Zeiterfassung einrichten
Arbeitszeit, Pausen, Gleitzeit, Kiosk und die Übergabe ans Lohnbüro - alle Einstellungen an einem Ort, jede mit einem Beispiel aus der Praxis.
Der Ablauf steht in Zeiterfassung bis Lohn. Hier geht es darum, wo Sie welchen Wert setzen. Eine Regel gilt dabei überall: Einstellungen hängen an der Organisationseinheit und gelten für alles darunter. Setzt eine Einheit einen eigenen Wert, gewinnt sie. Setzt sie nichts, gilt der Wert von oben. Eine Schwestergesellschaft erbt nie von der anderen. Genau deshalb können zwei Gesellschaften in einer Umgebung völlig unterschiedlich arbeiten.
Wo stelle ich was ein?
- Sollstunden je Wochentag
- Organisation > Einheit > Arbeitszeit. Urlaubsanspruch und Bundesland für die Feiertage stehen dort ebenfalls.
- Andere Arbeitszeit eines Mitarbeiters (Teilzeit, Elternzeit)
- Team > Mitarbeiter > Vertrag: Firmen-Standard, Eigene Zeiten je Wochentag oder Keine Arbeitszeit. Soll und Urlaubstage richten sich nach dem Vertrag, der am Tag gilt.
- Pausenregeln
- Organisation > Einheit > Regeln. Dort auch die Zuschlagssätze für Nacht, Samstag, Sonntag und Feiertag.
- Gleitzeit und Arbeitszeitkonto
- Organisation > Einheit > Zeiterfassung, Gruppe Arbeitszeitkonto. Im selben Reiter: GPS, Geofence, Rundung, Höchstarbeitszeit, Genehmigungs-Automatik.
- Kiosk-PIN eines Mitarbeiters
- Team > Mitarbeiter > Feld Kiosk-PIN. Die Personalnummer für den Lohnexport steht daneben.
- Kostenstelle und Kostenträger
- Kostenstelle: Organisation > Einheit > Reiter DATEV. Kostenträger: am Projekt unter Projekt bearbeiten. Beide übernimmt jeder neue Zeiteintrag automatisch.
- Kontostand, Startsaldo, Auszahlung
- Team > Mitarbeiter > Knopf Zeitkonto.
- Monat abschließen und korrigieren
- Verwaltung > Monatsabschluss. Abschließen geht ab dem 1. des Folgemonats.
- Übergabe ans Lohnbüro
- Organisation > Einheit > Übergabe. Berater- und Mandantennummer im Reiter DATEV derselben Einheit.
Vier Fälle aus der Praxis
Damit klar ist, welche Einstellung welches Problem löst - das sind die Fragen, die uns Bauunternehmen am häufigsten stellen.
Sie legen zwei Pausenregeln an: eine ab 0 Minuten mit 45 Minuten für Mo bis Do, eine ab 0 Minuten mit 30 Minuten für Fr. Beim Feierabend zieht BauGrid die fehlende Pause ab. Früher gehen bringt also nichts.
Sie stellen nur die Einheit der Angestellten auf Gleitzeit, mit Rahmen 06:30 bis 18:30 Uhr und Grenzen von plus 40 und minus 20 Stunden. Die gewerbliche Einheit bleibt auf fester Arbeitszeit, weil sie nichts eigenes setzt und von oben nichts geerbt wird.
Der Monat ist für alle zu, auch für den Inhaber. Sie klicken den Monat an, geben als Grund „Krankmeldung Müller nachgetragen“ ein und starten die Korrektur. Danach tragen Sie nach und schließen die Korrektur wieder. Im Verlauf steht für immer, wer wann warum was geändert hat.
Jede Gesellschaft bekommt im Reiter Übergabe ihr eigenes Ziel und im Reiter DATEV ihre eigene Mandantennummer. Jede Datei enthält nur die Mitarbeiter dieser Gesellschaft. Niemand muss hinterher Zeilen aus einer Sammeldatei heraussuchen.
Das Modell der Einheit gilt für alles darunter. Hat ein Mitarbeiter im Vertrag Eigene Zeiten, gelten diese an den Tagen seines Vertrags.
- Im Reiter Arbeitszeit tragen Sie je Wochentag ein, von wann bis wann gearbeitet wird und wie viel Pause vorgesehen ist. Die Sollstunden rechnet BauGrid daraus aus. Beispiel im Bild: Montag bis Donnerstag 07:00 bis 16:00 Uhr mit 45 Minuten Pause sind 8,25 Stunden, Freitag 07:00 bis 13:00 Uhr mit 30 Minuten sind 5,5 Stunden, zusammen 38,5 Stunden in der Woche. Tage ohne Haken sind keine Arbeitstage.
