Rechnungswesen
Belege erfassen, am Lieferschein prüfen, kontieren, freigeben, zahlen - und alles nachweisbar behalten.
Hier laufen alle Rechnungen zusammen - die, die hereinkommen, und die, die Sie stellen. Diese Seite behandelt den Eingang, die Prüfung, die Freigabe und die Zahlung. Alles Weitere steht auf den Unterseiten: die Rechnung aus dem Projekt, die selbst geschriebene Rechnung, E-Rechnung, Status und Sperren, Vorlagen und Nummern sowie der Echtheits-QR.
Der Start ist Zu prüfen - dort steht nur, was auf Sie persönlich wartet.
- Zu prüfen zeigt Ihre eigenen Aufgaben, mit dem Grund daneben: Verantwortlich (Sie sind Sachbearbeiter), Prüfer (Sie sollen stempeln) oder Freigabe (eine Stufe wartet auf Sie). Setzen Sie Ihren Stempel, verschwindet die Zeile bei Ihnen - bei den anderen Prüfern bleibt sie.
- Die Spalte Wartet seit färbt sich gelb ab drei und rot ab sechs Tagen, die Skonto-Frist rot, wenn in drei Tagen Geld verfällt. Oben erscheint ein Banner mit der Summe, die Sie gerade zu verlieren drohen.
- Eingang und Ausgang sind die vollen Listen mit Filtern wie In Prüfung, Ohne Bestellbezug, Skonto möglich oder Überfällig - und Sammel-Aktionen für ganze Stapel.
- Freigaben sammelt, was auf Ihre Entscheidung wartet. OPOS zeigt alle offenen Posten, Skonto die Fristen, Lieferanten das Verzeichnis mit Sperren, Suche findet jeden Beleg im Volltext.
Ein Bauleiter mit der kleinsten Stufe sieht nur den Reiter Zu prüfen - genau die Rechnungen, die ihm zugewiesen sind, und keine Listen mit Betriebszahlen. Lesen, erfassen, freigeben und exportieren hängen an weiteren Stufen; Regeln ändern und stornieren darf nur die höchste.
Der gebuchte Betrag bleibt führend - eine falsch erkannte Zeile kann Ihre Buchung nicht verändern.
- PDF hineinziehen: BauKI liest Kopfdaten und bei überschaubaren Rechnungen auch die Positionen aus. Sie prüfen und korrigieren, bevor gebucht wird.
- Noch bequemer: Sie hinterlegen Ihr Rechnungs-Postfach, dann holt BauGrid eingehende Rechnungen selbst ab. Schon importierte Mails werden erkannt und nicht doppelt angelegt.
- E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden strukturiert eingelesen - da gibt es nichts zu erkennen, die Werte stehen in der Datei.
- Doppelte Belege fallen auf: BauGrid vergleicht Datei, Nummer, Datum, Betrag und Lieferant und fragt nach, bevor etwas zweimal im System landet.
- Das Menü Neu führt alle Wege zusammen: mit Beleg erfassen (Eingang oder Ausgang), ohne Beleg manuell anlegen, aus einer Vorlage anlegen, das Postfach abrufen oder einen Kontoauszug als camt.053 abgleichen.
- Beim Erfassen mit Beleg wählen Sie die Firma - damit stehen Briefkopf, Nummernkreis und DATEV-Kreis fest.
Für den Beleg selbst nimmt das Feld PDF, XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF bis 50 MB - Sie können die Datei auch direkt auf die Liste ziehen. Ein Handyfoto ist kein Beleg zum Erfassen: Fotos und Bilder hängen Sie an eine bestehende Rechnung als Anlage an.
Ein Beleg ohne verknüpfte Firma ist ein halber Beleg - Anschrift und Steuernummer sind dann nicht prüfbar.
- Nach dem Scan kennt BauGrid den Namen und die Anschrift des Ausstellers, oft auch IBAN, USt-IdNr., Telefon und Ansprechpartner. Was fehlt, ist die Verbindung zu Ihrem Firmenverzeichnis.
- Deshalb erscheint vor dem Rechnungs-Editor ein kleines Fenster mit drei Wegen: einen der Vorschläge übernehmen (die ähnlichsten Treffer aus Ihrem Verzeichnis), gezielt suchen, oder die Firma direkt hier neu anlegen - vorbefüllt mit allem, was der Beleg hergab.
