Ein Generalunternehmer schuldet dem Bauherrn das ganze Werk und kauft den größten Teil davon ein. Damit verschiebt sich das Risiko: von der eigenen Leistung in die Vergabe, in die Nachunternehmer-Abrechnung, in Sicherheiten und Nachweise und in die Frage, wie viel des Auftrags am Monatsende bereits gebunden ist. BauGrid ist die Software, mit der sich dieser Betrieb komplett führen lässt, vom ersten Preisspiegel bis zum Ergebnis je Projekt und je Gesellschaft.
Sechsundzwanzig Gewerke sind vergeben. Wer welche Position zu welchem Anteil übernommen hat, steht in einem Tabellenblatt, das zuletzt jemand vor der Urlaubszeit gepflegt hat.
Die Vergabe-Matrix stellt die Positionen des GU-LV gegen alle Firmen am Projekt. Jede Zelle trägt den Prozentanteil, auch mit Nachkommastellen. BauGrid rechnet die bereits vergebenen Anteile mit und weist zurück, was über 100 Prozent hinausginge, samt Angabe des Rests. Was noch niemandem gehört, ist farblich markiert und über einen Filter abrufbar.
Ein Nachunternehmer hat mit dem siebten Abschlag mehr abgerechnet, als sein Auftrag hergibt. Gemerkt hat es die Buchhaltung Monate später beim Prüfen der Schlussrechnung.
Sobald die kumulierte Abrechnung die Auftragssumme übersteigt, erscheint ein rotes Warnzeichen mit dem Hinweis Überzahlung, und die Spalte Abgerechnet wird rot mit dem Prozentwert. Gezählt wird ab dem Status Eingereicht, also bevor Geld fließt. Bezahlt-Summe und offene Abschläge stehen in derselben Zeile.
Die Freistellungsbescheinigung eines Nachunternehmers ist abgelaufen. Aufgefallen wäre es spätestens bei der Bauabzugsteuer.
Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG wird je Partnerfirma mit Nummer und Gültigkeitsdatum geführt, ebenso die übrigen Nachweise. Fehlt etwas, weist BauGrid darauf hin und sperrt nicht: Der Vertrag sieht dafür einen Einbehalt vor, und die Entscheidung über den Abschlag bleibt bei Ihnen.
Die Geschäftsführung fragt nach dem Stand von Projekt 12. Bis Kosten aus der Buchhaltung, Bestellungen aus dem Einkauf und vergebene Aufträge zusammengesucht sind, vergehen zwei Tage.
Das Controlling zieht Auftragsbestand, Ist-Kosten und Obligo aus den Modulen, in denen sie ohnehin entstehen. Fehlt eine Quelle, steht dort ein Strich statt einer erfundenen Null. Der Excel-Bericht fasst einen frei wählbaren Zeitraum in fünf Blättern zusammen: Übersicht, Projekte, Monatsverlauf, offene Posten und Belege.
Sieben Schritte, in denen der Generalunternehmer arbeitet. Was einmal vergeben ist, bestimmt danach die Abrechnung des Nachunternehmers, das Obligo im Controlling und die Rechnung an den Bauherrn.
Beim Generalunternehmer entscheidet sich die Marge in der Vergabe. Deshalb sitzt sie in BauGrid nicht in einer Nebenliste, sondern als Matrix über dem LV: links die Positionen Ihres GU-LV, oben alle Firmen am Projekt, in der Zelle der Prozentanteil, den diese Firma übernimmt. Anteile dürfen Nachkommastellen haben, weil sich eine Position selten glatt teilen lässt, und BauGrid rechnet die bereits vergebenen Anteile je Position mit: Was über 100 Prozent hinausginge, wird zurückgewiesen, mit Angabe dessen, was noch frei ist. Auch eine Zuordnung über viele Positionen auf einmal läuft durch dieselbe Prüfung, die betroffenen Zeilen werden dabei einzeln gemeldet statt still übergangen. Positionen ohne Zuordnung sind farblich markiert und über einen Filter abrufbar, damit vor Baubeginn niemand eine Lücke übersieht. Vor der Vergabe steht der Preisspiegel, danach der Nachunternehmer-Vergleich, der Ihre kalkulierten und aufgemessenen Mengen den tatsächlichen Auftrags- und Abschlagswerten gegenüberstellt, je Position mit Differenzspalte und Summenzeile.