- Die Pause in diesem Reiter dient nur dazu, das Soll zu berechnen. Abgezogen wird davon nichts. Was am Feierabend wirklich abgezogen wird, legen die Pausenregeln im Reiter Regeln fest.
- Im Reiter Regeln steht die Pausenregel: ab X Arbeitsminuten mindestens Y Minuten Pause, auf Wunsch nur an bestimmten Wochentagen. Das Gesetz verlangt 30 Minuten ab 6 Stunden und 45 Minuten ab 9 Stunden.
- Maßgeblich ist der Wochentag des Eintrags, nicht der Tag der Freigabe. Fehlt am Feierabend Pause, wird sie über die Abschnitte des Tages abgezogen, rückwärts vom letzten, und nie mehr als gearbeitet wurde.
- Ob gestempelt, automatisch abgezogen oder beides, stellen Sie im Reiter Zeiterfassung unter Pausen-Modus ein.
- Für einzelne Mitarbeiter wählen Sie im Vertrag (Team > Mitarbeiter > Vertrag) Firmen-Standard, Eigene Zeiten oder Keine Arbeitszeit. Beispiel Teilzeit: Montag bis Mittwoch 08:00 bis 15:10 Uhr mit 30 Minuten Pause ergibt je Tag 6:40 und 20 Stunden die Woche. Vor Vertragsbeginn und nach Vertragsende gibt es kein Soll.
- Der Abzug passiert nur beim Stempeln, am Feierabend. Trägt jemand Zeiten von Hand ein oder nach, zieht BauGrid nichts ab. Das Eintragsfenster zeigt dann den gesetzlichen Hinweis, über 6 Stunden 30 Minuten und über 9 Stunden 45 Minuten Pause, und speichert trotzdem. Wer von Hand erfasst, trägt die Pause selbst ein.
Legen Sie für Angestellte und Gewerbliche eigene Organisationseinheiten an. Dann hat jede Gruppe ihr eigenes Modell, ihre eigenen Pausen und später ihr eigenes Arbeitszeitkonto.
Angeordnete Überstunden gehen in den Lohn, freiwillige Plusstunden ins Konto. Doppelt gezählt wird nie.
- In der Gruppe Arbeitszeitkonto wählen Sie „Feste Arbeitszeit“ (Soll und Ist je Monat, nichts wird übertragen) oder „Gleitzeit“ (laufendes Konto).
- Bei Gleitzeit legen Sie den Rahmen fest, zum Beispiel 06:30 bis 18:30 Uhr. Wer um 05:30 anfängt, bekommt die Stunde davor erfasst und bezahlt wie vereinbart, aber nicht dem Konto gutgeschrieben. Sonst könnte sich jeder sein Guthaben selbst bauen.
- Die Grenzen sagen, wie weit das Konto laufen darf, zum Beispiel höchstens plus 40 und minus 20 Stunden. Guthaben über der Plusgrenze verfällt beim Monatsabschluss und steht als Buchung „Kappung“ im Konto. Ein Stand unter der Minusgrenze wird rot gezeigt.
- Jeder Tag rechnet Ist minus Soll. Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub gelten als erfüllt, unbezahlter Urlaub senkt das Soll, ein Feiertag hat kein Soll.
- Wichtig zum Verständnis: Jeder Tag ab Kontobeginn zählt mit seinem Soll, auch wenn noch nichts eingetragen ist. Ein leerer Freitag mit 5,5 Stunden Soll steht also mit minus 5:30 im Konto. Tragen Sie dort später 05:30 bis 19:30 Uhr nach, werden bei einem Rahmen bis 18:30 Uhr 12 Stunden gutgeschrieben. Der Tag steht dann bei plus 6:30, und der Kontostand steigt um die ganzen 12 Stunden, weil das Soll schon vorher abgezogen war.
- Den Stand sehen Ihre Leute in der mobilen Zeiterfassung unter dem Tagessoll. Unter Team beim Mitarbeiter öffnet die Personalverwaltung das Zeitkonto und bucht Startsaldo, Korrekturen und Auszahlungen, immer mit Grund.
- Im Monatsblatt (Verwaltung › Arbeitszeitauswertung › Export) zählt ein laufender Monat nur bis heute. Kommende Tage stehen grau darunter und gelten nicht als Fehlstunden. Die Soll-Kachel nennt zusätzlich das Soll des ganzen Monats. Monate vor dem Startsaldo haben kein Konto.
- Guthaben abbauen geht über die Antragsart „Freizeitausgleich“ im Urlaub. Sie erscheint nur bei Gleitzeit. Genehmigt wird wie beim Urlaub.
