: in der geschriebenen Ausgangsrechnung im Kopf des Positionen-Reiters, bei einer Eingangsrechnung im Daten-Reiter, bei einer Projekt-Rechnung neben dem MwSt-Feld im Rechnungs-Modal.
- Kommt die Rechnung aus dem Projekt, ist der Schalter im Rechnungswesen grau - das ist kein Fehler, sondern der geerbte Wert. Ändern über Zurück an Abrechner.
- Das PDF druckt den Pflichtsatz zur Steuerschuldnerschaft automatisch, und für XRechnung und ZUGFeRD wird die USt-IdNr. des Empfängers Pflicht.
Erlaubt sind PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX und ODS - alles andere lässt die Norm nicht zu.
- Rechnungsbegründende Unterlagen wie Aufmaß, Stundenzettel oder Fotos lassen sich in die XRechnung oder in die ZUGFeRD-PDF einbetten.
- GAEB X31 und REB D11 sind selbst XML und dürfen nicht eingebettet werden. Diese Dateien gehen separat aus dem Mengen-Modul an den Auftraggeber.
- Was nicht zulässig ist, wird beim Erzeugen still ausgelassen - die Rechnung bleibt gültig. Legen Sie solche Dateien lieber ins Komplett-Paket.
Zahlbetrag gleich Brutto minus Sicherheitseinbehalt minus Bauabzugsteuer minus weitere Abzüge - im PDF und im XML aus derselben Rechnung.
- Sicherheitseinbehalt, Bauabzugsteuer nach § 48 EStG und Ihre eigenen Abzugszeilen erscheinen als Hinweis in der E-Rechnung, damit der Empfänger den Zahlbetrag nachvollziehen kann.
- Eine Skonto-Staffel mit bis zu drei Stufen druckt je Stufe Datum, Prozentsatz und Betrag - und geht maschinenlesbar mit, sodass die Buchhaltung der Gegenseite die Frist automatisch kennt.