Status und Sperren: was wann noch änderbar ist
Welcher Status welche Felder freigibt, welche Schritte ohne Rückweg sind und woher zusätzliche Sperren kommen.
Eine Rechnung ist ein Beleg. Deshalb wird sie mit jedem Schritt ein Stück fester - und irgendwann gar nicht mehr geändert. Diese Seite sagt genau, wann das passiert und was dann noch geht.
Eingang und Ausgang haben verschiedene Statuslisten - der Ausgang läuft nie durch die Belegprüfung.
- Eingang: eingegangen, in Prüfung, sachlich geprüft, rechnerisch geprüft, freigegeben, gebucht, bezahlt, archiviert. Dazu die Endpunkte abgelehnt und storniert.
- Ausgang: bereit zum Versand, gesendet an Kunden, danach freigegeben, gebucht, bezahlt, archiviert - oder storniert.
- Die Auswahl im Beleg zeigt nur Status, die zur Richtung gehören. Ein Ausgang bekommt keine Prüfstufen angeboten.
Je weiter die Rechnung ist, desto weniger Feldgruppen bleiben offen - und Kommentare bleiben immer offen.
- Die Sperre greift in Gruppen: Stammdaten (Nummer, Datum, Zeitraum, Lieferant, Betreff), Beträge, Zahlung (IBAN, Ziel, Skonto), Zuordnung und Kontierung, Verknüpfungen und Prüfhäkchen, Anhänge, Kommentare.
- Wichtig für den Alltag: Nach dem Versand an den Kunden bleiben Zahlung und Kontierung noch offen. Genau das braucht ein Büro, wenn sich hinterher die Bankverbindung oder das Kostenkonto ändert - der Inhalt der Rechnung bleibt trotzdem fest.
- Die App und der Server prüfen dieselbe Tabelle. Was Ihnen die Oberfläche noch anbietet, nimmt der Server auch an - und umgekehrt.
Freigeben und Als gesendet markieren sind Einbahnstraßen - BauGrid fragt vorher, mit klarem Text.
- Mit der Freigabe ist die Rechnung nach GoBD nicht mehr änderbar, auch Stempel und Prüfhäkchen frieren ein.
- Als an Kunden gesendet lässt sich nicht zurücksetzen. Positionen, Beträge und Anhänge sind danach gesperrt; wenn etwas falsch ist, bleibt die Stornierung.
- Ablehnen und Stornieren verlangen einen Grund - er landet im Protokoll und beantwortet später die Frage, warum ein Beleg nicht bezahlt wurde.
Alle Schritte mit Folgen zeigen vorher einen Dialog, der die Folge ausschreibt. Er ist kein Formalismus: nach der Freigabe hilft nur noch eine Korrekturrechnung, und die sieht Ihr Kunde.
Nicht jede Sperre kommt vom Status - manche kommt daher, wo die Rechnung herkommt.
- Kommt die Rechnung aus dem Projekt, sind Beträge und Zuordnung im Büro grundsätzlich gesperrt, egal wie früh der Status ist. Der Weg dorthin heißt Zurück an Abrechner und funktioniert nur vor dem Versand.
- Ist in Ihren Regeln eine Versand-Freigabe hinterlegt, sind E-Mail versenden und Als gesendet gesperrt, solange die Freigabe aussteht oder abgelehnt wurde. Eine inhaltliche Änderung setzt eine erteilte Freigabe wieder zurück.
- Beim Eingang gilt zusätzlich Ihre Freigabekette: einstufig, im Vier-Augen-Prinzip oder mehrstufig sachlich und rechnerisch. Erst wenn alle Stufen zugestimmt haben, steht die Rechnung auf freigegeben - eine einzige Ablehnung stoppt sie.
Kommentare gehen in jedem Status - sie werden angehängt, nie überschrieben.
- Auch an einer voll gesperrten Rechnung können Sie kommentieren. So bleibt die Erklärung am Beleg statt in einer Mail.
- Jede Handlung wird protokolliert: angelegt, geändert, Status gewechselt, freigegeben, exportiert, bezahlt. Das Protokoll wird nur ergänzt, nie geändert - das ist der Teil, den eine Prüfung sehen will.