Je Nachunternehmer läuft ein eigener Rechnung-Tab. Die Abschlagsrechnungen stehen als Spaltengruppen nebeneinander, jede mit Menge, Einheitspreis und Gesamtpreis je LV-Position und mit den Daten für Eingereicht, Geprüft und Bezahlt sowie dem tatsächlich gezahlten Betrag. Sechs Status begleiten den einzelnen Abschlag von Entwurf bis Storniert. Nachtragspositionen außerhalb des vergebenen LV laufen getrennt als eigene Kategorie je Firma, mit Art wie Nachtrag, Zulage oder Abzug, damit ungeplante Leistung nicht unbemerkt in den Hauptauftrag rutscht. Übersteigt die kumulierte Abrechnung die Auftragssumme, erscheint ein rotes Warnzeichen mit dem Hinweis Überzahlung, und die Spalte Abgerechnet wird rot mit dem Prozentwert. Gezählt wird ab dem Status Eingereicht, also zu dem Zeitpunkt, an dem sich noch etwas ändern lässt. Die Firmen-Trennung ist strikt: Der Projekt-Ersteller sieht die vollständige Matrix und alle Rechnungsstände, jede andere Firma nur die eigenen Daten und die der direkt unter ihr registrierten Sub-Firmen, Querverkehr zwischen Nachunternehmern ist technisch ausgeschlossen.
Der Nachunternehmer-Vertrag hält fest, was später zählt: die Erfüllungssicherheit während der Bauzeit und die Gewährleistungssicherheit, jeweils als Einbehalt oder als selbstschuldnerische Bürgschaft mit Prozentsatz und Verjährungsfrist, die Vertragsstrafe je Verzugstag mit Obergrenze, Beginn und Ende nach Kalenderwoche oder Datum sowie die Art der Abschlagszahlung nach Baufortschritt, nach Zahlungsplan oder gegen Bürgschaft. Für fehlende Nachweise sieht der Vertrag einen Einbehalt vor; BauGrid weist auf Lücken hin und sperrt dabei nicht, weil die Entscheidung über den Abschlag zur Bauleitung gehört. Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG steht je Partnerfirma mit Nummer und Gültigkeit im Firmenverzeichnis, zusammen mit Zahlungsziel und Skonto. Auf der Zahlungsseite laufen freigegebene Eingangsrechnungen als SEPA-Sammelüberweisung aus dem Rechnungswesen, der Kontoauszug kommt als camt.053-Datei zurück und ordnet die Zahlungen den offenen Rechnungen zu, und die Buchhaltung bekommt den DATEV-Buchungsstapel im Format EXTF, auf Wunsch als Paket mit allen Beleg-PDFs.
Reporting heißt beim Generalunternehmer, gezielt zu zeigen und den Rest bei sich zu behalten. Ein Terminplan wird firmenfein freigegeben: Welche Firma am Projekt ihn lesen darf, entscheiden Sie, und je freigegebener Firma pflegen Sie die Empfängerliste für die Benachrichtigungs-Mail; das Bauzeitenplan-PDF trägt ein Schriftfeld nach DIN EN ISO 7200 und geht in A4, A3 oder A1 quer, mit rotem kritischen Pfad und grauen SOLL-Balken aus dem gesicherten Baseline-Stand. Dokumente steuern Sie über eine Freigabe-Matrix je Projektmitglied in der Dateiablage. Einen Nachtrag gibt der Bauherr über einen Link frei, ohne eigenes Konto, und das Freigabe-Protokoll wird automatisch als Nachtragsvereinbarung abgelegt. Der Tagesbericht aus dem Bautagebuch kommt als A4-PDF mit Unterschriftsfeldern für Auftraggeber und Auftragnehmer, jede Rechnung trägt einen QR-Prüfcode, mit dem sich Aussteller, Betrag und Datum ohne Login bestätigen lassen. Ihre Kalkulation bleibt davon getrennt: Kosten und Verkaufspreis werden gesondert geführt.
