Ausgangsrechnung (selbst schreiben)
Rechnung ohne Aufmaß: Positionen selbst schreiben, Abzüge setzen, kontieren - für ein Projekt oder fürs Büro.
Der zweite Weg im Ausgang: eine Rechnung, hinter der kein Aufmaß steht. Für Pauschalen, Beratung, Miete, Weiterberechnungen oder reine Bürokosten - wahlweise einem Projekt zugeordnet oder ganz ohne.
Sie entscheiden hier selbst, wohin der Erlös gehört - anders als bei der Projekt-Rechnung ist nichts vorgegeben.
- Drei Wege führen hierher: Ausgang manuell anlegen (ohne Beleg) für die leere Rechnung, Ausgangsrechnung erfassen (mit Beleg), wenn eine fertige Datei nur abgelegt werden soll, oder Aus Vorlage anlegen für etwas, das sich wiederholt.
- Nummer, Datum, Leistungszeitraum und Betreff tragen Sie ein. Der Beleg hat dafür eigene Reiter: Daten, Positionen, Kontierung, Anhänge, Prüfung, Kommunikation und Verlauf.
- Den Empfänger wählen Sie aus Ihren Kunden oder legen ihn direkt neu an.
- Die Zuordnung ist frei: ein Projekt, anteilig mehrere Projekte oder gar keins - dann ist es eine Büro-Rechnung ohne Projektbezug.
Die Positionen sind die Leistungsaufstellung, die gedruckt wird - was hier steht, sieht Ihr Kunde.
- Zeilen legen Sie selbst an: Typ Position, Titel für einen Abschnitt oder Hinweis für einen Text ohne Betrag. Sortiert wird per Ziehen.
- Zu jeder Position gehören Bezeichnung, Menge, Einheit und Einheitspreis. Der Langtext erscheint klein darunter auf dem PDF.
- Der Steuersatz der Rechnung lässt sich je Position überschreiben - inklusive § 13b Reverse-Charge für Bauleistungen an einen Generalunternehmer und nicht steuerbarer Leistungen wie echtem Schadensersatz. Der Hinweis wird jeweils mitgedruckt.
- Ein Nachlass in Prozent wirkt auf die Zwischensumme, nicht auf einzelne Zeilen.
Abzüge drucken zwischen Brutto und Zahlbetrag - der Kunde sieht, warum er weniger überweist als die Rechnung ausweist.
- Sicherheitseinbehalt in Prozent vom Brutto nach VOB und Bauabzugsteuer nach § 48 EStG stehen fest bereit - 0 heißt aus.
- Dazu beliebige eigene Zeilen: mit Satz in Prozent vom Netto oder als fester Betrag, etwa Bauumlage, Bauwesenversicherung, Kostenbeteiligung oder bereits erhaltene Zahlungen.
Positionen sind für den Kunden, Kontierung ist für Ihre Buchhaltung - deshalb sind es zwei getrennte Tabs.
- Im Tab Kontierung teilen Sie den Erlös auf Projekte, Firmen und Kostenstellen auf.
- Hier hängen auch die Verknüpfungen zu Lieferschein oder Bestellung, wenn die Rechnung sich darauf bezieht.
Ab hier ist der Weg derselbe wie bei der Projekt-Rechnung.
- Export als PDF, XRechnung, ZUGFeRD oder Komplett-Paket, Versand per E-Mail mit den markierten Anlagen - genau wie bei der Rechnung aus dem Projekt.
- Anhänge ziehen Sie in den Anhänge-Tab. Aus Projekt verknüpfen steht nur zur Verfügung, wenn die Rechnung einem Projekt zugeordnet ist.
- Ist in Ihren Regeln eine Versandfreigabe hinterlegt, fordern Sie sie über Freigabe anfordern an - die Freigeber bekommen die Aufgabe als To-do.
Was jeden Monat gleich aussieht, schreiben Sie einmal.
- Wiederkehrend macht aus dieser Rechnung die Vorlage einer Serie - BauGrid erzeugt sie im gewählten Rhythmus, etwa für Miete oder Wartungsverträge. Die Einzelheiten stehen auf der Seite Vorlagen und Nummern.
- Duplizieren erzeugt einmalig eine Kopie, wenn die nächste Rechnung nur ähnlich, aber nicht gleich ist.