- Überspringen können Sie es. Dann liegt die Rechnung ohne Firma da, und der Pflichtangaben-Check meldet später genau das.
- Denselben Weg gibt es jederzeit im Beleg neben dem Feld Lieferant beziehungsweise Empfänger.
Lieferanten, Kunden, Nachunternehmer und Bauherren stehen im Modul Firmen - einmal gepflegt, gelten sie für Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine und Preisanfragen. Was am Lieferanten hinterlegt ist, zieht die Rechnung automatisch: Zahlungsziel, Standard-Kostenkonto, § 13b-Kennzeichen. Ein gesperrter Lieferant erscheint bei neuen Rechnungen nicht mehr in der Auswahl, bestehende Belege bleiben unberührt.
Prüfen heißt vergleichen, nicht abhaken - deshalb liegt jeder Nachweis neben der Rechnung.
- Im Reiter Anhänge liegen alle Belege als Kacheln, jede mit ihrem Typ: PDF, XRechnung, ZUGFeRD, Lieferschein, Bestellung, Aufmaß, Vertrag, Foto, Bautagebuch, E-Mail, Stundenzettel. Ein Klick, und die Datei erscheint rechts - Sie bleiben in der Rechnung.
- Im Reiter Prüfung steht zu jedem Anhang: Geprüft, Mangel oder Nicht relevant. Ein Mangel verlangt eine Beschreibung und landet im Protokoll.
- Je Person und Anhang gibt es genau einen Eintrag - ein zweiter Klick ändert Ihren eigenen, fremde Häkchen kann niemand setzen oder überschreiben.
- Der Stempel geht nur auf die Hauptdatei. Auf einem Lieferschein wäre Sachlich geprüft missverständlich.
- Der Reiter Kommunikation hält die Klärung am Beleg fest, in drei Arten: Notiz, Frage intern, Frage an Lieferant. Haben Sie gerade einen Anhang offen, hängt der Kommentar automatisch daran - der nächste Leser springt mit einem Klick zur passenden Stelle.
Verknüpft wird nur, was Sie bestätigen - BauGrid verbindet nichts von selbst.
- Eine Rechnung lässt sich auf mehrere Projekte, Kostenstellen und Konten aufteilen: je Zeile Projekt, Kostenkonto, Betrag und Bemerkung. Telefonkosten gehen so anteilig auf Baustelle und Büro.
- Hat der Lieferant ein Standard-Kostenkonto hinterlegt, schlägt BauGrid es vor - bei der monatlichen Telefonrechnung tippt niemand mehr etwas.
- Kandidaten suchen zeigt alle Lieferscheine desselben Lieferanten aus einem Fenster von 60 Tagen und dessen aktive Bestellungen. Sie sehen Beträge und Daten nebeneinander und verknüpfen mit einem Klick.
- Das ist bewusst kein Automatismus: eine Verknüpfung, die auf Namensähnlichkeit beruht, bucht irgendwann auf die falsche Baustelle. In der Liste zeigt die Spalte Match, was verknüpft ist.
Ab der Freigabe ist der Beleg GoBD-gesperrt - das ist genau der Schutz, den eine Prüfung sehen will.
- Die Freigaberegeln legen fest, wer ab welchem Betrag zustimmen muss: einstufig, mehrstufig sachlich und rechnerisch, je Stufe im Modus Einzeln, Eine Person genügt oder Vier Augen.
- Der Reiter Prüfung kontrolliert nebenbei die Pflichtangaben nach § 14 UStG und weist auf Lücken hin - als Hinweis, nie blockierend.
- Ist jemand im Urlaub, greift die hinterlegte Vertretung. Wer nicht entscheiden kann oder will, leitet weiter - das ist die Eskalation.
- Erst wenn alle Stufen zugestimmt haben, steht die Rechnung auf freigegeben. Eine einzige Ablehnung stoppt sie, mit Grund im Protokoll.
Der Bankabgleich schlägt vor und bucht nie - auf bezahlt setzt ein Mensch.
