Zeiterfassung bis Lohn
Stempeln, freigeben, abschließen, exportieren - von der Baustelle bis zum Steuerberater ohne Zettelwirtschaft.
Zeiten werden einmal erfasst und wandern dann von allein durch Freigabe und Abschluss bis in die Lohnbuchhaltung. Niemand tippt Stundenzettel ab.
Sollzeiten und Pausen kommen aus der Organisationseinheit. Jede Gesellschaft kann eigene Regeln haben.
- Ihre Leute stempeln in der App, am Rechner, per PIN am gemeinsamen Tablet im Kiosk-Modus oder ohne Login mit dem eigenen Handy über den QR-Code der Baustelle.
- Auf Wunsch mit GPS-Pflicht und Geofence um die Baustelle. Das gilt in der App und an der QR-Stempeluhr. Nur am Kiosk entfällt es, weil das Tablet fest steht und der Bediener sich mit Passwort ausgewiesen hat.
- Wie lange gearbeitet wird und welche Pause gilt, steht an der Organisationseinheit, auf Wunsch je Wochentag - zum Beispiel Montag bis Donnerstag 45 Minuten und Freitag 30 Minuten. Wer die Pause auslässt, macht dadurch nicht früher Feierabend: die fehlende Zeit wird am Feierabend abgezogen. Wo Sie das einstellen, steht in Zeiterfassung einrichten.
- Für Angestellte lässt sich statt fester Arbeitszeit ein Arbeitszeitkonto einschalten: Gleitzeitrahmen, Plus- und Minusgrenze, Abbau über Freizeitausgleich. Den Stand sieht jeder in seiner App. Einrichtung und Beispiele: Zeiterfassung einrichten.
- Zeiten laufen auf Projekt und Kostenträger. Das ist später Ihre Grundlage für Nachkalkulation und Lohn.
Bis zur Freigabe ist alles frei korrigierbar - danach wird jede Änderung protokolliert.
- Der Vorgesetzte prüft und gibt frei. Vorher lassen sich Zeiten jederzeit korrigieren.
- Vertretungsregeln sorgen dafür, dass Urlaub die Freigabe nicht ausbremst.
- Angeordnete Überstunden kennzeichnet der Vorgesetzte über die Lohnart. Sie gehen in den Lohn und nicht ins Gleitzeitguthaben.
- Verstöße gegen Höchstarbeitszeit oder Ruhezeit werden markiert, bevor sie zum Problem werden.
- Lehnt der Vorgesetzte einen Eintrag ab, bleibt er sichtbar und rot markiert, zählt aber nirgends mehr mit: nicht in Summen, Monatsblatt, Arbeitszeitkonto oder Lohn. Der Mitarbeiter korrigiert ihn.
Ein abgeschlossener Monat ist für alle gesperrt, auch für den Inhaber. Nachträge laufen über eine Korrektur.
- Abgeschlossen wird, wenn der Monat vorbei ist, also ab dem 1. des Folgemonats. Der Abschluss sperrt die Zeiten. Gibt es ein Arbeitszeitkonto, wird sein Stand eingefroren und Guthaben über der Plusgrenze gekappt. Die Zuschläge für Nacht, Samstag, Sonntag, Feiertag und Überstunden entstehen schon beim Erfassen.
- Muss doch etwas nach: Monat anklicken, Grund eintragen, Korrektur beginnen. Danach ändert nur die Personalverwaltung, Ihre Leute bleiben gesperrt und sehen in der App den Hinweis.
- Beim Abschließen der Korrektur zählt BauGrid die geänderten Einträge. Grund, Personen, Zeitpunkte und Anzahl stehen im Verlauf des Monats - damit ist jede Änderung nach dem Abschluss belegbar. Den ganzen Weg Schritt für Schritt zeigt Zeiterfassung einrichten.
- Die Auswertung zeigt Soll und Ist je Mitarbeiter und je Projekt - endlich ohne Excel.
Festgeschriebene Monate bleiben unverändert - Ihre Lohnbuchhaltung bekommt verlässliche Zahlen.
- Der Lohnlauf übernimmt die freigegebenen Zeiten mit ihren Lohnarten: REG, UE25, UE50, UE100, Nacht, Samstag, Sonntag, Feiertag.
- Für den Baulohn kommen Schlechtwetter-Ausfall und Wegezeit als eigene Lohnarten dazu, auf Wunsch auch der Stand des Arbeitszeitkontos.
- Am Ende steht die DATEV-Lodas-Datei. Sie laden sie herunter oder lassen sie nach Zeitplan automatisch an Lohnbüro oder ERP senden, per SFTP, HTTPS oder E-Mail.
- Mehrere Gesellschaften? Jede richtet ihre eigene Übergabe ein und bekommt ihre eigene Datei mit ihrer eigenen Mandantennummer, nur mit ihren Mitarbeitern. Einrichtung in Zeiterfassung einrichten.
Auswertung und Compliance rechnen bewusst unterschiedlich: Die eine zeigt produktive Stunden je Projekt, die andere die gesetzliche Arbeitszeit. Beide Zahlen sind richtig - sie beantworten nur verschiedene Fragen.
Häufige Fragen
Ist die Zeiterfassung wirklich kostenlos?
Ja, für Handwerksbetriebe im Free-Plan: dauerhaft für bis zu 20 Mitarbeiter-Accounts. Ab dem 21. Nutzer kostet sie 3 Euro pro Nutzer und Monat, oder wir machen Ihnen ein individuelles Angebot. Bauunternehmen testen die Zeiterfassung 30 Tage im Starter-Plan und haben sie im Professional-Tarif inklusive.
Kann ich Zeiten nachträglich korrigieren?
Bis zur Freigabe jederzeit. Nach der Freigabe braucht es eine bewusste Korrektur. Nach dem Monatsabschluss ist der Monat für alle gesperrt, auch für den Inhaber: Dann startet die Personalverwaltung eine Korrektur mit Grund, ändert und schließt sie wieder. Alles wird protokolliert.
Können mehrere Gesellschaften in einer Umgebung arbeiten?
Ja. Arbeitszeiten, Pausen, Arbeitszeitkonto und die Übergabe ans Lohnbüro liegen an der Organisationseinheit. Jede Gesellschaft setzt ihre eigenen Werte, wer nichts setzt, übernimmt die der übergeordneten Einheit. Eine Schwestergesellschaft erbt nie von der anderen.