- Beim Beantragen und noch einmal bei der Genehmigung prüft BauGrid das Guthaben: Stand von heute minus Freizeitausgleich, der schon beantragt oder genehmigt ist. Beispiel: Stand plus 8 Stunden, nächste Woche ist schon ein freier Tag mit 8 Stunden genehmigt. Ein weiterer Antrag über 4 Stunden wird abgelehnt, denn das Guthaben ist bereits verplant. Die Meldung nennt Stand, verplante und benötigte Stunden.
Ohne Startsaldo beginnt das Konto am Ersten des laufenden Monats bei null, und die Sollstunden der bereits vergangenen Tage stehen als Minus da. Buchen Sie den Stand aus Ihrem alten System einmalig als „Startsaldo“ zum Stichtag, dann stimmt die Zahl ab Tag eins.
Eine falsche Buchung wird storniert, nicht gelöscht. Sie bleibt mit Grund sichtbar, damit jede Zahl erklärbar ist.
Am Zeiteintrag stehen Lohnart und Zuschlag getrennt. Für die DATEV-Übergabe reicht die Lohnart, zum Beispiel „Überstunden 25%“: das Lohnbüro wendet den Satz an. Rechnen Sie den Lohn in BauGrid selbst, setzen Sie zusätzlich das Feld Zuschlag, denn nur daraus entsteht der Zuschlagsbetrag.
Kiosk und QR unterscheiden sich beim GPS: Am Kiosk steht das Gerät fest, deshalb gelten GPS-Pflicht und Geofence dort nicht. Beim QR stempelt jeder mit dem eigenen Handy, dort gelten sie.
- Kiosk: Ein Tablet für viele. Beim Aktivieren wählen Sie, wo das Gerät steht, Baustelle (Projekt) oder Büro (Organisationseinheit), und bestätigen mit Ihrem eigenen Passwort. Beendet wird ebenso mit Passwort.
- Am Kiosk erscheinen als Kacheln Ihre direkten Mitarbeiter. Mit Personal-Recht Stufe 4 kommen alle Mitarbeiter Ihrer Einheit und darunter dazu, mit Stufe 5 alle der Firma. Externe Partner stempeln nicht am Kiosk.
- Der Mitarbeiter tippt seine Kachel an, gibt seinen vierstelligen Kiosk-PIN ein und bucht Arbeit starten, Pause, Weiter und Feierabend. Jeder Start bucht auf das gewählte Projekt oder Büro, der Eintrag trägt „Kiosk“ als Standort.
- GPS am Kiosk: Stempelt der Bediener für einen Mitarbeiter, prüft BauGrid weder GPS-Pflicht noch Geofence. Hat das Tablet trotzdem einen Standort, wird er am Eintrag gespeichert. Stempelt der Bediener für sich selbst, gelten für ihn die normalen Regeln.
- Steht der GPS-Modus der Organisation auf „Nur Geofencing“, wird nirgends ein Standort gespeichert, weder in der App noch am Kiosk noch an der QR-Stempeluhr. Er dient dann nur der Prüfung.
- QR-Stempeluhr: Im Projekt steht im Detailbereich der „Stempeluhr QR-Code“ mit dem Knopf Drucken. Den Aushang hängen Sie auf der Baustelle auf. Der Mitarbeiter scannt mit dem eigenen Handy, gibt seinen PIN ein und stempelt, ganz ohne Login.
- GPS beim QR: Auf der Stempelseite ist der Schalter GPS-Standort voreingestellt an, der Mitarbeiter kann ihn ausschalten. Steht aber in der Organisation oder im Projekt „GPS-Pflicht“, lehnt BauGrid den Stempel ohne Standort ab. Ist am Projekt ein Geofence mit „Blockierung“ aktiv, geht der Start nur innerhalb des Radius.
- Fünf falsche PIN-Eingaben an der QR-Stempeluhr sperren den Zugang für fünf Minuten.
Kiosk und QR-Stempeluhr arbeiten online. Auf Baustellen ohne Empfang hilft ein mobiler Router. Eine Offline-Erfassung mit späterer Übertragung gibt es nicht.
Unter Team beim Mitarbeiter im Feld Kiosk-PIN. Derselbe PIN gilt am Kiosk und an der QR-Stempeluhr.
Ein abgeschlossener Monat ist für alle zu, auch für den Inhaber. Nachträge laufen über eine Korrektur, die festgehalten wird.
- Im Raster klicken Sie die Zelle aus Einheit und Monat an. Das geht, sobald der Monat vorbei ist: den September ab dem 1. Oktober. Ein früherer Abschluss würde die restlichen Arbeitstage als Fehlstunden ins Konto schreiben. Ein Abschluss sperrt die Einheit und alles darunter. Danach geht am Monat nichts mehr: kein Stempeln, kein Ändern, kein Löschen.
- Muss doch etwas nachgetragen werden, klicken Sie die abgeschlossene Zelle an und beginnen eine Korrektur mit Grund. Die Zelle wird gelb.
