Rechnung im Projekt
Abschlag, Schluss, Regie oder Korrektur - mit Steuer, §13b, Einbehalten und Übergabe ins Büro.
Hier wird aus Mengen Geld. Die Rechnung entsteht im Projekt - mit allem, was das Bauvertragsrecht verlangt - und geht anschließend ins Rechnungswesen zum Versand.
Abschläge bauen kumulativ aufeinander auf - jede zeigt den Stand gesamt, abzüglich dessen, was Sie schon bekommen haben.
- Zur Wahl stehen Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung, Nachtragsrechnung, Regierechnung und die Korrekturrechnung.
- Bei Abschlägen ordnen Sie die Mengen einer Abrechnungszeile zu - die AZ ist damit die Klammer zwischen Aufmaß und Rechnung.
- Was Sie bereits erhalten haben, wird abgezogen. Die Teleskop-Rechnung führt BauGrid für Sie.
- Die Liste der gestellten Rechnungen zeigt zu jeder Zeile Netto dieser Rechnung, Netto kumuliert, Brutto, Zahlbetrag, bereits bezahlt und offen - dazu den Stand im Rechnungswesen und in der Prüfung.
Das Häkchen „§13b Reverse-Charge“ sitzt direkt neben dem MwSt-Feld - es erzwingt 0 Prozent.
- Standard rechnet mit Ihrem Steuersatz, üblicherweise 19 oder 7 Prozent.
- Für Bauleistungen an einen Generalunternehmer setzen Sie §13b: Die Umsatzsteuer geht auf 0, und das PDF druckt automatisch den Pflichtsatz zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
- „Nicht steuerbar“ gibt es für echten Schadenersatz - auch hier 0 Prozent, aber mit anderer Begründung auf dem Beleg.
- Die Einstellung wandert bei der Übergabe automatisch mit: in den Pflichtsatz auf dem PDF, in die XRechnung und in die DATEV-Buchung.
Ein Steuersatz über 0 Prozent zusammen mit §13b ist nicht möglich - das lehnt BauGrid ab, und zwar serverseitig, nicht nur in der Maske. Für die E-Rechnung brauchen Sie bei §13b zusätzlich die USt-IdNr. des Empfängers. Fehlt sie, bricht der XRechnungs-Export ab; sie steht im Daten-Reiter oder kommt aus Ihrem Firmenverzeichnis.
Nach der Übergabe zeigt das Büro den §13b-Schalter nur noch an, ändern lässt er sich dort nicht. Das ist kein Fehler, sondern der geerbte Wert aus dem Projekt. Ändern geht über „Zurück an Abrechner“.
Jede Rechnung trägt ihre eigenen Konditionen - Sie stellen sie im Rechnungs-Modal ein, nicht einmal fürs ganze Projekt.
- Nachlass auf die Zwischensumme, Sicherheitseinbehalt für die Gewährleistung, Bauabzugsteuer nach § 48 EStG, Skonto und Zahlungsziel.
- Aus dieser Kette entsteht der Zahlbetrag - genau die Zahl, die Ihr Kunde überweisen soll.
- Pauschalpositionen sind gedeckelt: Mehr als vereinbart lässt sich nicht abrechnen.
- Wichtig: MwSt-Satz, §13b, Nachlass, Sicherheitseinbehalt, Skonto und Zahlungsfrist hängen an der einzelnen Rechnung. Die erste Abschlagsrechnung kann also andere Konditionen haben als die zweite - etwa wenn Sie den Einbehalt nur bis zur Abnahme ziehen.
MwSt-Satz, Einbehalt, Nachlass, Skonto und Zahlungsfrist sind im Rechnungswesen schreibgeschützt. Holen Sie die Rechnung mit „Zurück an Abrechner“ zurück, ändern Sie sie im Projekt und übergeben Sie erneut - das dauert keine Minute.
Der Prüfer darf auch eine externe Firma sein - er sieht die Mengen, aber nicht Ihre Kalkulation.
- In der Spalte Prüfung steht je Rechnung der Knopf Senden. Damit gehen die Mengen dieser Abrechnungszeile an den zugewiesenen Mengen-Prüfer.
- Der Prüfer bekommt eine eingefrorene Kopie vom Zeitpunkt des Sendens. Die AZ ist für Sie gesperrt, bis er zurücksendet - danach steht dort Geprüft erhalten und Sie können nach der Korrektur erneut senden.
- Der Prüfer geht die Mengen durch, markiert einzelne Zeilen und schreibt seine Prüfnotiz. Wie er dabei arbeitet, steht auf der Guide-Seite Mengen (Prüfer*innen).
- Erst danach geht es weiter ins Rechnungswesen - so verlässt keine Rechnung das Haus, die niemand gegengelesen hat.
Anschreiben und Positionsaufstellung gehen immer automatisch mit - dafür gibt es bewusst kein Häkchen.