Ein Generalunternehmer ist selten klein, und BauGrid ist nicht für kleine Generalunternehmer gebaut, sondern für Baubetriebe jeder Größe: vom Ein-Mann-Betrieb bis zum Konzern mit mehreren hundert Mitarbeitern, ausgelegt auf Großprojekte, mit einer einzigen Codebasis für alle Größen und ohne getrennte Lite- oder Enterprise-Fassung. Die Organisationsstruktur bildet Konzern, Gesellschaft, Niederlassung und Abteilung als Baum ab, je Einheit mit eigener USt-IdNr., Handelsregister-Nummer und -Gericht, Bankverbindung, Freistellungsbescheinigung, Arbeitszeit-Modell, Bundesland samt Feiertagen und eigenen DATEV-Einstellungen; was eine Einheit nicht selbst setzt, erbt sie vom nächsthöheren Knoten. Mehrere Firmen laufen mandantenfähig nebeneinander, und jeder Firmenverbund bleibt streng vom nächsten getrennt: Jede Anfrage passiert zuerst eine zentrale Rechteprüfung, die alles abweist, was außerhalb des eigenen Organisationsbaums liegt.
Berechtigungen stehen je Modul in sechs reichweitenbasierten Stufen von 0 bis 5, jede Änderung an einer Rolle wird protokolliert. Freigaben laufen mehrstufig mit bis zu neun Stufen, getrennt nach sachlicher, rechnerischer und abschließender Prüfung, wahlweise mit einem einzelnen Genehmiger, mit einem aus einer Gruppe oder mit allen zugleich, und eine Vertretungsregel mit Zeitraum leitet Anfragen während einer Abwesenheit automatisch um. Untergeordnete Gesellschaften übernehmen die Freigaberegeln des nächsthöheren Knotens, wenn sie keine eigenen haben. Die GoBD-Sperre sitzt in der Datenbank: Ein Trigger weist jede Änderung an Beträgen, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant und Bankverbindung einer freigegebenen Rechnung ab, das Löschen ebenso, und die Protokolltabellen nehmen ausschließlich neue Zeilen an. Dazu DATEV-EXTF und DATEV-Lodas, XRechnung nach EN 16931 und Hosting in Deutschland. Wie viele Bauvorhaben gleichzeitig laufen, begrenzt der Professional-Tarif nicht; ab 100 Nutzern erstellen wir ein individuelles Angebot.
Ein Generalunternehmer führt nicht nur Verträge, sondern eine Firma. In BauGrid liegt sie im selben System: Offene Punkte als lebendes Board für Klärungen, Entscheidungen und Informationen aus Baubesprechung, Begehung und Planprüfung, mit Frist, Verantwortlichen und täglicher Digest-Mail um 07:00 Uhr. Die Dateiablage mit Ordnern, Versionen, Dokumentstatus und Aktivitätsprotokoll, Termine und Team-Kalender, Projekt-Chat, Mängel mit Gewerk und Plan-Pin, Planmanagement mit Versionen und Lieferscheine per Foto. Im Büro laufen Team und Verträge, Urlaub, Zeiterfassung, Lohn, Inventar, Fuhrpark, Einkauf und Bestellungen bis zum Wareneingang, dazu das Rechnungswesen mit Ausgang, Eingang, Zahlungen und Finanz-Cockpit. Das Gewerk ist der Blickwinkel, nicht die Grenze.
Die Zeiterfassung ist dauerhaft kostenlos bis 20 Mitarbeiter, ab dem 21. Nutzer 3 € je Nutzer und Monat. Der Starter-Plan enthält 1 Bau-Projekt mit bis zu 5 Nutzern kostenlos, inklusive Aufmaß, LV und Abrechnung. Professional kostet 30 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (42 € monatlich, ab 6 Nutzern). Alle Details auf der Preisseite.