- Freigegebene Eingangsrechnungen exportieren Sie als SEPA-Datei nach ISO 20022 und lesen sie im Online-Banking als Sammelüberweisung ein.
- Den Kontoauszug importieren Sie als camt.053. BauGrid ordnet jede Buchung zu und begründet den Vorschlag: unsere eigene Referenz aus der Zahldatei, die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, der Betrag auf den Cent, die passende IBAN. Danach steht dort sicher oder wahrscheinlich - und was nicht passt, bleibt sichtbar offen.
- Die Richtung wird mitgedacht: Geld raus passt zu Eingangsrechnungen, Geld rein zu Ausgangsrechnungen.
- Der Reiter Skonto sortiert nach Ablauf - heute, morgen, diese Woche, nächste Woche, später - jeweils mit dem Euro-Betrag, um den es geht. Mit Skonto bezahlen setzt die Rechnung auf bezahlt und kappt den Betrag automatisch auf Brutto minus Skonto.
Ein offener Posten ist erst weg, wenn Geld geflossen ist - nicht, wenn die Rechnung raus ist.
- OPOS zeigt alles, was nicht ausgeglichen ist, getrennt nach Forderung und Verbindlichkeit. Die Alterung steht als Balken darüber: bis 30 Tage, bis 60, bis 90, darüber - ein Klick filtert die Liste auf den Bereich.
- So sehen Sie zum Monatsende in Sekunden, wer wirklich hängt, statt eine Liste zu sortieren.
- Für Ihre eigenen Forderungen gibt es drei Mahnstufen mit eigenen Anschreiben, Mahngebühr und Verzugszins. Die Sammel-Aktion setzt die Stufe hoch, erzeugt das Schreiben und schreibt Historie und Protokoll.
Für den Steuerberater geht alles heraus - inklusive der Belege selbst.
- Freigegebene Eingangs- und versendete Ausgangsrechnungen exportieren Sie als DATEV-Buchungsstapel oder als Paket mit CSV und allen Beleg-PDFs. Danach stehen die Rechnungen auf gebucht; ein erneuter Export ist jederzeit möglich.
- Wurde mit Skonto gezahlt, erzeugt der Export die zweite Buchungszeile für den Skontoanteil von selbst - Ihr Steuerberater muss nichts nachbuchen.
- Eingangsbelege lassen sich in drei Fassungen ausgeben: das unveränderte Original, die Fassung mit eingebrannten Stempeln und Anmerkungen, oder beides zusammen mit dem Protokoll.
- Die Suche geht durch alles: den erkannten Text gescannter PDFs, den Inhalt von E-Rechnungen und einzelne Positionszeilen.
- Jede Handlung steht im Protokoll - angelegt, geändert, geprüft, freigegeben, exportiert, bezahlt. Es wird nur ergänzt, nie geändert. Die Aufbewahrungsfrist stellen Sie zentral ein.
Der Suche-Reiter findet jeden Beleg im Volltext - auch den ausgelesenen Text gescannter PDFs, den Inhalt von E-Rechnungen und einzelne Positionszeilen.
Häufige Fragen
Muss ich Eingangsrechnungen abtippen?
Nein. Sie ziehen das PDF hinein oder lassen BauGrid es aus Ihrem Postfach holen. Kopfdaten und bei überschaubaren Rechnungen auch die Positionen werden ausgelesen - Sie prüfen nur noch.
Kann ich eine Rechnung auf mehrere Firmen aufteilen?
Ja, anteilig auf mehrere Unterfirmen und auf Kostenstellen. So landet jeder Anteil in der richtigen Buchhaltung, ohne die Rechnung mehrfach anzulegen.
Bucht der Bankabgleich automatisch auf bezahlt?
Nein. Er liest den Kontoauszug, ordnet zu und begründet jeden Vorschlag. Den Status setzt ein Mensch - ein falscher Automatismus würde Belege still auf bezahlt drehen.
Woher weiß das System, welcher Lieferant die Rechnung geschickt hat?
Aus dem Beleg: Name, Anschrift, IBAN und Steuernummer werden erkannt und mit Ihrem Firmenverzeichnis abgeglichen. Passt nichts, legen Sie die Firma direkt aus der Rechnung heraus an - die erkannten Daten sind schon eingetragen.