Ausgangsrechnung (aus dem Projekt)
Die Rechnung kommt fertig aus der Abrechnung: Beleg prüfen, Mengenblatt anhängen, als E-Rechnung versenden.
Diese Rechnung entsteht nicht im Büro. Sie kommt aus der Abrechnung im Projekt - mit Positionen, Mengen und Abzügen - und wird hier nur noch fertig gemacht und versendet.
Es gibt keinen Erfassungsschritt - was hier steht, hat das Aufmaß erzeugt.
- Im Projekt drückt der Abrechner An Rechnungswesen, danach liegt die Rechnung im Ausgang. Positionen, Beträge und Abzüge stehen bereits.
- Der Ausgang zeigt oben Entwürfe, Versendetes, Bezahltes und Überfälliges. Darunter filtern Sie mit einem Klick: Bereit zum Versand, Gesendet, Offen, Überfällig, Mahnfähig, Storniert.
- Jede Rechnung bekommt zusätzlich eine interne Nummer (AR-26-231), unabhängig von Ihrer Rechnungsnummer. Die Spalte Zuordnung zeigt das Projekt.
Zuordnung und Beträge sind gesperrt - sie gehören dem Projekt, nicht dem Büro.
- Sie pflegen, was das Büro verantwortet: Empfänger, Rechnungsart, Druckvorlage, Sachbearbeiter und die Referenzen für die E-Rechnung - Leitweg-ID, Bestell-, Vergabe- und Objektnummer.
- Rechts läuft die Vorschau des Belegs mit. Unten stehen immer Brutto, Sicherheitseinbehalt und Auszahlungsbetrag.
- Die Konditionen - MwSt-Satz, § 13b, Nachlass, Sicherheitseinbehalt, Skonto und Zahlungsfrist - kommen aus der Projekt-Rechnung mit und sind hier schreibgeschützt.
Nur Anhänge mit dem Haken Mitsenden gehen an den Kunden - Anschreiben und Positionsaufstellung immer.
- Anschreiben und Rechnung-Positionen liegen als Hauptbeleg bereit und werden immer mitgesendet. Weitere Dateien ziehen Sie hinein: PDF, XML, ZUGFeRD-PDF, JPG oder PNG bis 50 MB.
- Das Aufmaß holen Sie über Aus Projekt verknüpfen. Dort wählen Sie: nur zu dieser Rechnung - kumuliert über ihre Abrechnungszeilen - oder das gesamte Aufmaß des LV.
- Erst Vorschau erzeugen, das Mengenblatt ansehen, dann anhängen. Danach hängt es als eigener Anhang vom Typ Aufmaß an der Rechnung.
- Im selben Dialog verknüpfen Sie auch Lieferscheine, Material und Stundenlohnzettel aus dem Projekt.
Für die E-Rechnung sind als Anlagen nur PDF und Excel zulässig. GAEB X31 und REB D11 sind selbst XML und dürfen laut Norm nicht eingebettet werden - diese Dateien senden Sie separat aus dem Mengen-Modul an den Auftraggeber.
Vor dem Erzeugen können Sie XRechnung und ZUGFeRD prüfen lassen - fehlerhafte Dateien verlassen das Haus gar nicht erst.
- Rechnung als PDF: Anschreiben und Leistungsaufstellung zum Drucken, auf Wunsch mit den Anlagen als weitere Seiten, je mit Stempel-Kopfzeile.
- XRechnung (XML) nach EN 16931 beziehungsweise XRechnung 3.0 für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD als Hybrid-PDF (Factur-X, Profil EN 16931) für Geschäftskunden.
- Rechnungsbegründende Unterlagen lassen sich einbetten - erlaubt sind PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX und ODS. Das Komplett-Paket als ZIP enthält ZUGFeRD-PDF, die Anlagen als Dateien und die XRechnung-XML.
- Für den Versand nehmen Sie E-Mail versenden: PDF, E-Rechnung und die markierten Anlagen gehen zusammen raus. Wer außerhalb versendet hat, setzt die Rechnung manuell als gesendet.
- Auf Wunsch trägt jede Rechnung einen Echtheits-QR: Der Empfänger scannt und sieht bestätigt, dass Aussteller, Betrag und Bankverbindung stimmen.
- Für Auftraggeber mit eigener AVA gibt es zusätzlich GAEB X89 aus der Projekt-Rechnung - damit prüft deren System automatisch gegen das Auftrags-LV.
Zurückholen geht nur, solange die Rechnung nicht beim Kunden ist.
- Stimmt ein Betrag oder die Projektzuordnung nicht, ändern Sie das nicht im Büro: Zurück an Abrechner schickt die Rechnung ins Projekt zurück.
- Dort wird korrigiert und erneut übergeben - so bleibt die Abrechnung die eine Quelle für die Zahlen und der Beleg stimmt mit dem Aufmaß überein.