Für Generalunternehmer, die einen Teil selbst ausführen und den größeren vergeben, für den Generalübernehmer, der komplett vergibt, und für Einkauf, Vergabe und kaufmännische Leitung, die Auftragssummen, Sicherheiten und Obligo im Blick behalten müssen. Wer schlüsselfertig übergibt, findet die Koordination über alle Gewerke unter Schlüsselfertigbau Software. Wer selbst ausführt, liest weiter unter Hochbau Software und Rohbau Software, den Gesamtblick gibt Software für Bauunternehmen.
Zum Weiterlesen: die Vorlage für die Abschlagsrechnung zeigt den kumulierten Aufbau mit Einbehalt und Abzügen, der Bausoftware-Vergleich ordnet BauGrid neben die bekannten Anbieter, und im Glossar stehen kumulierte Abrechnung, Gewährleistungsbürgschaft und Bauabzugsteuer. Alle Beträge stehen auf der Preisseite.
Starter-Plan mit 1 Projekt und 5 Nutzern kostenlos: LV einlesen, Preise einholen, Anteile vergeben, NU-Abschlag prüfen, abrechnen.
In der Vergabe-Matrix stehen links die Positionen Ihres GU-LV und oben alle Firmen am Projekt. Jede Zelle trägt den Prozentanteil, den diese Firma für diese Position übernimmt, auch mit Nachkommastellen wie 33,33 Prozent. BauGrid rechnet die bereits vergebenen Anteile je Position mit und weist alles zurück, was über 100 Prozent hinausginge, mit Angabe des noch verfügbaren Rests. Nicht zugeordnete Positionen sind farblich markiert und über einen Filter abrufbar.
Ja. Sobald die kumulierte Abrechnung die Auftragssumme übersteigt, erscheint im Rechnung-Tab ein rotes Warnzeichen mit dem Hinweis Überzahlung beziehungsweise Überrechnung, und in der Baufirmen-Liste wird die Spalte Abgerechnet rot mit dem Prozentwert, etwa 112 Prozent. Gezählt werden dabei nur Abschläge ab dem Status Eingereicht. Bezahlt-Summe und Anzahl offener Abschlagsrechnungen stehen daneben.
Im Nachunternehmer-Vertrag legen Sie fest, ob die Erfüllungssicherheit während der Bauzeit und die Gewährleistungssicherheit als Einbehalt oder als selbstschuldnerische Bürgschaft geleistet werden, mit Prozentsatz und Verjährungsfrist, und ob Abschläge nach Baufortschritt, nach Zahlungsplan oder gegen Bürgschaft fließen. Die Bürgschaftsurkunde selbst liegt als eigener Dokumenttyp in der Dateiablage am Projekt.
Fehlende Nachweise sind im Vertrag mit einem Einbehalt hinterlegt, solange sie nicht vorliegen. BauGrid weist auf Lücken hin und sperrt dabei nicht: Der Bauleiter sieht, was fehlt, und entscheidet selbst, ob der Abschlag fließt. Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG wird je Partnerfirma mit Nummer und Gültigkeitsdatum geführt.
Sie geben gezielt frei: einen Terminplan lesend an eine bestimmte Firma am Projekt, samt Empfängerliste für die Benachrichtigung, Dokumente über eine Freigabe-Matrix je Projektmitglied, einen Nachtrag über einen Link, den der Bauherr ohne eigenes Konto öffnet. Ihre Kalkulation bleibt davon getrennt, Kosten und Verkaufspreis werden nicht vermischt.
Nein. Es ist eine Codebasis für alle Größen, vom Ein-Mann-Betrieb bis zum Konzern mit mehreren hundert Mitarbeitern, und auf Großprojekte ausgelegt. Der Organisationsbaum trägt Konzern, Gesellschaft, Niederlassung und Abteilung, mehrere Firmen laufen mandantenfähig nebeneinander, und die Zahl der Bauvorhaben ist im Professional-Tarif nicht begrenzt. Professional kostet 30 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, ab 100 Nutzern erstellen wir ein individuelles Angebot.