Echtheits-QR: Rechnungsbetrug ins Leere laufen lassen
Ein QR auf dem Anschreiben, eine öffentliche Prüfseite - und Ihr Kunde sieht, welche Bankverbindung wirklich Ihre ist.
Der häufigste Betrug mit Rechnungen ist unspektakulär: Jemand fängt eine Rechnung ab, tauscht die IBAN und schickt sie weiter. Der Empfänger zahlt an den Falschen und Sie warten auf Geld, das nie kommt. Genau dagegen ist der Echtheits-QR gedacht.
Der Schalter sitzt in der Druckvorlage und ist von Haus aus an.
- Auf das Anschreiben druckt BauGrid unten rechts einen QR-Code, darunter denselben Code als Text - für alle, die lieber tippen als scannen.
- Wollen Sie das nicht, schalten Sie es je Druckvorlage ab. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber lassen die meisten es an.
Die Prüfseite zeigt Ihre hinterlegten Bankverbindungen - das ist der entscheidende Teil.
- Der Link führt auf eine öffentliche Seite ohne Anmeldung. Dort stehen Rechnungsnummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Brutto sowie der Aussteller mit Anschrift und Kontakt.
- Darunter die Bankverbindungen, die bei uns für Ihr Unternehmen hinterlegt sind. Steht die IBAN auf der erhaltenen Rechnung in keiner davon, stimmt etwas nicht.
- Die Seite ist für Suchmaschinen gesperrt und nur über den Code erreichbar.
Der Aufwand liegt bei Ihnen bei null - und beim Empfänger bei zehn Sekunden.
- Bei Bausummen reicht eine umgeleitete Abschlagszahlung, um einen Monat Arbeit zu verlieren. Der Empfänger hat sonst kein einfaches Mittel, die IBAN zu prüfen - Anrufe unter der Nummer aus der Mail helfen nicht, wenn die Mail gefälscht ist.
- Mit dem QR bekommt er die Bestätigung von der Quelle: von dem System, das die Rechnung erstellt hat.
- Ein Nebeneffekt: Rückfragen zur Rechnungsnummer oder zum Betrag erledigen sich, weil dieselben Angaben auf der Prüfseite stehen.
Der Schutz steht und fällt mit den hinterlegten Konten. Wechseln Sie die Bank, tragen Sie die neue IBAN in der Organisation nach - sonst weist die Prüfseite Ihre eigene, echte Rechnung als auffällig aus.