- Jetzt darf die Personalverwaltung ändern. Ihre Mitarbeiter bleiben gesperrt und sehen in der App den Hinweis „Monat in Korrektur“.
- Mit „Korrektur abschließen“ ist der Monat wieder zu. BauGrid zählt dabei die geänderten Einträge und friert das Arbeitszeitkonto neu ein.
- Im selben Fenster steht der Verlauf: Grund, wer begonnen und wer abgeschlossen hat, wann, und wie viele Einträge betroffen waren.
Ist der Lohnlauf des Monats festgeschrieben, lässt sich der Monat weder korrigieren noch wieder öffnen. Sonst würden Zeiten und Lohn auseinanderlaufen.
Für einen versehentlichen Abschluss gibt es weiterhin „Monat komplett wieder öffnen“. Gedacht ist das für den Irrtum, nicht für den Nachtrag.
Jede Gesellschaft bekommt ihre eigene Datei mit ihrer eigenen Mandantennummer und nur ihren eigenen Mitarbeitern.
- Im Reiter Übergabe richten Sie je Einheit ein Ziel ein: Empfänger, Format und Rhythmus. Übertragen wird per SFTP, HTTPS oder E-Mail, täglich, wöchentlich oder monatlich.
- Formate: DATEV Lodas als Bewegungsdaten, DATEV als Tabelle zum Prüfen, oder eine Zeile je Buchung mit allen Feldern.
- Berater- und Mandantennummer stehen im Reiter DATEV derselben Einheit und vererben sich nach unten. Ohne beide Nummern geht keine Lodas-Datei raus.
- Übergeben werden Personalnummer, Kostenstelle, Kostenträger, Projekt, Arbeitszeiten, Pausen, Zuschläge und Lohnart. Fehlt bei jemandem die Personalnummer, bricht BauGrid ab und nennt den Namen, statt eine Datei zu senden, die DATEV zurückweist.
- Kostenstelle und Kostenträger bekommt ein Eintrag beim Anlegen. Ändern Sie später die Kostenstelle einer Einheit oder den Kostenträger eines Projekts, bleiben bestehende Einträge bewusst unverändert. Öffnen Sie einen Eintrag im Bearbeiten-Fenster, zeigt es die aktuellen Werte mit „bisher“ daneben und übernimmt sie beim Speichern. Freigeben und Ablehnen ändern daran nie etwas.
- Für den Baulohn gibt es eigene Lohnarten: Schlechtwetter-Ausfall für das Saison-Kurzarbeitergeld und Wegezeit. Wer im Reiter DATEV eine Nummer für den Gleitzeit-Saldo hinterlegt, bekommt zusätzlich je Mitarbeiter und Monat den Kontostand mitgeliefert.
- Mit „nur abgeschlossene Monate“ wartet die Übergabe, bis der Monat wirklich zu ist. Läuft gerade eine Korrektur, bleibt der Monat außen vor.
- Jeder Lauf steht im Verlauf mit Zeitpunkt, Status und Zeilenzahl. Geht etwas schief, kommt eine Fehlermeldung per Mail.
Mit „Nur bauen“ sehen Sie die Datei, ohne dass sie verschickt wird. Der Verbindungstest prüft Zugang und Pfad getrennt davon.
Häufige Fragen
Können zwei Gesellschaften unterschiedliche Pausen und Arbeitszeiten haben?
Ja. Beides hängt an der Organisationseinheit. Jede Gesellschaft setzt ihre eigenen Werte, und wer nichts setzt, übernimmt die der übergeordneten Einheit. Eine Schwestergesellschaft erbt nie von der anderen.
Wie verhindere ich, dass jemand die Pause einfach weglässt?
Über die Pausenregel. Beim Feierabend prüft BauGrid die tatsächlich gestempelte Pause und zieht die fehlenden Minuten ab. Früher Feierabend bringt dadurch nichts.
Wie unterscheidet BauGrid Gleitzeit von angeordneten Überstunden?
Über die Lohnart. Trägt der Vorgesetzte am Eintrag eine Überstunden-Lohnart ein, gehen die Stunden in den Lohn. Alles andere läuft auf das Arbeitszeitkonto.
Was passiert mit Plusstunden über der Grenze?
Sie verfallen beim Monatsabschluss. Damit das niemanden überrascht, steht der Verfall als eigene Buchung „Kappung“ im Zeitkonto des Mitarbeiters, und der Stand wird schon vorher rot markiert.
Sind Änderungen nach dem Monatsabschluss nachvollziehbar?
Ja. Der Monat ist zunächst für alle gesperrt. Eine Korrektur braucht einen Grund und wird mit Beginn, Ende, Person und Anzahl der geänderten Einträge festgehalten. Zusätzlich steht jede einzelne Änderung in der Historie des Eintrags.