- Das Mengenblatt hängen Sie in der Ausgangsrechnung über Anhänge und „Aus Projekt“ an: erst Vorschau erzeugen, prüfen, dann anhängen. Wahlweise nur die Abrechnungszeile dieser Rechnung oder das gesamte Aufmaß.
- Der Mitsenden-Haken existiert nur für Zusatz-Anlagen wie Fotos oder Nachweise.
- Mit „An Rechnungswesen“ wandert die Rechnung ins Büro - dort geht es mit Prüfung, E-Rechnung und Versand weiter.
- Beim Übergeben fragt BauGrid nach: Ein Dialog listet Ihre bisherigen Abschlagsrechnungen mit Nummer, Datum und Betrag auf und schlägt vor, welche abgezogen werden.
- Sie haben das letzte Wort - Häkchen entfernen, Beträge ändern oder eigene Zeilen ergänzen. Genau richtig, wenn Sie mitten im Projekt umgestiegen sind: „abzgl. Abschläge 1 bis 14 aus dem Altsystem“ tragen Sie einfach von Hand ein.
- Nach der Übergabe ist die Rechnung für Sie gesperrt: keine Bearbeitung, keine Löschung. Das Rechnungswesen versendet sie oder gibt sie an Sie zurück. In der Liste steht dann Im Rechnungswesen.
- Stimmt etwas nicht, sagt der Dialog es vor der Übergabe - etwa dass für diese Abrechnungszeile keine aktive Zeile im Mengenblatt steht. Inaktive Zeilen werden dabei aus der AZ gelöst, bleiben aber vollständig erhalten und lassen sich später einem offenen Abrechnungszeitraum zuordnen. Erst mit dem Häkchen Verstanden geht es weiter.
Gerechnet wird von Abschlag zu Abschlag: aktueller Leistungsstand abzüglich Einbehalt, minus dasselbe aus der Vorrechnung. Storniert, abgelehnt oder nie übergeben? Dann rutscht der Betrag automatisch in die nächste Rechnung - doppelt abgezogen wird nie. Ab sechs Abzugszeilen fasst der Ausdruck sie zu einer Zeile zusammen und legt die Aufstellung auf die Folgeseite. In der Rechnung selbst bleibt jede Zeile einzeln erhalten.
Im E-Rechnung-Menü der Projekt-Rechnung gibt es zusätzlich „GAEB X89 (Rechnung)“. Diese Datei enthält das vollständige LV, die kumulierten Rechnungsmengen, die Abzüge und die bisherigen Abschläge. Ihr Auftraggeber liest sie direkt in seine AVA ein - iTWO, California und andere - und prüft Ihre Rechnung automatisch gegen das Auftrags-LV. Das erspart beiden Seiten viel Rückfragerei. Voraussetzung: Steuernummer oder USt-IdNr. und volle Anschrift Ihrer Firma, beim Empfänger ebenfalls die volle Anschrift.
Häufige Fragen
Wie schreibe ich eine Rechnung nach §13b?
Im Rechnungs-Modal setzen Sie das Häkchen „§13b Reverse-Charge“ direkt neben dem MwSt-Feld. Die Umsatzsteuer geht automatisch auf 0 Prozent, der gesetzliche Hinweis zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers erscheint von selbst auf dem PDF, und XRechnung sowie ZUGFeRD werden mit der richtigen Steuerkategorie erzeugt. Ein manueller Text im Bemerkungsfeld ist nicht nötig.
Warum bricht mein XRechnungs-Export ab?
Bei §13b ist die USt-IdNr. des Rechnungsempfängers Pflicht. Tragen Sie sie im Daten-Reiter ein oder pflegen Sie sie im Firmenverzeichnis, dann wird sie automatisch übernommen. Für öffentliche Auftraggeber ist zusätzlich die Leitweg-ID erforderlich.
Werden meine bisherigen Abschläge automatisch abgezogen?
Ja. Beim Übergeben ans Rechnungswesen zeigt Ihnen ein Dialog alle bisherigen Abschlagsrechnungen und schlägt den Abzug vor. Sie können Häkchen entfernen, Beträge anpassen oder eigene Zeilen ergänzen - etwa für Abschläge aus einem Altsystem. Bestätigen Sie eine leere Liste, wird bewusst nichts abgezogen.
Gelten MwSt und Einbehalt für das ganze Projekt?
Nein, sie hängen an der einzelnen Rechnung. So kann die zweite Abschlagsrechnung andere Konditionen tragen als die erste. Im Rechnungswesen sind sie danach schreibgeschützt - ändern geht über „Zurück an Abrechner“.
Ich habe mich vertan - kann ich die Rechnung zurückholen?
Ja, solange sie noch nicht beim Kunden ist. Im Rechnungswesen holen Sie sie mit „Zurück an Abrechner“ zurück, korrigieren im Projekt und übergeben erneut. Ist sie bereits versendet, hilft nur noch eine Korrekturrechnung oder ein Storno.