Guide
Vorlagen, Briefkopf und Nummernkreise
Je Firma eigener Briefkopf und Nummernkreis, PDF-Design als Vorlage, wiederkehrende Rechnungen und Muster im Eingang.
Eine Rechnung soll nach Ihrem Haus aussehen und fortlaufend nummeriert sein - und bei mehreren Firmen unter einem Dach je Firma anders. Genau dafür sind die Vorlagen da.
Jede Firma nummeriert für sich - sonst hätten zwei Gesellschaften dieselbe Rechnungsnummer.
- Für Ausgangs- und Eingangsbelege legen Sie Präfix, Format und die nächste Nummer fest. Die interne Nummer läuft unabhängig von der Rechnungsnummer weiter, die Sie selbst vergeben.
- Beim Erfassen mit Beleg wählen Sie die Firma - damit stehen Briefkopf, Nummernkreis und DATEV-Kreis fest.
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Die Druckvorlage gehört zur Firma - der Beleg wählt daraus, er gestaltet nicht selbst.
- Firmenkopf, Logo, Layout, Farben und Textbausteine stellen Sie einmal je Firma ein. Die Vorschau zeigt sofort, wie der Beleg aussieht.
- Sie können mehrere Vorlagen anlegen und eine als Kopie einer bestehenden starten - etwa eine für Bauleistungen und eine schlichte fürs Büro.
- Im Beleg selbst wählen Sie unter Druckvorlage, welche gilt. Dort sitzt auch der Schalter für den Echtheits-QR.
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Erzeugt wird automatisch, versendet wird nie automatisch - der letzte Blick bleibt bei Ihnen.
- Aus einer fertigen Ausgangsrechnung machen Sie mit Wiederkehrend den Master einer Serie: Rhythmus monatlich, vierteljährlich oder jährlich, nächster Termin, auf Wunsch ein Ende-Datum.
- Der Leistungszeitraum läuft rückwirkend (Wartung: der vergangene Zeitraum) oder im Voraus (Miete: der kommende) - oder gar nicht.
- Zum Termin legt BauGrid eine Kopie als Entwurf an, bereit zum Versand. Das Rechnungsdatum ist der Tag der Erzeugung und wird nie zurückdatiert.
- Platzhalter im Betreff werden je Termin ersetzt, etwa der Monat, das Jahr oder der Zeitraum. Jeweils am 31. bleibt kalenderrichtig, im Februar also der 28.
- Fällt ein Termin aus, wird er nachgeholt - je Zeitraum genau ein Beleg. Ein stornierter Master erzeugt nichts mehr.
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Beim Eingang wird nichts von selbst gebucht - ohne Beleg keine Buchung.
- BauGrid schaut auf die letzten 180 Tage und schlägt Lieferanten vor, von denen regelmäßig Rechnungen kommen. Ein Klick macht daraus eine Vorlage.
- Die Vorlage zeigt den nächsten erwarteten Termin, den Rhythmus und den ungefähren Betrag. Verwenden Sie sie, wenn die Rechnung tatsächlich da ist - so bleibt jede Buchung an einen echten Beleg gebunden.
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Was Sie oft schreiben, schreiben Sie einmal.
- Für den Eingang gibt es Stempel-Vorlagen - der Stempel wird beim Export ins PDF eingebrannt.
- Für offene Forderungen legen Sie Mahnstufen mit Gebühr und Verzugszins sowie die passenden Anschreiben an. Die Sammel-Aktion setzt die Stufe hoch und schreibt Historie und Protokoll.
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Weiter geht es mit
Echtheits-QR: Rechnungsbetrug ins Leere laufen lassen